この記事ではエクセル版の経費精算書テンプレートを紹介します。
中小企業から上場企業までの経理・バックオフィスの導入支援で得た知見をもとに、証憑（領収書・レシート）管理、申請〜承認フロー>勘定科目の割り振り、不備防止といった現場でつまずきやすいポイントを整理します。
Excel版テンプレートはそのまま使えてカスタマイズも簡単、電子帳簿やインボイス対応を見据えた記入欄も意識しています。
経費精算書テンプレート（無料ダウンロード）
エクセル版の経費精算書テンプレートを以下から無料でダウンロードできます。A4縦レイアウトで、日付・内容・金額・支払先・勘定科目・備考などの必須項目を網羅しています。社内規程に合わせて列や注意文の編集が可能です。
記入例と書き方のポイント
下のサンプルを参考に、各欄を次の考え方で記入します。
提出日・部署・氏名
提出日と申請者の部署・氏名を記入します。社員番号や内線を併記すると照合が早くなります。
日付
購入やサービスを実際に支払った日付を書きます。請求書日付ではなく支払日の統一が望ましいです。
内容（摘要）
業務で受け取った商品・サービスを具体的に記入します。例：会議用ペットボトル水／月次打合せ用。
支払先
店舗名・ECサイト名・交通機関名など相手先名称を記載します。
勘定科目・税区分
文具・消耗品費、旅費交通費、通信費、会議費、交際費などの科目と税区分を選びます。社内の勘定科目表に合わせて分類します。
備考
数量、単価、参加者名、プロジェクト名、関連稟議番号などを簡潔に記載します。
金額・合計
税込金額を行ごとに入力し、最後に合計します。外貨払いは通貨とレートを明記します。
経費精算とは何か（基本と目的）
経費精算は、従業員が業務上立て替えた支出を会社が清算・払い戻しするためのプロセスです。
証憑（領収書・レシート・カード明細）を添付し、用途が業務に必要であることを明確にします。ガバナンスの観点から、社内規程と承認フローに沿って運用します。
経費に計上できる主な例
・会議費（社内外の打合せに必要な飲食等）
・通信費（切手・宅配・電話・オンラインサービス等の業務利用分）
・消耗品費（文具・備品）
・ソフトウェア・サブスクの業務利用分
別精算にするもの
交通費は項目の性質が異なるため、交通費精算書を別管理にする企業が多いです。テンプレートは下記で紹介しています。
交通費精算書テンプレート
経費精算の流れ（申請〜承認〜支払い）
経費精算は立替から支払い完了まで一連のステップを踏むことで、正確かつスムーズに処理できます。
- 従業員が支払う
- 証憑を受け取る
- 経費精算書を作成
- 提出・承認
- 支払い
業務に必要な物品・サービスの代金を立て替えます。
領収書・レシートなど支払いの事実が分かる証憑を確保します。
締め日単位で明細を記入し、証憑を貼付または添付します。
上長承認や経理確認など社内フローに沿って提出します。
銀行振込や給与同時払い、小口現金など規程に従って払い戻します。
よくある不備とミスの防止策
経費精算では提出不備が多発するため、代表的なミスと対策を押さえておくことが重要です。
証憑の不足・不鮮明
レシートの感熱紙は劣化しやすいため、コピー添付やスキャンを推奨します。
用途の不明確さ
摘要に目的・参加者・案件名のいずれかを入れて、業務関連性を示します。
科目の誤り
社内の勘定科目表や運用例を共有し、迷う項目は備考で補足します。
締め日・提出期限の失念
締め切りを明記し、テンプレート冒頭に提出期限の注意書きを入れます。
運用ルールの例
経費精算を適切に管理するためには、締め日や提出期限などの社内ルールを明確にして運用することが大切です。
・1明細あたりの上限金額、事前承認が必要な費目を定義します
・現金・個人カード・法人カードなど支払手段別の取扱いを明記します
・原則税込表記、外貨は換算レートの根拠を記録します
・電子ファイル提出時はファイル名規則（部署_氏名_期間など）を統一します
テンプレートのカスタマイズ例
自社の規程や運用方法に合わせて、Excelテンプレートをカスタマイズすることでより効率的に活用できます。
・プロジェクトコード、部門コード、取引先コードの列を追加します
・税区分（課税・非課税等）やインボイス番号の記入欄を設けます
・交通費や交際費を別シートに分け、集計シートで合算します
関連テンプレート
よくある質問（FAQ)
まとめ
経費精算書のテンプレートは、社員が自腹で払った経費計上できる商品やサービスを会社に精算してもらうための書類です。
通常は、用紙１枚に日付や内容、金額、支払先などをすべて記入します。同時に領収書を提出しますが、会社によっては経費精算書に領収書を貼付けして提出させる場合もあります。
上記のテンプレートは、すべてエクセルで作成されています。イメージに近いテンプレートを探してカスタマイズしてください。
