過去の、経理実務とバックオフィス運用の経験から、交通費精算の現場で本当に使いやすいテンプレートと記入ルールを紹介します。
個人事業主の方から企業の経理ご担当者まで、交通費申請書の作り方、明細の書き方、タクシー領収書やICカードの扱い、往復や定期区間の按分、消費税の考え方など、迷いやすいポイントを実務目線でまとめました。
交通費精算書テンプレート（無料ダウンロード）
エクセル版のテンプレートです。自動合計、往復入力、タクシーのレシート貼付欄、IC利用明細転記欄などを備えています。画像をクリックすると拡大します。時実際のエクセルファイルは「ダウンロード」ボタンから取得してください。
シンプル（会社員・アルバイト・パート向け）
個人事業主向け（フリーランス・自営）
個人事業主向けの交通費精算書テンプレートです。所属や承認欄を省略しつつ、往復入力・タクシー貼付・プロジェクト名／案件名欄を追加しています。
交通費請求書テンプレート（取引先に交通費を請求する場合）
フリーランスや業務委託で、交通費を取引先に請求するケースがあります。その場合、「請求書に一行書けばいいのか、明細を別で出すべきか」と迷いやすい。
請求書側には「交通費一式 ○○円」とまとめて記載し、その内訳を明細書として添付する形だ。経理担当者が確認しやすいし、後から「この交通費は何の移動？」と聞かれることもなくなる。
明細には最低でも以下の項目を入れておく。
| 項目 | 補足 |
|---|---|
| 日付 | 移動した当日の日付を記入。月末まとめて書こうとすると記憶が曖昧になるので、できれば当日か翌日に入力しておく |
| 出発地〜目的地（区間） | 「〇〇駅〜△△駅」の形式で書く。乗り換えがある場合は交通手段ごとに行を分ける |
| 交通手段 | 電車・バス・タクシー・新幹線など種別を明記。タクシーはレシートの有無も確認しておく |
| 片道 or 往復 | 往復で同じ経路なら「往復」でまとめて記載できる。行きと帰りで手段が違う場合は別行に分ける |
| 金額 | ICカード利用の場合は履歴から転記。不明なときは乗換案内アプリで最安経路を確認する |
| 案件名 | 複数案件を並行している場合、これが抜けると月またぎで自分でも何の経費か分からなくなる。取引先名か案件コードを必ず入れる |
課税事業者として登録済みであれば、登録番号の記載を求められる場合がある。契約条件次第なので、不明なときは先方の経理担当者に確認するのが早い。
交通費以外の通常の経費精算書をダウンロードする場合は以下のページを参照してください。
経費精算書テンプレート
交通費精算書テンプレートの記入例
交通費精算書の記入例です。赤文字の見本のように、日付に対して利用区間、交通手段、片道か往復、金額を書いていきます。
通常は交通手段ごとに1行を使い、例えば乗り換えが発生した場合、1行にJRの区間、2行目に都営地下鉄の区間、３行目にタクシーなどの区間を書いていきます。
交通費精算とは
交通費精算とは、業務で発生した電車・バス・タクシー・新幹線・航空機・自家用車（ガソリン）などの費用を、申請する業務です。
通勤手当とは異なり、営業訪問や出張、研修参加などを対象とします。月末締めや隔週締めなど、締め日と支払日は会社ごとに決まっているので、わからない場合は、上司や経理担当者などに会社のルールを尋ねてください。
交通費精算書の書き方と記入例
書き方の基本は、日付／利用区間／交通手段／片道・往復／金額／備考（案件・目的）を1行ずつ記入していく形。シンプルに見えるが、実際に書き始めると「乗り換えは1行にまとめるのか、分けるのか」とか「タクシーは領収書いる？」みたいな細かいところで手が止まる。
ICカードを使った場合、領収書が出ないことが多い。そのときは利用履歴のスクリーンショットか、端末での印字履歴を添付しておくと、承認フローで差し戻されずに済む。これ、知らないまま申請して差し戻された、という新人あるあるなので早めに覚えておきたい。
電車・バスの書き方
利用区間は「〇〇駅〜〇〇駅」の形式で書く。乗り換えがある場合は交通手段ごとに行を分けるのが基本だ。「JR中央線：新宿〜立川」「京王線：立川〜○○」のように分けると、後から確認する側も見やすい。
