商品やサービスの注文は事業で必ず発生する業務です。注文書(発注書)は商品を注文する際に使用するので、注文書の項目やレイアウトの基本を押さえておきましょう。
今回は、シンプルなデザインからおしゃれなものまで様々な注文書のテンプレートを紹介します。
ビジネスはもちろん、個人でも登録なしで無料ダウンロードできるので、ぜひ活用してください。
注文書・発注書テンプレートの基本
注文書（発注書）には法律で定められた形式はありませんが、商取引においては一定の項目を押さえることが重要です。
特に相手先情報、注文日、支払い条件、納入期限、発注元、商品明細、合計金額などは必須項目です。
Excel・Word対応の注文書テンプレート
注文書には法的に決まったフォーマットはありませんが、相手先とスムーズに取引するためには、ある程度決まった形式の注文書を使った方がトラブルが少ないです。
※角印はサンプルとしての掲載で実際のテンプレートにはありません。
A4縦型
A4縦サイズのExcelテンプレートです。シンプルで使いやすく、商品数が多い場合にも適しています。
A4横型
横型は、商品名や明細項目を多く記載する場合に便利です。長い品名や追加項目を記載したい場合に向いています。
発注書テンプレートと活用方法
注文書と発注書は基本的に同じフォーマットを使えます。Excel版をそのまま「発注書」として利用することも可能です。
発注業務においては工事や建設業向けの専用テンプレートも便利です。
建設業向け発注書
現場住所、工期、支払期限などを記載できる仕様です。
注文請書付きテンプレート
注文書と注文請書を同時に作成できるExcelテンプレートです。取引先からの受注確認に利用できます。
注文書・発注書の書き方と記入例
実務で使用する際の記入例を紹介します。
① 相手先情報
会社名・住所・電話番号などを記載。会社宛は「御中」、担当者宛は「様」と記載。
② 注文番号（注文No）
社内で管理する通し番号。見積書や請求書と関連付けると管理が容易。
③ 注文日
西暦・和暦いずれかを統一。
④ 支払い条件
見積書の条件と一致させる。振込期限などを記載。
⑤ 納入期限
商品やサービスの納入予定日を明記。「別途相談」とするケースも。
⑥ 発注元情報
発注元の会社名・担当者・連絡先を記載。角印を押すことも多い。
⑦ 合計金額
発注額の合計を強調。
⑧ 商品詳細
商品名・数量・単価を明記。
⑨ 備考欄
特記事項を記載し、誤解を防止。
注文書・発注書でよくある失敗例と注意点
注文書や発注書は日常的に使う書類ですが、記載漏れや入力ミスによってトラブルになることがあります。 ここでは実務でよく見られる失敗例と、その防止ポイントを紹介します。
① 金額の誤記や計算ミス
対策：
必ず見積書と照合し、最終的に合計金額を確認してから送付しましょう。
② 納期欄の未記入
対策：
「○月○日納入」「別途相談」など、必ず納期を明記してください。
③ 支払条件の記載漏れ
対策：
「翌月末払い」「30日サイト」など、明確な条件を記載しましょう。
④ 相手先情報の不備
対策：
「株式会社〇〇 御中」「〇〇様」など、正しい敬称を付けましょう。
⑤ 押印や署名の抜け
対策：
角印や社印を押す習慣をつけ、電子契約の場合は電子署名を利用しましょう。
⑥ 書式のバラつき
対策：
社内で統一したテンプレートを利用し、過去の注文書と一貫性を持たせましょう。
注文書・発注書テンプレートに関するよくある質問
まとめ
注文書、発注書、注文請書とのセットになったテンプレートを紹介しました。注文書は、エクセルでもワードでも作成できますが、計算が入ると自動で計算ができるのでエクセルの方が便利です。
テンプレートは、レイアウトや項目が異なる様々なタイプがありますので、自分の業種や業態にあったテンプレートを探してみてください。
