「シフト表」は、アルバイトやパート、社員の勤務管理に欠かせません。
このページでは、現場での運用経験をもとに、すぐに使えるエクセル形式のテンプレートを紹介。飲食店やコンビニなど、業種ごとの特性やよくあるトラブルを踏まえてカスタマイズされたシートも用意しています。
シフト管理で悩む店舗オーナーやシフト担当者の方は、ぜひ利用してください。
店舗の人員配置を手書きで管理していた頃は、月末になると修正のたびに大混乱。。。このテンプレートは、そうした現場での経験をもとに、「誰でも使いやすく」使えるように工夫しています。
シフト表の作り方と基本ルール
シフト表を活用するには、作り方の手順と最低限必要な要素を知ることが大切です。ここでは基本ルールと実務で役立つ工夫を紹介します。
シフト表に必ず入れるべき項目
シフト表には以下の項目を必ず入れます。さらに希望休やメモ欄を追加するとトラブル防止に役立ちます。
- 日付
- 曜日
- 勤務者名
- 勤務時間（出勤・退勤）
- 休憩時間
Excelで簡単にシフト表を作る方法
Excelの=DATE関数や=TEXT関数を使えば、日付や曜日を自動入力でき入力が格段に便利になります。さらに、条件付き書式で土日や祝日を色分けすれば、視認性がぐっと高まります。
自動作成できるシフト表の仕組み
開始時間と終了時間を入力すると勤務時間を自動計算できるテンプレートがあります。人員不足の確認や勤務時間超過のチェックに便利で、ヒューマンエラーをなくすことができます。
シフト表テンプレート（用途別・形式別）
シフト表は目的に応じて使い分けると効果的です。ここでは、月・週・日ごとのテンプレートや希望表を紹介します。
1ヶ月単位のシフト表テンプレート
月全体を一覧でき、アルバイトやパートの勤務をまとめて管理できます。31日分の表をベースに、不要な日を非表示にして使います。
ページ上部の「年」と「月」に該当月の数値を入力すると自動的に曜日が設定されます。日付は1～31で固定なので28日や30日の場合は31日を消去してください。
業務を開始する時間を「入」、終了する時間を「出」に記入するタイプです。勤務時間を自動計算しませんので注意してください。
・スタッフ人数を15人に増やすため、行を追加
・月末31日が不要な月は非表示に設定
・土日・祝日に色をつけて視認性アップ
・深夜勤務や早朝勤務に対応するため「備考欄」を追加
・備考欄に「希望休」や「資格保有者」などの情報を記載
・曜日別の色分け（例：土曜は青、日曜は赤）を自動設定
・行の高さを調整して小規模店舗向けに縮小
・祝日の自動反映欄を追加（祝日CSVからVLOOKUPで反映）
1週間単位のシフト表テンプレート
短期的な調整や繁忙期のシフト管理に向いています。開始日を入力すれば自動で曜日が反映されるので便利です。
1週間の日付と曜日はページ上部の「期間」の開始日の年月日を入力することで自動的に設定されます。終了日は特に計算には使っていません。
・シフト時間に「休憩時間」の列を追加し実働時間を算出
・特定日のメモ欄（例：イベント、棚卸日）を設けて運用
・開始時間と終了時間から自動的に実働時間を計算する関数を追加
・夜勤シフト用に日をまたいだ勤務に対応した入力欄を追加
1日単位のシフト表テンプレート
時間帯ごとに必要な人数を細かく確認できます。飲食店や病院など、時間ごとの業務が変動する職場に最適です。
チャートの色は条件付き書式で設定しているので、もし色を変更したい場合は、7時の各社員のセルを選択して「ホーム」→「条件付き書式」→「ルールの管理」から変更してください。
テンプレート02とほぼ同じ形式ですが、02は1時間単位、こちらの06は30分単位で作成できます。開始時間と終了時間を入力すると勤務時間と時間ごとの人数を自動的に計算してくれます。チャートは自動では作成しませんので、自分でシフト時間を塗りつぶしてください。
・セルに時間帯で色をつけてチャートの視認性を向上（02）
・30分単位で対応するために列数を拡張（06）
・時間ごとの必要人数を比較できる欄を追加
・「希望時間帯」と「確定時間帯」を別列で管理
勤務希望表・シフト希望表テンプレート
スタッフが提出する希望休や勤務希望をまとめるシートです。シフト作成前に利用すると後々のトラブルを避けられます。
表が細かくて見づらい場合は、行の高さを変更してスタッフの人数を少なくしてもいいでしょう。
シフト表テンプレート03とほぼ同じ形式のテンプレートですが、こちらは下部に合計欄がついていて勤務時間を自動計算するので日ごとのA～Fの人数がわかるようになっています。
・勤務区分「A?F」を独自表記（例：早番・遅番・通し）に変更
