取引先やお客様に迷惑をかけたとき、まず困るのが「どのくらい丁寧に謝ればいいのか」だと思います。
軽く書きすぎると失礼に見えますし、逆に長く書きすぎると、言い訳っぽく見えることもあります。特に月末の請求処理、納品日の調整、資料の再送、メールの誤送信などは、担当者側も少し焦っている場面が多いですね。
このページでは、社外・取引先向けに使いやすいビジネス謝罪文と、お詫び文書の例文をまとめています。Wordで整えたい場合はテンプレートを使い、メールで済ませる場面では文例だけを調整して使う、という使い分けでもよいでしょう。
- 取引先への納期遅れのお詫び
- 請求書・見積書・納品書などの記載ミスのお詫び
- 資料送付漏れ・添付漏れのお詫び
- 対応遅れ・返信遅れのお詫び
- お客様・社外向けの短い謝罪文
- 上司確認後に出す、少し改まったお詫び文書
- 納期遅延、製品不良、支払い遅延、請求書誤記などのWordテンプレートは、 お詫び状テンプレート【Word】｜謝罪文・詫び状の例文を無料ダウンロード でまとめています。
ビジネス謝罪文・お詫び文書テンプレート
社外向けビジネス謝罪文
- 原因、対応状況、再発防止をひと通り入れられる基本形です
- 上司確認前のたたき台としても使いやすい、少し改まった文面です
請求書・見積書の記載ミスのお詫び文書
- 月末処理や再発行の場面で、差し替え依頼まで入れやすい書式です
- 「どの書類を修正したのか」を明記しやすいので、経理担当者にも伝わりやすいです
納期遅れのお詫び文書
- 遅延理由、今後の見込み、進捗連絡を入れられる文面です
- 「遅れます」だけで終わらせず、相手が次の予定を立てやすい形にしています
ビジネス謝罪文・お詫び文書テンプレートの使いどころ
ビジネス謝罪文は、社外の相手に迷惑をかけたときに使う文面です。
たとえば、請求書の金額を間違えて再発行する、納品予定日がずれた、打ち合わせ資料の添付を忘れた、問い合わせへの返信が遅れた、といった場面です。どれも、社内ではよくあるミスですが、相手から見ると「確認の手間が増えた」「予定が狂った」という話になります。
テンプレートを使う前は、まず次の3つだけメモしておくと後が楽です。
- 何が起きたのか
- 相手にどんな手間をかけたのか
- こちらでどう対応するのか
いきなり文章を書き始めると、だいたい途中で手が止まります。私もこの手の文面を作るときは、「申し訳ございません」の後に何を書くかで迷うことが多いです。先に事実だけを並べておくと、文面の温度がかなり整います。
ビジネス謝罪文を書く前に確認すること
お詫び文書は、きれいな文章にする前に、事実確認が先です。
特に新人や担当者が一人で書く場合、原因をぼかして書きたくなります。「確認不足により」「手違いにより」といった表現は使いやすいのですが、それだけだと相手には何が起きたのか伝わりません。
かといって、社内事情を細かく書きすぎるのも違います。ここが少し難しいところですね。
- 相手の会社名・担当者名に誤りがないか
- 発生した日付、対象の書類名、商品名、案件名
- すでに対応済みなのか、これから対応するのか
- 再送・返金・交換・日程変更など、相手に伝える内容
- 上司や管理者の確認がいる内容かどうか
月末処理の請求ミスなどは、担当者が急いで文面を出したくなる場面です。ただ、金額や請求番号が1つ違うだけで、もう一度お詫びを出すことになります。そこは少し立ち止まった方が安全です。
ビジネス謝罪文の基本構成
社外向けの謝罪文は、だいたい次の順番で書くとまとまりやすいです。
- 相手へのお詫び
- 何が起きたのか
- 原因または状況の説明
- 現在の対応
- 再発防止や今後の確認体制
- 結びの一文
テンプレートを使うときは、この流れを全部残す必要はありません。
たとえば、資料の添付漏れなら、原因説明を長く書くより「添付が漏れておりましたので、改めて送付いたします」と短く伝えた方が自然です。一方で、請求金額の誤りや納品遅れの場合は、相手の作業や予定に影響するので、対応内容まで書いた方が収まりがよいと思います。
すぐ使えるビジネス謝罪文の例文
