突然の異動や退職時には、今までの業務引継書を作成する必要があります。
この記事では、これまで社内文書の作成支援を行ってきた文書専門チームが、実務経験に基づき「業務引継書テンプレート（Excel無料）」を紹介します。
急な異動・退職でも、後任者がスムーズに業務を引き継げるよう、実際の現場で役立つフォーマットを厳選しました。
【用紙サイズ別】業務引継書テンプレート(エクセル)
エクセル版の業務引継書テンプレートです。自身の業務で使いやすいテンプレートをダウンロードしてください。
※ 画像をクリックすると大きいサイズでご覧いただけます。
A4縦タイプ
業務引継書のエクセルテンプレート01
業務引継書のエクセルテンプレート02
業務引継書のエクセルテンプレート03
業務引継書のエクセルテンプレート04
業務引継書のエクセルテンプレート05
A4横タイプ
業務引継書のエクセルテンプレート06 A4横
【目的別】業務引継書テンプレート(エクセル)
目的によって引き継ぐ項目が異なるため、目的別のテンプレートを用意しています。
プロジェクト引継書
プロジェクトの進捗やタスクの担当者を明確に引き継ぐためのテンプレートです。
営業引継書
得意先情報・商談履歴・案件進行状況を整理して引き継げる営業専用のフォーマットです。
製造業向け引継書
製造ラインや工程管理の引継ぎに最適な、業務手順・注意点を記録できるテンプレートです。
サービス業向け引継書
接客手順やシフト対応、引き継ぎが多いサービス業に特化した引継書フォーマットです。
業務引継書とは
業務引継書とは、担当者が異動・退職する際に、業務内容や進捗状況を後任者に引き継ぐための文書です。
業務引継書の重要性
- 業務の円滑な移行：
前任者の経験や知識を明文化し、業務が止まらないようにする - 業務品質の維持：
伝達漏れを防ぎ、精度の高い業務引継ぎを実現 - ノウハウの蓄積：
属人化の排除とナレッジの共有に貢献 - リスクの軽減：
引継ミスによるトラブルや損失を予防
業務引継書の書き方と構成ポイント
1. 誰が読むかを想定
新入社員や異動者など、後任者の理解度に合わせて丁寧に記載。
2. 見出しや区切りで読みやすく
構成例：
- 業務の概要
- 具体的な手順やスケジュール
- 関係者の連絡先
- トラブル発生時の対応
- 関連資料・マニュアル
3. 情報の正確性を意識
- 更新日を明記
- 曖昧な言い回しを避ける
カスタマイズ例（業種別）
営業職向け
・引継項目に「得意先リスト」「訪問履歴」「見積進行中案件」などを追加
・引継項目に「得意先リスト」「訪問履歴」「見積進行中案件」などを追加
事務職向け
・「使用システム」「ファイル保管場所」「よくある問合せ対応」を記載
・「使用システム」「ファイル保管場所」「よくある問合せ対応」を記載
製造・工場系
・「工程フロー」「注意すべき作業」「部材の在庫管理」などを中心に記述
・「工程フロー」「注意すべき作業」「部材の在庫管理」などを中心に記述
よくある失敗と注意点
引継書が抽象的すぎる
→ 実務で「どの手順でどう動くか」を具体的に記載すること。
マニュアルを添付していない
→ 既存マニュアルや資料のリンクや保存場所も必ず記載。
引継後の確認がされていない
→ 引継完了後、後任者との確認ミーティングの設定が理想。
よくある質問（FAQ）
業務引継書テンプレートは無料で利用できますか？
はい。掲載している全てのテンプレートはExcel形式で無料ダウンロード可能です。商用利用も可能ですが、再配布・販売はご遠慮ください。
業務引継書テンプレートは編集できますか？
はい。Excel形式のため、用途に合わせて自由に編集・カスタマイズが可能です。セル追加やシート分割なども対応できます。
異動や退職のどれくらい前に引継書を作成すべきですか？
理想的には異動・退職の2週間〜1ヶ月前から準備を始め、後任者との引継ぎ期間を確保するのが望ましいです。
目的別テンプレートの使い分けはどうすればいいですか？
プロジェクト管理・営業・製造・サービス業など、業務の特性に応じて「目的別テンプレート」を使い分けてください。汎用テンプレートでは対応が難しい場合におすすめです。
業務マニュアルがあれば引継書は不要ですか？
マニュアルがあっても、引継書は必要です。引継書には「誰に」「どの業務を」「どの時点で」引き継ぐかという実務的な情報が記載されるため、マニュアルとは役割が異なります。
関連リンク
まとめ：引き継ぎ書は準備とコミュニケーション
業務引継書は単なる文書ではなく、組織の知識を次に伝える大切なツールです。テンプレートを活用し、漏れのないスムーズな引継ぎを実現しましょう。
