要望書は、業務上の改善要求や行政への意見提出など、正式な意思を伝えるために欠かせないビジネス文書です。
私たちはこれまで、企業の業務支援や自治体向けの文書作成サポートに多数携わってきた経験から、用途別に使える要望書テンプレートを作成しました。
このページでは、実際の現場で使用されたフォーマットを元にして、社内向け・社外向け・行政向けのWordテンプレートを無料で提供。書き方のポイントや提出時の注意点も実務視点で丁寧に解説します。
要望書テンプレート一覧（無料ダウンロード）
ワードの要望書テンプレート4種を紹介します。社内2種と、社外1種、行政向けが1種です。
社内向けの要望書テンプレート
社内向けの要望書は、挨拶文が不要です。提出者の詳細についても、住所や連絡先は不要なので部署と氏名だけを書けばいいでしょう。
項目は、会社によって異なりますが、要望内容に理由や添付資料などをつけるのが一般的的です。
・要望項目を3つ以上記載できるように行を追加
・上司の承認欄（署名＋コメント欄）を右下に追加
・社名ロゴを左上に配置し、提出者情報を右寄せに調整
・添付資料の有無をチェックできる欄を追加
・緊急度（高・中・低）を選べるプルダウン形式に変更
・提出部署名の入力欄に補足説明を追加
社外向けの要望書テンプレート
社外に要望書を提出するケースというのは、あまり多くはないと思いますが、もし提出する場合はあいさつ文や慎重な対応が必要になってきます。要望は、箇条書きで具体的かつ簡潔に記載するといいでしょう。
・件名欄を太字＆下線で強調
・担当者名の記入欄を「御中」「様」選択方式に変更
・提出目的・要望背景欄をテンプレ内に追加（任意）
行政向けの要望書テンプレート
行政宛ての場合は、特に書式は決まっていませんが、団体での提出の際には団体名、代表氏名、連絡先などを明記する必要があります。あいさつ文はひとことと簡単な団体の活動内容と要望を簡潔に書くといいでしょう。
・団体名・代表者名・活動内容の入力欄を強調表示に変更
・提出日・提出先・提出者欄を上下に分けて視認性をアップ
・提出後の連絡先や返信希望欄を追記
要望書とは？
日ごろ、会社や団体に属しているとその組織についての改善案や要求などが積み重なっていくことが普通です。しかし、会社や団体もその要望にすべて対応していたら組織が混乱してしまいます。
そんなときに、同じ不満を持つ集団の代表者を決めて要望を文書にして提出します。その文書のことを要望書と呼びます。
要望書の書き方と基本構成
要望書には明確な書式のルールはありませんが、相手に伝わりやすく、きちんとした文書として受け取ってもらうには、押さえておくべき基本構成があります。
ここでは、実務でも使われる要望書の主要な項目と、書き方のポイントを紹介します。
宛先の書き方
宛先には、団体名や企業名、部署名、担当者名などを正確に記載します。
書き方は提出先によって変わります：
行政宛：「〇〇区役所 区長 〇〇様」など
敬称は、**団体名のみなら「御中」／個人名がある場合は「様」**を使うのが一般的です。
タイトルの付け方
タイトルは要望書の内容を一目で伝える必要があります。通常はシンプルに「要望書」として問題ありませんが、以下のように内容がわかる形にするのも効果的です。
「通学路整備の要望書」
「設備導入に関する要望書」
件名が具体的であればあるほど、読み手にとっても親切です。
要望内容の記載方法
要望内容は、簡潔かつ具体的に書くのが基本です。
伝えるべきは「何をどうしてほしいのか」であり、長々と背景を説明する必要はありません。
要望は箇条書きにすると読みやすい
改善してほしい理由や背景がある場合は1～2文程度で補足
感情的な表現は避け、客観的に伝える
提出日と記入方法
要望書の日付は、作成日ではなく提出日を記載します。
提出日が不明な場合でも、予定している日で構いません。
記載形式は、「令和〇年〇月〇日」や「2025年8月1日」など、提出先の慣習に合わせましょう。
提出者の情報・署名
提出者が誰であるかを明確にすることも重要です。以下を参考に、内容に応じた情報を記載します。
団体代表の場合：団体名・代表者氏名・連絡先（住所・電話番号）
社内の場合：所属部署名・氏名
署名・捺印が求められるケースもあるため、印鑑の準備も忘れずに。
要望書作成時の注意点と失敗例
要望書は単に不満やお願いをだらだらと書けばよいというものではありません。読み手の立場やマナーに配慮せずに提出すると、マイナスの印象を与えてしまう可能性があります。
ここでは、これまでの文書作成支援や実務経験をもとに、失敗しやすいパターンや、説得力を高めるためのポイントを紹介します。
要望の趣旨が曖昧で、結局「何が言いたいのか」が伝わらない
→ 感情的な言葉や抽象的な表現では、改善につながりません。
背景説明が長すぎて、読み手が本題にたどりつけない
→ 要点を先に、理由や背景は簡潔に。
提出者情報の記載漏れ（署名や連絡先など）
→ 誰が提出したか明確でない要望書は、受け取っても対応しづらくなります。
社内文書なのに敬語が過剰／社外文書なのに略式すぎる
→ 相手との関係性を考慮して文体を整えることも重要です。
要望は箇条書きで明確に、かつ簡潔に記載する
→ 具体的で整理された要望は、読み手の理解と判断を助けます。
「要望の背景」と「改善によって得られる効果」の両方を添える
→ ただの要求ではなく、改善メリットが明記されていると受け入れられやすくなります。
必要に応じて、写真・資料・データなどの添付も検討する
→ 客観的な根拠を示すことで、内容に信頼性が生まれます。
提出前に必ず第三者チェックを行い、誤字・内容不備を確認する
→ 上長や関係者の目を通すことで、説得力や印象を高めることができます。
これらの失敗を避けるために、テンプレートでは構成を簡潔に、記入漏れが出にくい設計にしています。
要望書のよくある質問
以下は、要望書を作成・送信する際によく寄せられる質問とその回答です。これらを参考に、効果的な要望書を作成してみてください。
要望書テンプレートのまとめ
要望書は、自分だけでなく組織の意見・改善要求を正式に伝えるための重要なビジネス文書です。社内・社外・行政向けなど用途に応じた様式を使い分けることで、伝わりやすく丁寧な印象を与えることができます。
このページで紹介したテンプレートは、すべてWord形式で無料ダウンロード可能です。すべて実務経験に基づいて設計されているため、初めて作成する方でも安心して利用できます。
要望内容は簡潔に、目的を明確に伝えることが成功のポイントです。必要に応じて背景や理由、添付資料なども加え、説得力のある文書を心がけましょう。
文書提出の前には、誤字脱字のチェックと記載漏れがないかの最終確認を行いましょう。
運営者コメント｜作成背景と意図
「社内の備品管理や業務改善に関する声を文書化する場面」や「自治体に地域要望を出すシーン」など、実務の中で多数の要望書作成に関わってきました。
現場では、感情的な表現や長すぎる文章が逆効果になるケースも多く、テンプレートではその点を意識して「伝わりやすく、受け入れられやすい構成」にしています。
