FAX送付状は、FAXを送る際に添えるビジネス文書で、受信者が「誰から・何の目的で・何を送ったのか」を把握するための重要な役割を担います。
私はこれまで、請求書や連絡書類などのFAX送信業務を多数経験してきましたが、送付状があるだけで、相手からの信頼感や対応スピードが大きく変わることを実感しています。
本記事では、実際の現場で使われているFAX送付状の基本構成・書き方・文例まで、丁寧に解説します。
FAX送付状は、営業現場や請求業務で日常的に使用してきました。特に“誰に何を送るか”を明確にすることで、トラブル防止に大きく役立ちます。
FAX送付状とは
FAX送付状とは、FAXを送信する際に添える案内文書です。主な目的は以下の3つです。
・挨拶や送付内容の補足説明をする
・機密性やマナーの観点で、本文が直接見えないようにする
書き方の基本構成と記載項目
以下の項目を明記すれば、基本的なFAX送付状として十分に機能します。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 宛先 | 相手の会社名・部署名・担当者名（敬称：御中または様） |
| 送信元 | 自社の会社名・部署・氏名・電話番号・FAX番号 |
| 送信日 | FAX送信日を明記 |
| 総枚数 | FAX送信枚数（送付状を含めるか明記） |
| 挨拶文 | 「いつもお世話になっております」などの簡単な文 |
| 用件 | 送付した書類の内容を箇条書きで記載 |
実際に使えるFAX送付状の例文
いつもお世話になっております。
先日はお打ち合わせの機会をいただき、誠にありがとうございました。
本日はご案内いたしました商品資料をお送りいたします。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
【送付内容】
・製品パンフレット 1枚
・価格表 1枚
平素より大変お世話になっております。
〇月〇日開催予定の新製品発表会のご案内をお送りいたします。
ご出席いただけますと幸いです。よろしくお願い申し上げます。
【送付内容】
・ご案内状 1枚
・開催概要資料 1枚
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
早速ではございますが、下記の見積書をお送り申し上げます。
何卒ご査収の上、ご検討くださいますようお願い申し上げます。敬具
【送付内容】
・見積書 1枚
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
早速ではございますが、下記の見積書をお送り申し上げます。
何卒ご査収の上、ご検討くださいますようお願い申し上げます。敬具
【送付内容】
・見積書 1枚
よくある失敗・注意点
送付枚数の記載漏れ
→ 受信側で「ページが足りない」などの混乱の原因に。
宛先の敬称ミス（御中／様）
→ 法人名宛は「御中」、個人名宛は「様」を使い分ける。
FAX番号や連絡先の記載漏れ
→ 相手から連絡が取れず、やり取りがスムーズに進まない。
宛先の種類ごとの注意点
会社宛の場合
「〇〇株式会社 御中」など法人名に「御中」を付ける。
担当者名がわかる場合
「〇〇株式会社 営業部 田中様」と書く。
個人宛の場合
会社名が不要で「田中 太郎 様」だけでよい。
よくある質問（FAQ）
まとめ
FAX送付状は、相手に対しての配慮・情報伝達・ミス防止という面で非常に重要なビジネス文書です。定型文やマナーを押さえれば、誰でも簡単に作成できます。
相手への信頼と誠意を伝えるためにも、ぜひ正しい書き方を意識してみてください。