ここからは、取引先や社外向けに使いやすい例文です。
そのまま使うより、日付・書類名・対応内容だけ差し替えて使う方が自然です。
取引先への基本的な謝罪文
ご指摘いただいた件につきまして、社内で確認したところ、弊社側の確認作業に不備があったことが分かりました。
現在、該当箇所を修正し、再確認を行っております。修正後の内容につきましては、本日中に改めてご連絡いたします。
今後は同様のことがないよう、確認手順を見直し、担当者間でのチェックを徹底してまいります。
このたびは、お忙しいところお手数をおかけしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
納期遅れのお詫び文
当初、〇月〇日の納品予定で進めておりましたが、弊社内での確認作業に時間を要しており、予定どおりの納品が難しい状況となりました。
現在、〇月〇日の納品に向けて調整を進めております。確定次第、改めてご連絡いたします。
貴社のご予定にも影響する内容であり、こちらの連絡が遅くなりましたことを深くお詫び申し上げます。
今後は進行状況の確認を早め、遅れが見込まれる場合には、より早い段階でご連絡いたします。
納期遅れの場合、「遅れます」だけだと相手が動けません。
いつまでに分かるのか、いつ納品できそうなのか。そこまで入れると、相手も次の予定を組みやすいです。
請求書・見積書の記載ミスのお詫び文
確認いたしましたところ、〇〇の金額に誤りがございました。
訂正した請求書を本メールに添付いたしますので、お手数をおかけしますが、差し替えをお願いいたします。
月末のお忙しい時期に確認のお手間をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
今後は発行前の確認手順を見直し、同様の誤りが起きないよう注意してまいります。
請求書まわりは、相手の経理担当者にも手間がかかります。
この場合は「差し替えをお願いします」だけで終わらせず、「どの書類を差し替えるのか」まで書いた方が親切です。
資料送付漏れ・添付漏れのお詫び文
確認不足によりお手数をおかけし、申し訳ございません。
改めて、本メールに資料を添付してお送りいたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認くださいますようお願いいたします。
添付漏れのような軽めのミスは、長い謝罪文にしすぎるとかえって重く見えます。
朝のバタバタした時間帯や、会議前の資料送付ではよくあるミスですが、短くても一言お詫びを入れておくと印象が違います。
返信遅れ・対応遅れのお詫び文
お問い合わせいただいた件につきまして、社内確認に時間を要しておりました。
確認の結果、〇〇の対応で進めさせていただきたく存じます。
お待たせしてしまい恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
返信遅れの場合、細かな理由を書きすぎると「後回しにしていたのかな」と見えることがあります。
社内確認に時間がかかった、確認中だった、という程度にとどめる方が無難な場面も多いです。
社外向けのお詫び文書の例文
メールではなく、Word文書として整えて出す場合は、少し改まった形にします。
取引先に正式な文書として送る、上司名や会社名で出す、クレーム対応後に書面で残す、といった場面です。担当者だけで判断せず、管理側の確認を入れてから出すことが多いですね。
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇
お詫び
拝啓 平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
このたびは、弊社の確認不足により、〇〇の件につきまして多大なるご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
本件につきまして社内で確認いたしましたところ、〇〇の確認工程に不備があり、誤った内容のままご案内していたことが判明いたしました。
