送付状は、請求書・見積書・契約書などを送るときに添える案内書です。送付物の名前や枚数を書いておくと、受け取った相手が中身を確認しやすくなります。
このページでは、Excelで編集できる送付状テンプレートを中心に、Word版も掲載しています。書類送付状、送り状、返送・返信用、個人宛など、取引先への郵送や社内の書類送付に使いやすい形式をまとめました。
送付状テンプレートの選び方
まずは、送る相手と書類の種類で選ぶと早いです。見た目の好みで選んでも問題ありませんが、返送してもらう書類がある場合だけは、チェック欄や一覧表つきのテンプレートを使った方が確認しやすくなります。
| 使う場面 | 向いているテンプレート | 形式 | 使い方の目安 |
|---|---|---|---|
| 取引先へ書類を送る | ビジネス基本 | Word・Excel | 請求書、見積書、契約書など、迷ったらこの形で十分です。 |
| 返送や返信をお願いする | 返送・返信用 | Word・Excel | 返送期限、記入箇所、同封書類の枚数を書いておくとやり取りが減ります。 |
| 請求・見積・納品書を送る | 汎用送付状 | Word | 経理や営業の定例送付に使いやすい形です。 |
| 社内で書類を回す | 社内用の送付状 | Word | かしこまった挨拶文を省き、部署名や確認事項を中心に書きます。 |
| 個人宛に書類を送る | 個人宛 送付状 | Word | 会社名や役職がない相手にも使いやすい、短めの文面です。 |
| FAXで送る | FAX送付状 | 別ページ | 送信枚数、宛先番号、担当者名を確認しやすい専用レイアウトです。 |
送付状・書類送付状・送り状の違い
送付状、書類送付状、送り状は、実務ではかなり近い意味で使われます。
取引先に請求書や契約書を送るときは「送付状」または「書類送付状」と呼ばれることが多く、封筒や荷物に添える案内文として「送り状」と呼ばれることもあります。厳密に言葉を分けるより、相手が見てすぐ内容を確認できるかどうかの方が、現場では気になります。
たとえば、月末に請求書を3社分まとめて郵送する場合は、送付状に「請求書 1部」「明細書 1部」と書いておくだけで、受け取った側の確認がかなり早くなります。逆にここを空欄にすると、書類自体は届いているのに「何が同封されている扱いですか？」と聞かれることがあります。
- 送付状：書類や資料を送るときに添える案内文全般
- 書類送付状：同封書類の内容や枚数を相手に伝える目的が強い送付状
- 送り状：送付状とほぼ同じ意味で使われることがあり、荷物や書類の送付案内にも使われる表現
送付状テンプレート一覧（早見表）
ビジネス向け（基本）
返送・返信がある書類向け
用途別 送付状
- 社外向けに送る：まずは「ビジネス向け（基本）」
- 返送してもらう書類がある：「返送・返信用」カテゴリ
- 請求書・見積書・納品書を送る：「汎用送付状」または用途別ページ
- 社内・FAX・入社書類：専用ページのテンプレート
ビジネス向けの送付状テンプレート（Word・Excel）
取引先へ請求書、見積書、契約書、資料などを送るときに使いやすい基本形です。Excel版は、社名や担当者名、同封書類の欄を社内用に少し直して使いやすいので、毎月同じ相手に送る書類がある担当者にはこちらが楽かもしれません。
返送・返信用の送付状テンプレート（Word・Excel）
契約書の押印返送、申込書の記入依頼、確認書類の返信依頼など、相手に何か対応してもらうときの送付状です。ここで迷いやすいのは、返送期限だけを書いて、返してほしい書類名を書き忘れること。相手の机の上で書類が混ざると、あとで確認が面倒になります。
請求・見積・納品に使える送付状テンプレート
請求書、見積書、納品書などを送るときは、書類名と枚数が分かれば十分なケースも多いです。毎月の定例送付では、文章を作り込みすぎるより、同封内容と担当者の連絡先がすぐ見える方が助かります。
社内向けの送付状テンプレート
社内向けは、取引先向けほどかしこまった文面にしなくても大丈夫です。むしろ「どの部署へ、何を、いつまでに確認してほしいか」が見える方が使いやすいです。
入社書類用の送付状テンプレート
内定者や入社予定者へ書類を送るときは、提出書類の一覧と期限がはっきり見える形にしておくと、あとで確認しやすくなります。人事担当者側も、誰に何を送ったかを管理しやすくなります。
個人宛の送付状テンプレート
