事務所移転のお知らせ例文｜取引先・メール・FAX・はがきの文例

このページでは、事務所移転のお知らせに使える例文を、送る相手や媒体別にまとめています。取引先向けの基本文、メールで送る短文、FAX用、はがき用、店舗・サロン向け、住所変更のお知らせとして使う文例を掲載しています。

事務所移転のお知らせは、きれいな挨拶文を作るだけでは終わりません。新住所、業務開始日、電話番号・FAX番号の変更有無、旧住所での業務終了日など、実務で確認される項目がいくつかあります。月末の請求書送付先や納品物の届け先に関わるので、ここが曖昧だと後から問い合わせが増えます。

文例を使うときは、まず送る相手に近いものを選び、自社の移転日や連絡先に差し替えてください。Wordテンプレートで体裁まで整えたい場合は、親ページの事務所移転のお知らせテンプレート無料｜Wordで使える文例・FAX・はがきも利用できます。

事務所移転のお知らせ例文の種類

取引先向けの基本例文

取引先に送る事務所移転のお知らせは、少し丁寧な文面にしておくと使いやすいです。新住所、電話番号、FAX番号、業務開始日を「記」以下にまとめると、相手が確認しやすくなります。

月末近くに送る場合は、請求書や納品書の送付先が切り替わるタイミングも気にされます。旧住所での業務終了日を入れておくと、経理担当者や営業担当者が迷いにくいです。

調整するときのメモ

• 電話番号やFAX番号が変わらない場合は、「変更ございません」と入れると親切です。
• 移転理由は「業務拡大のため」「ビル建替えに伴い」など、一文だけでも自然に見えます。
• 請求書や納品物のやり取りがある相手には、旧住所での業務終了日を入れておくと後が楽です。

メールで送る事務所移転のお知らせ例文

メールで送る場合は、封書よりも少し短めで問題ありません。件名で内容が分かるようにして、本文の前半に新住所と業務開始日を出します。

朝のメールチェックで流し読みされることも多いので、長い挨拶から始めるより、移転日と新住所がすぐ見える形のほうが使いやすいです。個人的には、署名の上にも新住所を入れておくと確認しやすいと感じます。

メールで送りやすい短文版

すでに電話や打ち合わせで移転を伝えている相手なら、もう少し短くても大丈夫です。担当者同士の連絡では、長すぎる文面よりも確認しやすさを優先したほうが読まれます。

FAXで送る事務所移転のお知らせ例文

FAXで送る移転のお知らせは、文字がつぶれないように短くまとめるのが使いやすいです。FAX番号が変わる場合は、新しいFAX番号を目立つ位置に置きます。

今でも注文書や発注書をFAXで送る取引先はあります。そういう相手には、メールだけで済ませず、FAXでも送っておくと気づいてもらいやすいです。送信後に「番号が変わります」と電話で一言添える会社もありますね。

FAX用に直すときのメモ

• 新住所、電話番号、FAX番号は小さくしすぎないようにします。
• 送付枚数や送信者欄を入れる場合は、通常のFAX送付状と同じ形にしておくと扱いやすいです。
• FAX番号が変わる場合は、旧番号の使用終了日も入れておくと混乱を減らせます。

はがきで送る移転案内の例文

はがきで送る場合は、文章を短くしたほうが見やすいです。挨拶を長く入れすぎると、新住所や営業開始日が埋もれてしまいます。

店舗、サロン、教室などでお客様に一斉案内する場合は、住所・営業開始日・アクセスを中心にします。裏面に地図を入れるなら、文面はかなり短くて十分です。

法人向けのはがき文例

法人向けにはがきで送る場合は、少し落ち着いた文面にします。主要取引先には封書やメールのほうが合うこともありますが、移転案内を簡潔に知らせたいときには使えます。

店舗・サロン移転のお知らせ例文

 
店舗やサロンの移転案内では、文面の丁寧さよりも「お客様が迷わず来られるか」がかなり効いてきます。新住所だけでなく、最寄り駅、駐車場、旧店舗の営業終了日、新店舗の営業開始日を入れておくと親切です。

