契約更新・終了のお知らせ文例集｜更新案内・更新しない通知テンプレート

契約の更新や終了を知らせる文書は、仕事でも日常でも意外と出番があります。

更新をお願いするのか、継続するかどうかを確認したいのか、それとも更新せずに契約を終えるのか。似たような文書に見えますが、使う場面で書く内容は少し変わります。

このページでは、業務委託契約、サービス契約、賃貸契約、保険契約などで使いやすい、契約更新のお知らせ、更新しない通知、契約終了のお知らせの文例とテンプレートをまとめています。

契約更新のお知らせテンプレート

契約を更新したいときは、満了日だけでなく、その後の手続きもあわせて伝えておくと話がスムーズです。

たとえば、業務委託契約なら更新後の契約期間や委託内容、賃貸契約なら更新料や返送書類、サービス契約なら継続するか終了するかの回答期限が入ります。ここが抜けると、相手から「何を返せばいいですか」と確認が入りやすくなります。

業務委託契約の更新案内

業務委託契約の更新をお願いするときの通知文例です。契約の満了日や、更新する場合の進め方がすぐわかるようにしておくと、相手も返答しやすくなります。

社内で使う場合は、契約担当者だけでなく、実際に業務を依頼している現場担当者にも確認してから送ると安心です。作業範囲や単価が前回と変わるときは、本文だけで済ませず、別紙や契約書側で条件をそろえておきます。

業務委託契約書テンプレートはこちら

サービス契約の更新案内

個人のお客様や契約先に向けて、サービス契約の更新を案内する例文です。継続するか終了するかを相手が選びやすいようにしつつ、必要な手続きもあわせて伝えられる形にしています。

サブスクリプションや保守サービスのように、放っておくと自動更新と勘違いされやすい契約では、更新する場合と終了する場合を分けて書くと読みやすくなります。

賃貸契約更新のお知らせ

アパートやマンションの賃貸契約を更新するときに使いやすい文例です。更新料や必要書類、返送方法が曖昧だと行き違いになりやすいので、そのあたりも書き漏れない形にしています。

管理会社や大家側で使う場合は、更新料、更新後の契約期間、保証会社の更新、火災保険の扱いなどを確認してから案内します。ここは物件ごとに条件が違うので、テンプレートをそのまま送るより、契約書と照らして調整したほうが使いやすいです。

契約更新の意思確認メール文例

契約期間の満了が近づいたら、更新するのか、終了するのかを早めに確認しておくと、その後のやり取りが落ち着きます。

特に月末締めの業務委託や、年度末に更新が集中する保守契約では、返答が遅れると請求や発注の処理も止まりがちです。メールでは、相手がそのまま返信できるように、選択肢と返信期限を入れておくと楽です。

例文：

契約更新しない通知・契約終了のお知らせ

更新せずに契約を終えるときは、終了日がいつなのかをはっきり伝えます。事情によっては理由を添えることもありますが、まずは終了日と、その日までに何をするのかが伝わる形にするとまとまりやすいです。

この種類の文書で詰まりやすいのは、「言い方をやわらかくしようとして、結局何が決まったのか分かりにくくなる」ことです。先に契約満了日と更新しない旨を書き、そのあとに返却物や精算、引き継ぎを書いたほうが読みやすくなります。

契約更新しない通知書

契約を更新しないことを、相手に正式に知らせるための基本的なテンプレートです。契約満了日、更新しない旨、終了までの対応、返却物、精算についてまとめています。

業務委託やサービス契約など、幅広い契約で使いやすい形です。細かい理由を書きすぎると角が立つこともあるため、まずは契約期間満了に伴う終了として、事実と手続きを中心に書くと収まりやすいです。

業務委託契約を更新しない通知書

業務委託契約を次回更新しない場合に使える通知書です。契約満了日だけでなく、最終業務日、成果物の確認、貸与物の返却、最終請求まで入れられる形にしています。

実務では、契約を終えること自体よりも、最後の作業範囲で迷うことがあります。たとえば、月末まで対応するのか、納品済みの修正はどこまで含むのか、アカウントはいつ止めるのか。こうした細かい部分を通知書に入れておくと、担当者同士の確認がかなり楽になります。

賃貸契約を更新しない通知文例

借主側から、管理会社や貸主へ「賃貸契約を更新せず退去する」ことを伝える文例です。退去予定日、明け渡し立会い、鍵の返却、転居後の連絡先を入れられるようにしています。

賃貸契約では、更新しない連絡と退去連絡がほぼ同時になることがあります。退去予定日だけでなく、立会い希望日や転居後の住所まで書いておくと、その後の敷金精算や書類送付がスムーズです。ここを空欄のまま送ると、結局あとで電話やメールの往復になりやすいです。

契約終了のお知らせ

サービス契約、保守契約、継続取引などを終了する場合に使えるお知らせ文です。契約終了日、最終提供日、最終請求、資料やアカウントの扱い、問い合わせ先をまとめています。

契約終了のお知らせは、単に「終了します」と伝えるだけだと少し不親切に見えることがあります。取引先対応では、最後の請求や利用停止日、問い合わせ先まで書いておくと、相手も社内で確認しやすくなります。関係を切る文書というより、最後の手続きをきれいにそろえる文書として使うと書きやすいです。

保険契約の更新案内文例

保険契約は、満期が近づくと更新の案内が必要になります。

更新する人向けの手続きだけでなく、更新しない場合にどうなるのかも書いておくと親切です。補償の切れ目に関わることなので、満期日、更新期限、保険料の支払い方法は見つけやすい位置に置きます。

例文：

契約更新・終了通知を書くときの注意点

契約更新のお知らせや終了通知は、形だけ整っていればいい文書ではありません。

更新するのかしないのか、いつまでに返事がほしいのか、契約終了までに何をするのか。このあたりが曖昧だと、あとで「聞いていない」「そのつもりではなかった」といった話になりやすいです。

書く前に、次の点を確認しておくとまとめやすくなります。

よくある質問

まとめ

契約更新のお知らせを書くときは、契約名、満了日、更新する場合の期限や手続き方法が伝わるようにしておくと、相手も動きやすくなります。

一方で、更新しない通知や契約終了のお知らせでは、終了日、最終対応、返却物、精算の書き方が大きく関わります。文面は長くなくても構いません。ただ、相手が次に何をすればいいのか分かる情報だけは抜けないようにしたいところです。

テンプレートを使う前は、契約書を見ながら通知期限や契約満了日を探すところで時間を取られがちです。テンプレートを使うときは、日付、契約名、担当者、金額、返却物だけ先にチェックしておくと、かなり整えやすくなります。