個人宛に書類を送る場合は、会社宛の送付状より少しやわらかい文面にした方が自然です。とはいえ、何を送ったのかが分からないと相手も困るので、送付物の名前だけは省かないようにします。
FAX送付状テンプレート
FAXで送る場合は、通常の送付状とは少し見せ方が変わります。宛先番号、送信枚数、送信日、担当者名がすぐ分かる方が、受け取る側も確認しやすいです。
送付状の書き方
送付状は、きれいな文章を書くというより、相手が内容を確認しやすい順番で並べる方が使いやすいです。慣れていないうちは、次の順番で埋めるとまとまりやすくなります。
- 日付
- 宛先の会社名・部署名・担当者名
- 差出人の会社名・部署名・担当者名・連絡先
- 件名
- 簡単なあいさつ文
- 同封書類名と枚数
- 返送や確認をお願いする内容
件名は「書類送付のご案内」でも使えますが、請求書なら「請求書送付のご案内」、契約書なら「契約書送付のご案内」とした方が、相手の受信・開封後の確認が早くなります。紙で届いたときも、ぱっと見て何の書類か分かります。
送付状でよくある記載ミスと防ぎ方
送付状は「添え状だから多少ざっくりでいい」と思われがちです。ただ実務では、送付状の記載が曖昧なせいで余計なやり取りが発生することがあります。
弊社でも以前、複数の書類をまとめて送った際に送付状へ枚数を書いていなかったことがあり、受け取った相手から「書類が揃っているか確認できない」と連絡をいただいたことがあります。
内容物に不足はなかったのですが、確認の手間を取らせてしまいました。それ以来、送付物の一覧と枚数を書く運用に切り替えています。少し地味ですが、ここを入れておくだけで後の電話が減ります。
- 送付物の書類名・枚数が書いていない：受け取った側が内容を確認できず、問い合わせが発生しやすくなります。
- 件名や要件が漠然としている：「確認だけでよいのか、返送してほしいのか」が伝わらず、対応が後回しになることがあります。
- 差出人の連絡先が書いていない、または読みにくい：折り返したいときに、相手が名刺や過去メールを探すことになります。
このページのテンプレートは、書類名・枚数の一覧欄、件名・要件の記載スペース、差出人情報のブロックをあらかじめ入れています。全部を埋めなくても構いませんが、取引先対応では「書類名」「枚数」「連絡先」だけは残しておくと安心です。
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まとめ
送付状は、ただの添え紙に見えますが、実際には「何を送ったか」「相手に何をしてほしいか」を伝える役割があります。特に月末の請求書発送や契約書の返送依頼では、送付状があるだけで確認の手間がかなり減ります。
テンプレートを使う前は、宛名や書類名をその都度打ち直すことになり、忙しい時間帯ほど抜けが出ます。テンプレートを使うときは、会社名・担当者名・書類名・枚数だけ差し替えればよいので、作業がかなり軽くなります。完全にきれいな文章にするより、相手が確認しやすいことを優先して調整してください。
- 社外向けなら、ビジネス基本のWord・Excelテンプレート
- 返送や返信があるなら、チェック欄つきの送付状テンプレート
- 請求・見積・納品なら、用途別ページの専用テンプレート
- 社内・個人宛・入社書類・FAXは、それぞれ専用の形式
まずは早見表から近いものを選んで、宛名と同封書類だけ差し替えてみてください。少し使ってみて、社内の言い回しに合わせて調整すると、次回からもっと楽になります。
気になるテンプレートがあれば、無料・登録不要でダウンロードしてお使いください。
本ページは、ビジネス文書テンプレートサイト「Bizroute」を運営する株式会社エクシア（2001年創業）により制作・監修されています。
株式会社エクシアではこれまで、
- 業務システム開発（在庫管理・業務管理など）
- Web制作・業務効率化支援
- 帳票テンプレート設計
などを手がけており、実務ベースでの業務フロー設計に強みがあります。
本テンプレートは、送付状の作成において実務で起きやすい
- 送付物の記載漏れによる確認ミス
- 件名や要件が不明確で内容が伝わらない
- 差出人情報や連絡先の記載不足
といった課題を減らす目的で設計しています。
そのため本テンプレートでは、「送付内容の明確化」「件名・要件の簡潔な記載」「差出人情報・連絡先の明示」を基本設計としています。
■ 著者
Bizroute編集部（株式会社エクシア）
■ 監修
株式会社エクシア
■ 最終更新日
■ 用途
送付状／書類送付状／送り状／FAX送付状／郵送添え状