定期区間が含まれる場合は、定期区間を除いた差額だけを記入する。ここを全額で出してしまうのが一番多いミス。通勤定期の範囲内で済む訪問先への移動は、原則として申請できない。迷ったら備考に「定期区間を除く」と書いておくと経理からの確認を減らせる。
金額が分からないときは乗換案内アプリで検索すれば出てくる。経路が複数あるときは最安経路で計算するのが一般的だが、社内規程で指定がある場合はそちらに従う。
タクシーの書き方
まず確認したいのが、社内規程でレシートの添付が必要かどうか。多くの会社で必要とされているが、金額が一定以下（例：1,000円未満）は不要というルールを設けているところもある。
備考欄には行先と用務を書いておく。「〇〇駅〜A社（深夜割増・22:30利用）」くらいの粒度があると承認が通りやすい。有料道路代が発生した場合は別行か備考で内訳を残す。
新幹線・航空券の書き方
指定席料金や特急料金は、乗車券と分けて記載するほうが経理側では処理しやすい。出張の場合は旅費精算書と並行で使うケースもあるので、どちらに何を書くかは事前に確認しておく。
領収書や予約確認書の添付が求められることがほとんど。ネット予約の場合はPDF保存か印刷を忘れずに。当日気づいても再発行できないサービスもある。
マイカー利用・ガソリン代
多くの会社で1kmあたりの支給単価が決まっている。申請額はガソリンレシートの合計ではなく、走行距離×単価で計算する形だ。距離は地図アプリで確認して記載しておくと、確認が入ったときにすぐ説明できる。
駐車場代や有料道路は別行で記載する。まとめて書きたくなるが、種別が違うと勘定科目も変わってくることがあるので分けておくのが無難。
往復の書き方
往復欄があるテンプレートでは「片／往」の列に往と記入して、往復分の金額をまとめて入力する。行きと帰りで手段が違う場合（例：行きは電車、帰りはタクシー）は別行にして、それぞれ片道として書く。
「往復と書いたら金額は片道を入力するのか、往復合計を入力するのか」で迷う人が多い。このテンプレートでは往復合計を入力する仕様なので、片道金額の2倍を入れてください。
定期区間の扱い
定期券でカバーされる区間は申請対象外。定期区間をまたいで移動する場合は、定期の外側の区間だけを記載する。差額計算が必要なとき、備考に「定期区間除外」と書いておくと経理の確認が一発で済む。
例えば、自宅最寄り〜会社の定期を持っていて、会社よりも手前の駅で降りて客先に向かう場合、その区間は定期内なので申請ゼロ。でも客先から会社を超えて別方向へ行くなら、超えた分だけが申請対象になる。慣れるまで少し計算がいる。
書き方に迷ったらテンプレートの記入例を参考にしてほしい。記入例つきのExcelテンプレートはページ上部からダウンロードできる。
交通費計算表（エクセル）の使い方
テンプレートには、合計や期間別集計の計算表を含めています。社内コードや案件名で集計したい場合は、SUMIFS関数を活用します。
・案件別合計例： =SUMIFS(金額列, 案件列, 指定案件)
・往復換算例： =IF(片往列="往", 金額セル, 金額セル) とし、往復は入力時に往復金額を記入します。
入力ミス防止には、手段を「電車/バス/タクシー/新幹線/航空機/自家用車」から選ぶデータの入力規則を設定すると便利です。
よくあるミスと回避策
→ 差額のみ申請します。
・往復欄の未入力
→ 片道で二重計上にならないように注意します。
・タクシーの行先が曖昧
→ 目的地や経路、用務を備考に残します。
・案件名や部門コードの抜け
→ 承認フローで差戻しになりやすいので必須化します。
関連テンプレート
よくある質問（FAQ)
まとめ
交通費精算書の書き方やフォーマットの解説、法人用や個人用の交通費精算書テンプレートを紹介しました。
交通費精算書は、企業の従業員が移動した際に使用した経費を精算するための書類です。一般的に必要な項目としては、日付、行先、出発地、到着地、交通手段、金額などです。
この項目は、会社によって異なるのでテンプレートを利用して自社用にカスタマイズしてください。
