当サイトは、これまで企業研修・営業活動・海外出張の報告書作成支援を行ってきた文書作成チームの実務経験をもとに、無料で使える出張報告書テンプレート（Word・Excel）を紹介しています。
実際に現場で使用されているフォーマットを基にしているので、営業報告・現地視察・研修受講など様々なシーンでそのまま使えます。
出張報告書テンプレート【無料ダウンロード】
出張報告書テンプレートのエクセル・ワード版を登録なしで無料ダウンロードできます。テンプレートの項目は、出張先、目的、期間などで承認欄があるタイプとないタイプなどがあります。
年月日は、西暦の企業が多いですが和暦の場合は令和で記載するように対応しています。
出張報告書テンプレート01 A4縦 シンプル 承認欄なし
出張報告書テンプレート02 A4縦 シンプル罫線あり 承認欄なし
出張報告書テンプレート03 A4縦 シンプル 承認欄あり
出張報告書テンプレート04 A4縦 シンプル 承認欄あり
出張報告書テンプレート05 A4縦 シンプル 上部承認欄あり
出張報告書テンプレート06 A4縦 シンプル 上部承認欄あり
出張報告書テンプレート07 A4縦 グレー 承認欄なし
出張報告書テンプレート08 A4縦 グレー 承認欄なし
出張報告書テンプレート エクセル09 A4縦 スカイブルー 承認欄なし
Word版・Excel版の特徴
出張報告書テンプレートは、Word形式とExcel形式の2種類を用意しています。
文書作成や報告内容の文章化に向いています。
レイアウトが固定されており、印刷後の見た目が整いやすい。
長文記載や詳細な報告書に最適。
Excel版
表形式での入力が簡単で、数字や経費項目の集計に向いています。
罫線やセルの幅を自由に調整可能。
出張日数や費用計算を自動化したい場合に便利。
用途や社内ルールに合わせて、Word・Excelのいずれかを選んで活用できます。
承認欄あり／なしの違い
テンプレートには「承認欄あり」と「承認欄なし」の2タイプがあります。
上司や管理者の確認サインをもらう必要がある場合に使用。
報告内容だけでなく、承認プロセスも記録できるため、正式な社内文書として利用しやすい。
承認欄なし
チーム内共有や簡易的な報告用に適しています。
上司の押印やサインが不要なケース、スピード重視の報告に便利。
社内規定や提出先の運用ルールに応じて選択してください。
色・デザイン別テンプレート紹介
出張報告書は、使いやすさだけでなく視認性や印象も大切です。当サイトでは、シンプルな白背景から、グレーやスカイブルーを使った落ち着いた配色まで揃えています。
オーソドックスで誰でも使いやすいデザイン。
グレーベース：
落ち着いた印象を与え、ビジネス文書として品格を保てる。
スカイブルー：
視認性が高く、項目の見分けがしやすい。
色やデザインを選ぶことで、社内の雰囲気や提出先の好みに合わせた報告書を作成できます。
効率の良い出張報告書の書き方
必須項目（提出日・氏名・部署・出張先・期間・目的・内容）
出張報告書には、最低限以下の項目を記載しましょう。
- 提出日：
報告書を提出した日付 - 氏名・部署：
報告者の氏名と所属部署 - 出張先：
訪問先の名称や所在地 - 出張期間：
開始日と終了日を明記 - 目的：
出張の目的や背景 - 内容：
訪問先で行った活動や業務内容
これらの項目を記載することで、誰が見ても内容が理解できる報告書になります。
追加項目（現地訪問先・成果・所感・添付資料・経費）
出張内容や報告の目的によっては、以下のような追加項目を盛り込むとより充実した報告になります。
- 現地訪問先：
複数の訪問先がある場合は一覧化 - 成果：
商談成立、契約締結、新規情報の獲得など - 所感：
現地で感じたことや改善点 - 添付資料の有無：
写真・資料・パンフレットなど - 経費の有無：
交通費・宿泊費・食費などの申告
社内ルールに合わせたカスタマイズ例
企業や部署ごとに報告書のフォーマットや重点項目は異なります。社内ルールに合わせて、以下のようにカスタマイズしましょう。
- 承認欄の追加：
上司や役員の確認サインが必要な場合 - 経費明細の詳細化：
金額や領収書番号まで記載 - 写真欄の追加：
現場写真や資料画像を貼り付け可能に - 評価・フィードバック欄：
上司からのコメントを記録
こうした調整により、社内での活用度が高まり、承認や共有もスムーズになります。
出張報告書の例文
営業活動の事例
内容：〇〇市の△△株式会社を訪問し、新製品のデモンストレーションを実施。導入後の効果事例を説明し、質疑応答を行った。
成果：初回注文の契約を締結。追加提案の機会も得られた。
新店舗視察の事例
内容：〇〇県〇〇市の新店舗を訪問し、売場レイアウト・スタッフ対応・在庫状況を確認。店舗責任者と改善点について面談。
成果：陳列改善案の採用、販促キャンペーンの実施が決定。
【実際の報告書の例】
研修・セミナー参加の事例
内容：東京ビッグサイトで開催された「デジタルマーケティングセミナー」に参加し、最新トレンドや事例を学習。講師や他社参加者と情報交換。
成果：新キャンペーンのアイデアを獲得し、社内プレゼンに活用予定。
出張報告書フォーマットと記載例
提出日・氏名・部署の書き方
- 提出日：報告書を提出する日付を西暦または和暦で統一
- 氏名：フルネームで記載し、必要に応じて押印
- 部署：所属部署名を正式名称で記載
出張先・出張期間の書き方
- 出張先：会社名・店舗名・所在地を正確に記載
- 出張期間：開始日から終了日までを年月日で明記（例：2025年5月1日～2025年5月3日）
目的・内容・成果の具体的記入例
目的：〇〇展示会視察および新規取引先開拓
内容：展示会で最新製品を調査し、取引候補3社と商談を実施。各社の条件や要望をヒアリング。
成果：2社と試験導入の契約を締結し、1社から次回商談の依頼を獲得。
よくある失敗と改善ポイント
・目的が曖昧なまま作成してしまう
「〇〇のため」といった抽象的な目的では、上司や関係者が出張の意図を正しく理解できません。
改善ポイント：
出張の背景や達成すべきゴールを具体的に記載しましょう。（例：新製品導入に向けた販売条件交渉）
・成果が数値化されていない
「成果があった」とだけ記載しても、評価や分析が難しくなります。
改善ポイント：
契約件数、受注金額、見込み客数など、可能な限り数値で示すことで、客観的な評価がしやすくなります。
・経費記録の不備による差戻し
領収書の添付忘れや金額記入ミスは、経費精算の差戻しにつながります。
改善ポイント：
出張中にこまめに経費をメモし、領収書を整理しておく習慣をつけましょう。報告書には経費欄を設け、合計額も記載すると確認がスムーズです。
よくある質問（FAQ）
まとめ
出張報告書の書き方、フォーマットやテンプレート、作り方や注意点について紹介しました。
上司に認められる出張報告書を書くには、まずは会社や部署に出張報告書の決められたフォーマットがないか確認すること、なければフォーマットをダウンロードして自社に合うように改変して使用します。
次に報告書の提出時にレビューしてもらい次回には指摘された箇所を忘れずに修正していくことです。この繰り返しで誰もがわかりやすい報告書を書けるようになります。
経験を積んで相手にわかりやすい出張報告書の書き方をマスターしてください。
