この記事では、お詫び状テンプレートをWord版で無料ダウンロードできます。
お客様へのクレーム対応、納期遅延・不良品混入・支払い遅れといった、シチュエーション別のお詫び状の書き方・注意点も専門的な視点から解説しています。
用途別早見表(クリックで詳細へ)
状況に近い項目を選ぶと、該当テンプレート(例文・Word)へ移動します。
| 分類 | シーン | 主な用途・内容 | 推奨/タグ |
|---|---|---|---|
| ビジネス | 取引先への正式なお詫び状 (代表者名義など) |
取引先・顧客に対し、重大な迷惑をかけた場合の正式文面。 契約・取引に影響するケース/社外提出向け |
正式 取引先 縦書き推奨 |
| ビジネス | 納期・工程・仕入の遅延 (期日調整・分納など) |
納品遅れ、工期遅延、入荷遅延など。原因と見込み、再発防止を明記。 期日・数量・代替案(分納等)があると親切 |
取引先 縦書き推奨 |
| ビジネス | 製品・品質トラブル/クレーム対応(交換・返金案内) |
不良品・品質不備・サービス不備など、一次対応〜正式回答向け。 謝罪+事実+対応(交換/返金/点検)+再発防止 |
クレーム対応 縦書き推奨 |
| ビジネス | 事務ミス (請求・会計・社名・日付など) |
請求額の誤り、宛名・社名・日付などの記載ミス。訂正内容と再発防止を簡潔に。 訂正版の同封/再送など、対応を明記すると丁寧 |
事務ミス 取引先 |
| ビジネス | 違反・事故・安全に関わるトラブル (説明責任あり) |
事故・安全面の問題・規程違反など。事実関係の整理と再発防止を重視。 社内外に説明責任が生じるケース向け |
重大 縦書き推奨 |
| 業種別 | サービス業向け (店舗・接客・施設運営) |
店舗・接客・施設運営など。現場説明が必要でも、言い訳に見えない書き方が重要。 来店・予約・対応遅延などにも対応しやすい |
対個人 クレーム対応 |
| その他 | 電話が繋がらないお詫び (窓口不通・混雑) |
窓口不通・コールセンター混雑など。短文でも誠意が伝わる構成。 復旧見込み/代替窓口(メール等)を明記 |
緊急対応 軽微 |
| 学校・教育 | 保護者宛 (学校・塾・習い事) |
子どもに関わるトラブルの謝罪。断定を避けつつ、安心材料(対応・再発防止)を添える。 感情配慮が最優先(丁寧・柔らかめ) |
保護者宛 配慮重視 |
| 施設・不動産 | 漏水・水漏れ対応 (被害確認/一次対応) |
漏水・水漏れ・設備不具合。被害状況の確認と一次対応(訪問・補償)を明確に。 連絡先/訪問日時/応急対応を優先 |
緊急対応 正式 |
| 医療 | 医療・クリニック・薬局のミス (説明不足/手続き) |
説明不足・手続きミス等。個別事情が多いため、言い回しは慎重に。 患者への配慮/再発防止/相談窓口の提示 |
配慮重視 対個人 |
| 個人 | 個人・友人へのお詫び (私的な謝罪) |
私的な謝罪。文章は短めでも、相手の気持ちへの配慮が中心。 形式より誠意(具体的な反省と今後) |
対個人 カジュアル |
お詫び状テンプレート(Word)【状況・用途別の例文】
ビジネス・取引先への正式なお詫び状(縦書き) 縦書き推奨 正式
納期・工程・仕入の遅延 縦書き推奨
製品・品質トラブル・クレーム対応 クレーム対応 縦書き推奨
料金・会計・請求・社名などの事務ミス 事務ミス
違反・事故・安全に関わるトラブル(縦書き推奨) 縦書き推奨 重大
業種別・サービス業向けのお詫び状 顧客対応
その他のお詫び状例文
電話が繋がらないお詫び例文 緊急対応
お電話が繋がらない状況が続き、大変なご不便をおかけいたしました。
現在は回線および受付体制を改善し、迅速な応対ができるよう
体制を見直しております。
このたびの不備、心よりお詫び申し上げます。
保護者宛お詫び状例文(学校・塾・習い事) 保護者宛
このたびは、〇月〇日に発生しました【〇〇〇〇(トラブル・不手際の内容)】につきまして、〇〇さんとご家族の皆様にご心配とご不快な思いをおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。
本来であれば、教職員(スタッフ)が十分に配慮し、事前に防ぐべき事態でありましたが、当日は【状況例:指導中の見守りが不十分であった/連絡体制の確認が不徹底であった】ため、結果として〇〇さんに【影響例:けが/強い不安・不快感/ご迷惑】をおかけすることとなりました。