・勤務区分ごとの人数を自動でカウントする式を追加（shift04）
・スタッフ数に応じて行数を調整、印刷時にA4内に収まるよう調整
・部署別の背景色設定（例：キッチンは水色、フロアは薄緑）
業種別シフト表テンプレート
飲食店向け
「出勤時間」と「退勤時間」を手入力することで、時間別のシフトを自動的に入力しどの時間に何人入っているかわかります。
・日給計算に時給の自動反映式を追加
・ポジション（キッチン・ホール）ごとの人数集計を追加
・「ピーク時間帯（11:30～14:00）」に必要人数との差分を表示
・固定シフト社員と変動シフトバイトを色分け表示
コンビニ向け
自動計算機能はありません。自動集計が必要な場合は、自動計算テンプレートをご利用ください。
・24時間を3交代（早番・遅番・夜勤）に分けた帯を色で可視化
・夜勤手当や深夜時間の計算式を追加
・学生バイトとフルタイムで行を分けて記載
・祝日・繁忙期（年末年始）の欄を強調
介護施設／病院シフト表（月間・交代制）
工場ライン勤務表（週次・3交代）
学校行事・学習塾バイト用シフト表（コマ管理）
自動計算テンプレート（勤務時間・人数の自動集計）
必要人数とのOK/不足判定するので、配布後すぐに実運用を始められる汎用テンプレートです。
- 実働(時)の自動計算：(退勤-出勤)-休憩、夜勤はMODで日またぎ対応
- 勤務区分（早/日/遅/夜/休/有給）のプルダウン入力
- 必要人数との比較（OK/不足）を日別サマリーで可視化
・「SETUP」で必要人数（早/日/遅/夜）を設定 → 日別サマリーに反映
・「MASTER」に職員名を登録 → 入力欄はプルダウン選択
・「SHIFT_DEFS」にシフトの時間帯を設定
・「SUMMARY」で一日のシフト状況を 確認（OK/不足）
シフト表を見やすくする工夫
シフト表は特に見やすさが重要です。色分けや共有方法を工夫することで、スタッフがスムーズにシフトを確認できます。
色分け・条件付き書式の活用
曜日や勤務区分ごとに色を付けると一目でわかります。Excelの条件付き書式を活用するのが効果的です。
スマホやタブレットで確認できるシフト表
Googleスプレッドシート形式にすれば、スマホやタブレットからも閲覧できます。外出先でシフトを確認できるので便利です。
Googleスプレッドシートで共有する方法
Excelファイルをスプレッドシートにアップロードするだけで共有可能です。希望休をスタッフ自身に直接入力してもらう運用にも対応できます。
シフト表作成のよくある失敗と回避策
シフト表を作成する際の、よくあるミスを回避する方法を紹介します。ここでは代表的な失敗例と解決策を整理しました。
希望休を反映し忘れると不満の原因になります。必ず希望表を事前に回収し、シフト作成時に突き合わせましょう。
休憩時間・時短勤務の記入忘れ
法律上必要な休憩時間の記入漏れはトラブルにつながります。専用列を設けて入力を徹底すると安心です。
古いシフト表を流用した混乱
前年や前月の表をそのまま使うと曜日や日付がずれて混乱します。自動日付設定付きのテンプレートを使うと防げます。
見にくいレイアウト・印刷崩れ
スタッフ数が多いとセルが詰まって見にくくなります。印刷範囲を調整し、必要に応じてページを分割しましょう。
よくある質問（FAQ）
関連記事・参考リンク
タイムスケジュール（⽇・週・月）テンプレート｜Excel/スプレッドシート対応 ─ シフト確定後の運用を一括管理。印刷最適化済み。
タスク管理表テンプレート｜担当割・期限・進捗を1枚で見える化 ─ 作業抜けを防止。
出欠確認テンプレート｜会議・イベント・研修の参加可否を素早く集計 ─ QR/チェック式にも対応。
出欠表テンプレート（リスト形式）｜印刷・配布に最適化 ─ 掲示・回覧に使える体裁。
名簿テンプレート｜社員・アルバイトの連絡先を安全に管理 ─ 緊急連絡網の基礎データに。
ToDoリストテンプレート｜シフト作成前後のタスク整理に ─ 締切・担当・優先度で管理。
シフト表テンプレートの種類と特徴（早見表）
用途別に、該当テンプレートへ移動可能。エクセルテンプレートは各リンク先でダウンロードできます。
まとめ｜シフト表テンプレートで業務効率化を
今回はシフト表の作り方やエクセルテンプレートを紹介しました。
手書きでシフト表を作成している店舗なども多いと思いますが、エクセルでテンプレートを作ってしまえば自動的に日付や曜日が作成できるので、毎月シフト表を印刷するのが楽になります。
エクセルをある程度覚えれば、修正も簡単にできるのでテンプレートを活用してオリジナルのシフト表を作成してみてください。
