承諾書は、取引先からの依頼事項が合った場合に承諾の意志表示をするためのビジネス文書です。
今回は、ダウンロードしてすぐに使える承諾書テンプレートを紹介します。テンプレートと書き方で承諾書が簡単に作成できます。
承諾書テンプレート
状況に応じた承諾書テンプレートと例文を無料ダウンロードできます。取引や注文、納期遅延などビジネスで承諾書を作成するときの参考にしてください。
一般的な承諾書
承諾内容を限定しない一般的な承諾書テンプレートです。承諾書は会社宛が多いため、宛先には会社名と代表者名宛になっています。承諾内容を変更することで、いろいろな用途に使用できます。
使用承諾書
土地、建物や物品などの仕様を承諾する際に使用する使用承諾書のテンプレートです。個人や法人で署名を変更して使用します。
新規取引
新規の取引を申し込まれた場合に、それを承諾する場合に送付する例文テンプレートです。申し込みに対するお礼と、今後のお付き合いのお願い、この後の取引条件の打ち合わせについて記載しています。
商品の注文
商品の注文を承諾した場合の承諾書テンプレートです。出荷手配の連絡と、注文内容や条件の確認を別記で記載しています。
値上げ
価格を引き上げる打診に対して、承諾をする場合のテンプレートです。承諾する旨の内容と、今後の値上げへの牽制を記載しています。
支払延期
納期遅延
商品の納期が遅延したときに、それを承諾する際の承諾書テンプレートです。
見積り内容
取引先に見積りの依頼をしていて、見積価格での購入を承諾する際の承諾書テンプレートです。テンプレートの例文では、同時に注文書を添付して発注まで行っています。
承諾書の書き方
承諾書の基本的な書き方は、一般的に使用するビジネス文書と同じように作成日、宛先、発信者、タイトル、内容という書式にします。
本文の頭語は、相手からの申し込みや依頼の返答なので通常のビジネス文書で使う 「拝啓～敬具」ではなく、「拝復～敬具」を使用します。
承諾書の書き方で気を付けなければならないことは、承諾する点と断る点を明確にすることです。
なんでもＯＫしてしまうと、支払や納期遅延を無条件で許すことになってしまうので、「今回だけ」「次回は守ってほしい」ということはきちんと伝えます。
承諾書のフォーマット(社外)
承諾書には、既定のフォーマットというのはありませんが、内容は基本的なビジネス文書の形式で作成する必要があります。
主に承諾書に使われるフォーマットは以下のような項目です。
- 作成日
- 宛先
- 作成者
- タイトル
- 承諾の内容
作成日
承諾書を作成して日付です。
宛先
承諾書を送る相手です。承諾書は返答なので、先に到着している相手の名称を使用します。
発信者
発信者は承諾書を作成した人ですが、承諾の内容や会社の規定によって変わるので作成時に確認してください。
タイトル
承諾の概略です。相手の申し出や依頼に合わせたタイトルにすればいいでしょう。「〇〇の承諾の件」 と結果を入れてもいいです。
承諾の内容
承諾する旨を伝えると同時に、条件をつけたり別の交渉をしたりすることもできます。こちらが承諾する立場ですが、いつ逆の立場になるかもわからないので横柄にならず丁寧な文を心がけてください。
関連リンク
今回は、一般的な承諾書と企業間の取引時に提案を承諾する場合の承諾状について紹介しました。内定承諾書や就任承諾書については以下の記事を参照してください。
入社時の内定承諾書テンプレート
取締役の任命を承諾する就任承諾書テンプレート
まとめ
承諾書は、取引先から打診されたときにそれを受け入れるときに送付するビジネス文書です。取引の開始、納期の遅延、工事などビジネスにおける取引のほか、学校や自治会などの、イベントの参加、物品の使用などの承諾にも利用されます。
文書として郵送する場合は、通常のビジネス文書と同じく、作成日、宛先、発信者、タイトル、内容というフォーマットで作成します。
今回紹介した承諾書テンプレートには、状況別の例文が記載されているので、承諾書作成時の参考にしてください。
