返信用封筒を同封して書類の返送をお願いするときは、送付状にひと言添えておくと相手が迷わず返送しやすくなります。封筒と書類だけでも伝わることはありますが、「いつまでに？」「何を返すの？」と受け取った側が止まることがあります。
返送が滞ると確認メールや電話が発生しがちで、実務では意外と面倒です。たった1枚の添え状ですが、あとから追いかける手間を減らす効果は十分あります。
このページでは、返信用封筒同封時に使える送付状のWordテンプレートと例文を紹介しています。会社名・書類名・返送期限を差し替えるだけで使える形にしてあります。
返信用封筒を同封するときの添え状テンプレート
- 同封書類、返信用封筒、返送期限をまとめて記載できる基本形です
- 取引先や社外向けにも使いやすい、少し丁寧な文面です
- 堅すぎない文面で、個人宛てにも読みやすい形です
- 問い合わせ先や返送先を入れたいときにも使いやすいテンプレートです
- 返送期限を明記できるので、回収状況を管理しやすい文面です
- 記入・捺印後に返送してもらう書類にも使いやすい形です
返信用封筒の添え状は、長く書きすぎなくても大丈夫です。
書く内容は、だいたい次の4つです。
- 何の書類を送ったのか
- 相手に何をしてほしいのか
- 返信用封筒で返送してほしいこと
- 返送期限がある場合はその日付
テンプレートを使う前に、まず「こちらが返送する書類」なのか、「相手に返送してもらう書類」なのかを確認しておくと、文面を選びやすいです。
ここを間違えると、文面が少し変になります。たとえば、こちらが書類を返すだけなのに「ご記入のうえご返送ください」と書いてしまうようなケースですね。実際、流用したテンプレートで起きやすいミスです。
書類の返送をお願いする例文
一般的な書類の返送依頼に使える文例です。申込書、確認書、同意書、届出書など、幅広い書類に使えます。
このたびは、下記書類をご確認いただきたく、送付いたします。
お手数をおかけいたしますが、内容をご確認のうえ、必要事項をご記入いただき、同封の返信用封筒にてご返送くださいますようお願い申し上げます。
・〇〇〇〇 1部
・返信用封筒 1通
返送期限
令和〇年〇月〇日（〇）まで
この文面は、会社から取引先へ送るときに使いやすい形です。
少し堅めなので、社外向け、法人向け、月末の事務処理などに向いています。担当者としては、返送期限を入れておくと後で確認しやすいです。「いつまででしたっけ？」と聞かれたときにも、送付状を見ればすぐ答えられます。
返信用封筒にてご返送くださいの文例
「返信用封筒にてご返送ください」は、失礼な表現ではありません。少し事務的ですが、ビジネス文書では普通に使います。
ただ、相手との関係によっては、少しやわらかくしてもよいでしょう。
内容をご確認のうえ、必要事項をご記入・ご捺印いただき、同封の返信用封筒にてご返送くださいますようお願いいたします。
なお、事務手続きの都合上、令和〇年〇月〇日（〇）までにご返送いただけますと幸いです。
もう少し短くするなら、次のような形でも十分です。
社内で何度も使うなら、短い方が扱いやすいです。毎回かしこまった文面にすると、確認する側も少し疲れます。取引先向けの正式な文書なら丁寧に、会員や個人宛てなら少しやわらかく、という使い分けでよいと思います。
個人宛てに送る場合の例文
個人宛ての場合は、あまり堅くしすぎない方が読みやすいです。学校、町内会、会員向けの書類、各種申込書の返送などでは、次のような文面が使いやすいでしょう。
いつもお世話になっております。
下記の書類を同封いたしましたので、ご確認をお願いいたします。
お手数ですが、必要事項をご記入のうえ、同封の返信用封筒に入れてご返送ください。
ご不明な点がございましたら、下記連絡先までお問い合わせください。
・〇〇〇〇 1部
・返信用封筒 1通
返送先
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-0-0
株式会社〇〇 〇〇部
個人宛てでは、「ご査収ください」などの言葉を入れると少し硬く感じることがあります。もちろん間違いではありませんが、相手が一般の方なら「ご確認をお願いいたします」くらいの方が自然です。
新人の担当者が最初に迷いやすいのも、このあたりです。ビジネス文書として丁寧にしようとして、かえって読みにくくなることがあります。個人向けなら、短く、何をしてほしいかが見える文面で十分でしょう。
返信用封筒を同封する場合の書き方
返信用封筒を同封する場合の添え状は、通常の送付状よりも「返送してもらう前提」がはっきりしています。