予約制のサロンなら、予約済みのお客様が旧店舗へ行ってしまうこともあります。予約確認メールやLINEで再案内するなど、テンプレートとは別の運用も考えておくと安心です。

サロン向けのやわらかい文例

サロンや教室の場合は、少しやわらかい表現にしても自然です。ただし、住所や日付が読みにくくなるほど飾りすぎると逆効果です。

住所変更のお知らせとして使う例文

事務所移転のお知らせは、「住所変更のお知らせ」として使われることもあります。特に、請求書・契約書・納品書などの送付先が変わる場合は、住所変更の連絡としてはっきり書いたほうが伝わりやすいです。

この文例では、移転の挨拶よりも「いつから新住所宛に送るか」を前に出しています。経理や総務の担当者が見ることを考えると、この形のほうが実務では使いやすい場面があります。

移転理由を入れる場合の文例

移転理由は、長く説明しなくてもかまいません。業務拡大、ビル建替え、支店統合、働き方の見直しなど、相手に伝えておきたい理由がある場合だけ一文入れます。

あまり細かく書きすぎると、かえって重く見えます。現場では「業務拡大に伴い」「入居ビルの建替えに伴い」くらいで十分なことが多いです。

業務拡大に伴う移転

ビル建替えに伴う移転

支店統合に伴う移転

Wordテンプレートで作成する場合

文例だけをコピーして使うと、宛名や日付、記書きの位置が少し崩れることがあります。特に、社外向けの正式な案内文として送る場合は、Wordテンプレートに貼り付けて整えるほうが楽です。

事務所移転のお知らせの無料Wordテンプレートは、親ページで配布しています。取引先向け、店舗向け、社内向け、FAX送付状、はがき通知用など、用途別に選べます。

文例を使うときによくあるミス

新住所だけを書いて、開始日が抜けている

移転案内では、新住所だけでなく「いつから新住所で業務を始めるのか」も見られます。開始日がないと、郵送物をいつ切り替えればよいか相手が迷います。

「新事務所での業務開始日」「旧住所での業務終了日」をセットで入れておくと、かなり分かりやすくなります。

電話番号が変わらないのか、書き忘れなのか分からない

電話番号やFAX番号に変更がない場合、何も書かない文例もあります。ただ、受け取る側からすると「変更なし」なのか「記載漏れ」なのか判断しづらいです。

変わらない場合でも、「電話番号・FAX番号に変更はございません」と書いておくと、確認の手間が減ります。

店舗向けなのにアクセス情報が足りない

店舗やサロンの移転案内では、新住所だけだと不親切に見えることがあります。最寄り駅、駐車場、入口の場所、旧店舗の営業終了日を入れるだけで、来店時の迷いがかなり減ります。

新店舗の地図を入れる場合は、文章を短めにしたほうが見やすいです。はがきやチラシでは、挨拶文より場所の見やすさを優先したほうが、受け取った人が動きやすいです。

よくある質問（FAQ）

関連テンプレート・関連記事

まとめ

事務所移転のお知らせは、取引先や顧客に新住所を伝えるだけでなく、今後の郵送物、来客、請求書、FAX送信先の切り替えにも関わる案内です。文例を使うときは、きれいな挨拶文にすることよりも、相手が迷わず確認できるかを意識すると作りやすくなります。

取引先向けなら新住所・業務開始日・旧住所での業務終了日、店舗やサロン向けなら地図・アクセス・営業開始日を入れてください。メールやFAX、はがきで送る場合は、媒体に合わせて短く調整すると読みやすくなります。

体裁を整えた文書として作成する場合は、親ページの事務所移転のお知らせテンプレート無料｜Wordで使える文例・FAX・はがきから、用途に合うWordテンプレートを選んでください。