出荷証明書は、取引の安全性や信頼性を確保するためのビジネス文書です。
私は過去に建設資材や製造業の出荷管理に携わった経験から、出荷証明書を正しく活用することで取引先とのトラブルを防ぎ、監査や検収の場面でも大きな効果を発揮することを実感しています。
この記事では、出荷証明書の基本知識から書き方から無料で使えるExcelテンプレートまで、実務経験に基づいた視点で解説します。
出荷証明書とは
出荷証明書とは、出荷日・出荷元・出荷先・製品名・数量などを記載し、出荷の事実を証明するための書類です。
納品書や送り状、検収書と並ぶ物流に欠かせない書類であり、取引の透明性を確保し、トラブル発生時の証拠としても利用されることもあります。
出荷証明書の役割
- 出荷内容を明確にし、誤出荷を防止する
- 取引先に対して信頼性を高める
- 検収や監査でのエビデンスとなる
- 品質保証やトレーサビリティの基礎資料となる
出荷証明書の書き方
出荷証明書には以下の項目を記載するのが一般的です。
- 出荷元（会社名・住所・担当者）
- 出荷先（取引先名・住所）
- 製品名・型番
- 数量・単位
- 備考（検査結果、特記事項など）
ポイント
- 日付や数量は正確に記入する
- 製品名や型番は誤記防止のためマスタから引用する
- 取引先から指定フォーマットがある場合はそれに従う
出荷証明書の種類と用途
納品書との違い
納品書は金額や取引条件を含むことが多く、会計処理にも使用されます。一方、出荷証明書は出荷の事実証明が中心です。
送り状との違い
送り状は運送業者が利用する配送用伝票であり、出荷証明書は社内外での出荷記録用に使われます。
検収書との関係
出荷証明書は出荷側が作成し、検収書は受領側が作成します。双方を照合することで取引の正確性を担保します。
出荷証明書エクセルテンプレート（無料DL）
シンプルで編集しやすい出荷証明書テンプレートを3種類用意しました。自社の取引形態に合わせてカスタマイズできます。
出荷伝票との違い
出荷証明書と似た書類に「出荷伝票」があります。出荷伝票は主に社内管理用であり、製品の出荷実績を記録するために使われます。両方を適切に使い分けることで、物流業務がスムーズになります。
関連ページ：出荷伝票テンプレート
よくある質問（FAQ)
まとめ
出荷証明書は、取引先との信頼関係を築き、トラブルを防ぐために欠かせない書類です。無料テンプレートを活用しながら、自社に最適なフォーマットに調整してください。