現在、修正対応を行うとともに、今後同様のことが起きないよう確認手順の見直しを進めております。
貴社にはご多忙のところお手数をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
略儀ながら、書中にてお詫び申し上げます。
敬具
Wordのテンプレートを使う場合は、宛名、日付、差出人名、件名の位置がそろっているだけでかなり見やすくなります。本文をゼロから考えるより、まず形を整えて、あとから中身を差し替える方が楽です。
ありがちなミスと詰まりやすいところ
お詫び文でよくあるのが、謝っているようで原因が見えない文章です。
たとえば、次のような文です。
この文だけだと、何に対して謝っているのかが分かりません。軽いメールならまだよいのですが、取引先への正式な謝罪文では少し足りない印象です。
次のように、対象を一つ入れるだけで伝わり方が変わります。
もう一つ迷いやすいのが、どこまで原因を書くかです。
「担当者の確認不足」と書くと、社内の誰かを責めているように見えることがあります。社外向けなら、「弊社内での確認作業に不備があり」とした方が角が立ちにくいです。少しぼかしていますが、現場ではこのくらいの言い方が使いやすい場面もあります。
テンプレートを使う前と、使うときの違い
テンプレートを使う前は、まず事実を整理します。
何月何日に、何の書類で、どんなミスがあり、相手に何をお願いするのか。ここが曖昧なままテンプレートに流し込むと、見た目は整っているのに中身がぼんやりします。
テンプレートを使うときは、次の部分を必ず差し替えます。
- 相手の会社名・担当者名
- 発生日や書類名
- ミスの内容
- 修正済みか、これから対応するのか
- 再発防止の表現
逆に、時候の挨拶や長い前置きは、場面によって省いても構いません。急ぎで訂正版を送るときに、かしこまりすぎた文章を入れると、相手が知りたい情報まで遠くなります。
お詫び文書は、丁寧であればよいというものでもありません。
相手が今すぐ知りたいことを先に置く。ここは少し意識したいところです。
メールで送る場合とWord文書で送る場合の違い
同じお詫びでも、メールとWord文書では使いどころが少し違います。
| 形式 | 向いている場面 | 書き方の目安 |
|---|---|---|
| メール | 添付漏れ、返信遅れ、軽微な修正連絡 | 短く、対応内容を先に伝える |
| Word文書 | 取引先への正式なお詫び、クレーム対応、管理者名で出す文書 | 宛名・日付・差出人を整え、少し改まった文体にする |
| 送付状 | 訂正版の書類や資料を送るとき | お詫びの一文と、同封・添付内容を明記する |
請求書の差し替えや資料の再送では、通常の送付状にお詫びの一文を入れるだけで足りる場合もあります。 一方、取引先から強めの指摘を受けた場合や、上司名で回答する場合は、Word文書として整えた方がよいでしょう。
ビジネス謝罪文で使いやすい書き出し
書き出しで迷ったときは、次のような一文から始めると整えやすいです。
- このたびは、弊社の確認不足によりご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
- ご連絡が遅くなりましたこと、深くお詫び申し上げます。
- 先ほどお送りした内容に誤りがあり、訂正してご連絡いたします。
- 〇〇の件につきまして、ご不便をおかけしております。
- 弊社対応に不備があり、お手数をおかけしましたことをお詫び申し上げます。
新人のうちは、最初の一文に時間がかかりがちです。 ただ、書き出しは毎回ゼロから作らなくても大丈夫です。よく使う文をいくつか持っておき、相手と内容に合わせて少し変えるくらいで十分です。
そのまま使える短いお詫び文
軽いミスや、メール内で一言添えたい場合は、短い文で構いません。
- 確認が行き届かず、申し訳ございません。
- お手数をおかけし、失礼いたしました。
- 添付が漏れておりましたので、改めて送付いたします。
- ご指摘いただきありがとうございます。内容を修正いたしました。
