確認書は、取引や注文内容を文書化し、双方の認識のずれを防ぐためのビジネス文書です。
私はこれまで数百件以上の取引実務に携わり、確認書を活用することで「言った言わない」のトラブルを未然に防いできました。本記事では、無料で使える確認書テンプレートを紹介し、実務経験に基づいた書き方のポイントや失敗を防ぐコツを解説します。
確認書テンプレート一覧
確認書は用途によって内容が異なります。ここでは代表的なテンプレートを紹介します。
注文の確認書テンプレート
取引先から電話や口頭で注文を受けた際に、内容の齟齬を防ぐために作成する確認書です。
取引条件の確認書テンプレート
取引条件（納期・納入場所・支払方法など）を相手と明確にするための確認書です。
支払条件の確認書テンプレート
注文後に支払条件を明確化する目的で利用します。商品名・単価・納期・支払期日を記載します。
納期の確認書テンプレート
注文品の納期を明確にするために送付する確認書です。後日の納期トラブル防止に有効です。
確認書とは？
確認書とは、注文・契約・依頼内容を双方で確認するためのビジネス文書です。
特に口頭での約束を補強する役割があり、取引条件や支払条件、数量や納期などを明確化します。
確認書の基本的な書式
宛先・送付日・送付者・挨拶文・確認内容を明記するのが基本です。状況に応じて修正して使用します。
確認書作成のポイント
確認事項を明確にする
契約内容や支払条件、納期など、曖昧さを排除して明記することが重要です。
記載内容の正確性
誤字脱字や数値の誤りは信用を損なう原因となるため、丁寧にチェックします。
署名・捺印
双方が内容を承認した証明として署名や捺印を入れることが望ましいです。
保管方法
紙の原本はファイリング、電子データはバックアップ保存を徹底しましょう。
まとめ：確認書でスムーズな業務を
確認書は、自分と取引先との認識を一致させ、トラブルを未然に防ぐための重要な文書です。事前に確認書を作成しておくことで、以下のメリットを得られます。
- トラブル防止
- 業務効率化
- スムーズな業務フローの実現
確認書作成のポイント
- 確認事項を明確にする
- 正確な内容を記載する
- 署名・捺印する
- 安全に保管する
確認書は、少しの手間で大きなメリットを得られます。上記のポイントを参考に、目的に合った確認書を作成し、スムーズな業務フローを実現しましょう。
よくある質問（FAQ)