普通の書類送付状は、書類を送ったことを伝える文書です。一方、返信用封筒の添え状は、相手に記入・押印・確認などをしてもらい、そのうえで返送してもらうための文書です。
似ていますが、少し役割が違います。
このページでは、その中でも「返信用封筒を同封して返送をお願いする添え状」に絞って、Wordテンプレートと文例を掲載しています。
テンプレートを使うときは、本文だけでなく、同封書類の欄も見直してください。ここが古いままだと、封筒には2種類入っているのに、添え状には1種類しか書いていない、ということがあります。机の上で封入作業をしていると、こういう小さなズレはわりと起きます。
返送期限を書く場合
返送期限がある場合は、本文の中だけでなく、できれば「記」以下にも書いておくと見落とされにくいです。
たとえば、次のような形です。
令和〇年〇月〇日（〇）まで
本文には、少しやわらかく入れます。
「必ず〇日までに返送してください」と書くと強く見えることがあります。もちろん提出期限が厳密な書類なら、それでもかまいません。ただ、取引先やお客様向けなら「〇日までにご返送いただけますと幸いです」の方が角が立ちにくいです。
管理側の立場では、返送期限を入れておいた方が後処理が楽です。未返送リストを作るときにも、基準の日付がはっきりします。
同封書類を書く場合
同封書類は、箇条書きで書くのが無難です。
・〇〇申込書 1部
・記入例 1部
・返信用封筒 1通
返信用封筒も、同封書類の欄に入れておいた方が親切です。
実務では、封筒を入れ忘れたのか、相手が見落としたのか、あとから分からなくなることがあります。添え状に「返信用封筒 1通」と書いておけば、封入時の確認にも使えます。
封入作業を複数人で行う場合は、特にこの欄が便利です。書類を並べて、上から順番にチェックしていくだけなので、担当者が変わっても作業が崩れにくいです。
手書きで添え状を書く場合
手書きで添え状を書く場合も、内容はWordで作る場合とほとんど同じです。
ただし、手書きなら少し短めでよいでしょう。便箋や白い用紙に長い文章を書くと、かえって読みにくいことがあります。
お世話になっております。
書類を同封いたしましたので、ご確認をお願いいたします。
お手数ですが、ご記入のうえ、同封の返信用封筒にてご返送ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
手書きの場合は、字のきれいさよりも、読み間違えがないことを優先した方がよいです。特に日付、書類名、返送期限は、少し大きめに書くと安心です。
個人的には、返送期限がある書類はWordで作る方が楽だと思います。日付の修正も簡単ですし、同じ書類を複数人に送るときも使い回せます。手書きは、1通だけ送る場合や、少し個別感を出したいときに向いています。
返信用封筒を使うときの注意点
返信用封筒を同封するときは、添え状の文面だけでなく、封筒そのものも確認しておきたいところです。
よくあるのは、切手の貼り忘れ、宛名の書き間違い、返送先の部署名漏れです。どれも小さなことですが、相手の手を止めます。
特に月末や年度末は、書類が一気に動きます。机の上に封筒、申込書、控え、返信用封筒が並んでいると、1通だけ中身が違う、ということもあります。添え状は、その確認用のメモとしても使えます。
宛名・切手・返信先を確認する
返信用封筒を入れる前に、次の点を確認しておくと安心です。
- 返信先の住所が正しいか
- 会社名・部署名・担当者名に漏れがないか
- 切手が貼られているか
- 料金不足にならないか
- 封筒のサイズが返送書類に合っているか
A4書類を折らずに返してもらいたい場合は、返信用封筒のサイズも確認した方がよいです。長形3号の封筒を入れてしまうと、相手は三つ折りで返送することになります。
契約書や押印書類など、折り目を避けたい書類では、角形2号などを使う方が自然です。このあたりは会社の運用にもよりますが、あとでスキャンする書類なら、折り目が少ない方が扱いやすいですね。
「ご返送ください」の自然な言い換え
「ご返送ください」は普通に使える表現です。失礼ではありません。
ただ、文面が少し強く見えるときは、次のように言い換えるとやわらかくなります。
- ご返送くださいますようお願いいたします
- ご返送いただけますと幸いです
- 同封の返信用封筒にてお送りください
- ご記入のうえ、ご返送をお願いいたします
取引先向けなら、次の文面が使いやすいです。
個人向けなら、こちらの方が自然です。
「ご返送のほどよろしくお願いいたします」も使えますが、何を返送するのかが分かりにくい場面では、書類名を入れた方が親切です。
この方が、受け取った側は迷いません。