- ご返信が遅くなり、申し訳ございません。
- 差し替え版をお送りしますので、ご確認をお願いいたします。
短いお詫び文は、チャットやメールでも使いやすいです。 ただし、相手に損害や大きな手間が出ている場合は、短文だけで済ませない方がよいでしょう。そこは状況次第です。
ダウンロード用テンプレートの使い方
ビジネス謝罪文やお詫び文書は、本文だけでなく、文書全体の見た目も見られます。
Wordテンプレートを使うと、宛名、差出人、件名、本文の位置をそろえた状態から作れるため、急ぎのときでも形を整えやすいです。特に、社外に送るお詫び文書や、管理者名で出す文書では、余白や配置がそろっているだけで印象が変わります。
テンプレートを開いたら、まず次の順で直すと迷わず完成します。
- 宛名と差出人を変更する
- 件名を今回の内容に合わせる
- 本文の「何が起きたか」を差し替える
- 対応内容と再発防止の文を入れる
- 最後に日付、会社名、担当者名を確認する
テンプレートは、謝罪文を自動で完成させるものではありません。 ただ、白紙から書くよりはだいぶ楽です。特に、朝一番に取引先へ送らなければならないときや、上司確認前のたたき台を作るときは、型があるだけで手が動きます。
関連するテンプレートとの違い
お詫びに関係する文書には、似た名前のものがいくつかあります。
| 種類 | 主な用途 |
|---|---|
| ビジネス謝罪文・お詫び文書 | 社外・取引先に迷惑をかけたときの謝罪文や正式なお詫び文書 |
| お詫び状 | Word形式で整えた、印刷・送付向けのお詫び状。 |
| 始末書 | 社内向けに、ミスの内容や反省、再発防止を報告する文書 |
| 顛末書 | 発生した出来事の経緯を整理して報告する文書 |
社外に出すなら、お詫び文書。 社内で報告するなら、始末書や顛末書。 このあたりを混ぜると、文章の向き先がずれてしまいます。
よくある質問
ビジネス謝罪文はメールでもよいですか？
軽いミスや、すぐに訂正できる内容であれば、メールで送ることもあります。添付漏れ、返信遅れ、軽微な記載ミスなどはメールで済む場面が多いでしょう。
取引先の業務に大きく影響した場合や、会社として正式にお詫びする場合は、Word文書として整えた方がよい場合もあります。
謝罪文に原因はどこまで書けばよいですか？
相手が状況を理解できる範囲で書きます。
社内の細かな事情まで書くと、言い訳のように見えることがあります。たとえば「担当者の確認不足」よりも、「弊社内での確認作業に不備があり」とした方が、社外向けには使いやすい表現です。
お詫び文書に時候の挨拶は入れますか？
正式な書面として送る場合は入れても構いません。
ただ、急ぎの訂正連絡や再送付では、時候の挨拶を省いて、すぐにお詫びと訂正内容を書くこともあります。相手が知りたいのは、まず「何が間違っていて、どう直したのか」です。
新人が謝罪文を作るときに気をつけることはありますか？
一人で出さず、できれば上司や管理者に確認してもらう方が安心です。
特に、金額、納期、契約内容、クレーム対応に関わる文面は、言い回しひとつで相手の受け取り方が変わります。下書きの段階で確認してもらうだけでも、かなり違います。
お詫び文と始末書は何が違いますか？
お詫び文は、迷惑をかけた相手に謝罪を伝える文書です。取引先やお客様など、社外向けに使うことが多いです。
始末書は、社内に対してミスの内容や反省、再発防止を報告する文書です。相手と目的が違うので、同じミスでも文面は変わります。
まとめ
ビジネス謝罪文やお詫び文書は、きれいな言葉を並べるだけでは少し足りません。
相手にどんな手間をかけたのか。
こちらはどう対応するのか。
この3つが入っていると、文面はかなり落ち着きます。
テンプレートを使うと、宛名や件名、本文の流れを整えた状態から作れます。急いでいるときほど、白紙から書くより、型に沿って直した方が楽です。
謝罪文は相手との関係やミスの重さによって、少しずつ言い方を変える文書です。例文をそのまま貼るのではなく、日付、書類名、対応内容、再発防止の部分だけは、今回の内容に合わせて調整してください。