現在、当日の経緯と原因を改めて確認し、以下のとおり再発防止策を進めております。
・【再発防止策1の例:教室内での見守り体制の見直しと、担当者の明確化】
・【再発防止策2の例:トラブル発生時の保護者様への連絡ルールの再確認】
・【再発防止策3の例:職員全体への指導と情報共有の徹底】 など
今後は、今回の事態を真摯に受け止め、お子さまが安心して通っていただける環境づくりに、これまで以上に努めてまいります。
〇〇さんのご体調やお気持ちの面で、少しでも気になる点がございましたら、ささいなことでも構いませんので、どうか遠慮なくお知らせください。
このたびは、多大なご心配とご迷惑をおかけいたしましたことを、重ねて深くお詫び申し上げます。
漏水・水漏れ対応のお詫び状例文(店舗・賃貸・ホテル・施設向け) 緊急対応
平素より当施設をご利用いただき、誠にありがとうございます。
この度は、〇月〇日に発生いたしました漏水トラブルにより、〇〇様に多大なご迷惑とご不便をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。
当日は、設備の不具合により【該当箇所:天井/給水管/浴室】から漏水が発生し、〇〇様のご滞在・ご利用の状況に影響を及ぼす結果となりました。
現在、原因箇所の修繕・点検を進めるとともに、再発防止策として下記の対応を行っております。
・配管および周辺設備の点検・交換
・緊急時の連絡および対応手順の強化
・巡回点検の増加と管理体制の見直し
また、本件によるご不便へのお詫びとして、別途担当よりお手続きの案内を申し上げます。
今回の事態を重く受け止め、改善に努めてまいりますので、今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願いいたします。
改めまして、この度の件につきまして深くお詫び申し上げます。
医療・クリニック・薬局のミスのお詫び状例文 配慮重視
この度は、当院(薬局)における対応に不手際があり、〇〇様に多大なご迷惑とご心配をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。
〇月〇日、〇〇様にお渡しした【処方/薬剤/会計】に誤りがあり、正確な確認および照合作業が不十分であったことが原因でございます。医療機関として、患者様の安全を最優先すべきところ、このような事態を招いたことを重く受け止めております。
現在、事実確認を行い以下の再発防止策を徹底しております。
・処方および薬剤情報のダブルチェック体制の導入
・受付・会計での照合フローの見直し
・スタッフへの指導と手順書の改訂
なお、今回の件に関しまして、ご体調や服薬に関してご不安がございましたら、遠慮なくご連絡ください。
重ねて深くお詫び申し上げるとともに、より安全で信頼いただける体制づくりに努めてまいります。
個人・友人へのお詫び例文 対個人
先日は、私の配慮に欠けた行動により、〇〇に不快な思いをさせてしまったことを、心よりお詫びします。本当にごめんなさい。
あの時の自分の行動を深く反省しています。
〇〇との大切な関係を傷つけてしまったのではないかと考えると、とても胸が痛みます。今後は、同じことを二度と繰り返さないよう、細心の注意を払います。もし、〇〇の気持ちが落ち着いて、許してもらえるなら、改めてゆっくりと話す機会をいただけますか。
〇〇にとって大切な存在でありたいと思っています。
〇〇より
ケース別Q&A(原因不明/補償/英語対応 ほか)
迷いやすいお詫び状の疑問に要点で回答します。原因調査中の書き方や補償表現など。
関連テンプレート(内部リンク集)
経緯報告書や送付状など、併用すると効果的なテンプレートをまとめました。
監修・更新履歴・出典
監修者プロフィール
更新履歴
- 2025-12-15:早見表追加
- 2025-12-02:汎用のお詫び状テンプレ追加
- 2025-09-17:納期遅延テンプレ更新
- 2025-09-16:製品不良/支払遅延/請求誤記等を更新
参考・出典
- 社内文書規程・取引基本契約の一般的運用
まとめ(失敗しないための要点)
お詫びまでの最短手順とフォローの型を再確認。状況に合うテンプレを選び、具体化して差し替え、メール→電話→書面の順で誠意を伝えます。
今日すぐ使える最短手順
- 状況に合うテンプレをDL(上の一覧)
- 事実・原因・期日を具体化し差し替え
- メール(一次)→電話→書面送付で多重フォロー
重い案件ほど多重フォロー
















