この記事ではエクセル版の経費精算書テンプレートを紹介します。
経費精算書は、従業員が業務に必要な物品やサービスを自腹で支払い後から会社に請求する書類です。
一般的に経費精算書に必要な項目としては、日付、内容、金額などです。企業によっては「備考」や「支払先」などを追加していきます。
また、経費を計上する場合、領収書やレシートを提出するのは必須です。企業によっては、申請書に領収書を添付させる場合もあります。
経費精算書テンプレート
エクセル版の経費精算書テンプレートが以下より無料ダウンロードできます。
実際の経費精算書の記入例
経費精算は会社によってルールが異なる場合がありますが、通常は以下のように記入します。
経費精算書を提出する日付を記載します。
提出者の部署および氏名を記載します。
表内の「日付」は記載した日ではなく、物品やサービスを支払った日付を記載します。
実際に受け取った商品やサービス名を記載します。
商品やサービスを購入した店舗名などを記載します。
備考には、商品の科目や数量、他の特記事項などを記載します。
商品やサービスに支払った金額を記載します。
経費精算とは
経費精算とは、従業員が業務で必要なものやサービスを自分のお金で支払い、後で立替分を会社に返還してもらうことです。
業務に必要なものを支払う方法は、現金やクレジットカードなどで、レシートや領収書、カード明細など証明ができれば何でも構いません。
一般的に経費にできるものとしては、業務で行った旅費交通費、文具などの備品、接待飲食費、電話料金、切手などの通信費などですが、会社によって経費についてのルールが異なるので、経費精算できるかどうかは経理担当者に問い合わせてください。
交通費については、領収書やレシートがなく項目が異なるため別の交通費精算書で精算する企業が多いです。交通費精算書テンプレートについては以下の記事で紹介しています。
交通費精算書テンプレート
精算書とは
精算書とは、経費や交通費など従業員が支払ったお金を会社側に返還してもらうために提出する書類のことです。事業に必要な支払いをその都度、会社に清算してもらうのは手間がかかるため精算書を作成し、何にいくら使ったのか領収書を添付して提出します。
精算書を提出するタイミングについては、毎月末日締めで１０日までに精算書を提出など会社によって規定があります。細かい規定は、会社によって異なるのでこちらも経理に確認してください。
経費精算のやり方
実際に経費精算を行う場合は、以下のような流れで行うのが一般的です。
- 従業員が支払いをする
- 領収書(レシート)を受け取る
- 経費清算書の作成
- 経費清算書の提出
- 従業員への支払い
従業員が、接待時の飲食代、交通費などを自分で支払います。
支払いを証明するため、お店から領収書もしくはレシートを受け取ります。
既定の締め日になったら、その期間の経費を経費清算書に記入し、領収書を台紙などに貼り付けます。(経費清算書は会社で決められた用紙があるので確認します。)
作成した経費清算書を提出します。提出先は会社によります。上長の承認が必要だったり、直接経理に出すなど規定があるのでそれに従います。
経費として認められれば、従業員へ立て替えた経費の払い戻しが行われます。
まとめ
経費精算書のテンプレートは、社員が自腹で払った経費計上できる商品やサービスを会社に精算してもらうための書類です。
通常は、用紙１枚に日付や内容、金額、支払先などをすべて記入します。同時に領収書を提出しますが、会社によっては経費精算書に領収書を貼付けして提出させる場合もあります。
上記のテンプレートは、すべてエクセルで作成されています。イメージに近いテンプレートを探してカスタマイズしてください。
