過去の、経理実務とバックオフィス運用の経験から、交通費精算の現場で本当に使いやすいテンプレートと記入ルールを紹介します。
個人事業主の方から企業の経理ご担当者まで、交通費申請書の作り方、明細の書き方、タクシー領収書やICカードの扱い、往復や定期区間の按分、消費税の考え方など、迷いやすいポイントを実務目線でまとめました。
※ 社内規程やインボイス対応は会社ごとに異なりますので、この記事をたたき台として自社用に最適化してください。
交通費精算書テンプレート（無料ダウンロード）
エクセル版のテンプレートです。自動合計、往復入力、タクシーのレシート貼付欄、IC利用明細転記欄などを備えています。画像をクリックすると拡大します。時実際のエクセルファイルは「ダウンロード」ボタンから取得してください。
シンプル（会社員・アルバイト・パート向け）
個人事業主向け（フリーランス・自営）
個人事業主向けの交通費精算書テンプレートです。所属や承認欄を省略しつつ、往復入力・タクシー貼付・プロジェクト名／案件名欄を追加しています。
交通費請求書テンプレート（取引先に交通費を請求する場合）
フリーランスや業務委託で、報酬とは別に交通費を取引先へ請求する場合は、請求書＋交通費明細の形式がおすすめです。明細には日付、区間、手段、片道／往復、金額、案件名を記載します。インボイス対応の必要有無は契約条件に従ってください。
経費清算書テンプレート
交通費精算書テンプレートの記入例
交通費精算書の記入例です。赤文字の見本のように、日付に対して利用区間、交通手段、片道か往復、金額を書いていきます。
通常は交通手段ごとに1行を使い、例えば乗り換えが発生した場合、1行にJRの区間、2行目に都営地下鉄の区間、３行目にタクシーなどの区間を書いていきます。
交通費精算とは
交通費精算とは、業務で発生した電車・バス・タクシー・新幹線・航空機・自家用車（ガソリン）などの費用を、申請する業務です。
通勤手当とは異なり、営業訪問や出張、研修参加などを対象とします。月末締めや隔週締めなど、締め日と支払日は会社ごとに決まっているので、わからない場合は、上司や経理担当者などに会社のルールを尋ねてください。
交通費精算書の書き方と記入例
基本は、日付／利用区間／交通手段／片道・往復／金額／備考（案件・目的）を1行単位で記入します。乗換がある場合は交通手段ごとに行を分けます。ICカード利用でも領収書が出ないことが多いですが、IC履歴の出力やスクリーンショットを添付すると確認がスムーズです。
電車・バスの書き方
・利用区間は「〇〇駅〜〇〇駅」の形式にします。
・定期区間が含まれる場合は、定期区間を除いた差額を記入します。
・金額が不明な場合は乗換案内で検索して入力します。
タクシーの書き方
・レシートの有無を社内規程で確認します。
・レシート番号欄がある場合は貼付した順番で番号を控えます。
・深夜割増や有料道路の明細は備考に記載します。
新幹線・航空券の書き方
・領収書や予約確認書の添付が求められるケースが多いです。
・指定席料金や特急料金は内訳を明記します。
・出張日当や宿泊費は旅費精算書で管理する場合があります。
マイカー利用・ガソリン代
・社内規程で1kmあたりの支給単価を定める運用が一般的です。
・ガソリンレシートの合計額ではなく走行距離×単価で計算するケースが多いです。
・駐車場代や有料道路は別行で記載します。
往復の書き方
往復欄があるテンプレートでは「片／往」に往と記入し、往復金額を入力します。行きと帰りで別手段の場合は行を分け、それぞれを片道として記入します。
定期区間の扱い
定期券でカバーされる区間は申請対象外です。定期区間をまたぐ場合は、定期の外側区間のみを記入します。差額計算が必要なときは備考に「定期区間除外」と残すと親切です。
交通費計算表（エクセル）の使い方
テンプレートには、合計や期間別集計の計算表を含めています。社内コードや案件名で集計したい場合は、SUMIFS関数を活用します。
・案件別合計例： =SUMIFS(金額列, 案件列, 指定案件)
・往復換算例： =IF(片往列="往", 金額セル, 金額セル) とし、往復は入力時に往復金額を記入します。
入力ミス防止には、手段を「電車/バス/タクシー/新幹線/航空機/自家用車」から選ぶデータの入力規則を設定すると便利です。
よくあるミスと回避策
→ 差額のみ申請します。
・往復欄の未入力
→ 片道で二重計上にならないように注意します。
・タクシーの行先が曖昧
→ 目的地や経路、用務を備考に残します。
・案件名や部門コードの抜け
→ 承認フローで差戻しになりやすいので必須化します。
よくある質問（FAQ)
まとめ
交通費精算書の書き方やフォーマットの解説、法人用や個人用の交通費精算書テンプレートを紹介しました。
交通費精算書は、企業の従業員が移動した際に使用した経費を精算するための書類です。一般的に必要な項目としては、日付、行先、出発地、到着地、交通手段、金額などです。
この項目は、会社によって異なるのでテンプレートを利用して自社用にカスタマイズしてください。
