返信用封筒を同封して書類の返送をお願いするときは、添え状に「何を返すのか」「いつまでに返すのか」を入れておくと、相手が迷いにくくなります。
封筒と書類だけでも伝わることはあります。ただ、受け取った側から見ると「この書類は返送するの？保管するの？」と一瞬止まることがあります。月末の申込書回収や契約書のやり取りでは、この小さな迷いがあとで確認メールや電話につながりがちです。
このページでは、返信用封筒にてご返送くださいの文例と、返信用封筒を同封するときに使える添え状テンプレートを紹介します。会社名、書類名、返送期限を差し替えて使えるWord形式です。
「返信用封筒にてご返送ください」は失礼？そのまま使える文例
「返信用封筒にてご返送ください」は、ビジネス文書でも使える表現です。少し事務的に見えることはありますが、失礼な言い方ではありません。
取引先やお客様向けで少し丁寧にしたい場合は、「ご返送くださいますようお願いいたします」とすると、やわらかい印象になります。
返送期限を入れる場合は、次のように続けます。
急ぎすぎた文面にすると、相手によっては少し強く見えます。実務では、「〇日までにご返送ください」と言い切るより、「〇日までにご返送いただけますと幸いです」の方が使いやすい場面が多いです。
返信用封筒を同封するときの添え状テンプレート
- 同封書類、返信用封筒、返送期限をまとめて書ける基本形です
- 取引先や社外向けにも使いやすい、少し丁寧な文面です
- 堅すぎない文面で、個人宛てにも読みやすい形です
- 問い合わせ先や返送先を入れたいときにも使いやすいテンプレートです
- 返送期限を明記できるので、回収状況を管理しやすい文面です
- 記入・捺印後に返送してもらう書類にも使いやすい形です
返信用封筒がある場合の送付状に書く内容
返信用封筒の添え状は、長く書かなくても大丈夫です。むしろ、返送してほしい内容が見える方が親切です。
書く内容は、だいたい次の4つです。
- 何の書類を送ったのか
- 相手に何をしてほしいのか
- 同封の返信用封筒で返送してほしいこと
- 返送期限がある場合はその日付
テンプレートを使う前に、まず「こちらが書類を返送する」のか、「相手に返送してもらう」のかを確認しておくと、文面を選びやすくなります。
ここを間違えると、文章が少し変になります。たとえば、こちらが書類を返すだけなのに「ご記入のうえご返送ください」と書いてしまうケースです。前に使った送付状をそのまま流用したときに、わりと起きます。
書類の返送をお願いする例文
申込書、確認書、同意書、届出書など、相手に記入して返送してもらうときの文例です。
このたびは、下記書類をご確認いただきたく、送付いたします。
お手数をおかけいたしますが、内容をご確認のうえ、ご記入・ご捺印いただき、同封の返信用封筒にてご返送くださいますようお願い申し上げます。
・〇〇〇〇 1部
・返信用封筒 1通
返送期限
令和〇年〇月〇日（〇）まで
会社から取引先へ送るなら、このくらいの文面が扱いやすいです。
返送期限を入れておくと、あとで確認しやすくなります。担当者の立場だと、未返送の相手に連絡するときも「送付状に記載の〇日までに」と言えるので、話が早いです。
短く書く場合の文例
あまり堅くしたくない場合や、社内・会員向けの案内では、短い文面でも十分伝わります。
もう少し丁寧にするなら、次の形です。
毎回かしこまった文章にすると、読む側も少し疲れます。取引先向けは丁寧に、個人向けは短めに。現場ではこのくらいの使い分けで落ち着くことが多いです。
個人宛てに送る場合の例文
個人宛ての場合は、あまり硬い言葉を入れすぎない方が読みやすいです。学校、町内会、会員向けの書類、各種申込書の返送などでは、次のような文面が使いやすいでしょう。
いつもお世話になっております。
下記の書類を同封いたしましたので、ご確認をお願いいたします。
お手数ですが、ご記入のうえ、同封の返信用封筒に入れてご返送ください。
ご不明な点がございましたら、下記連絡先までお問い合わせください。
・〇〇〇〇 1部
・返信用封筒 1通
返送先
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-0-0
株式会社〇〇 〇〇部
個人宛てでは、「ご査収ください」よりも「ご確認をお願いいたします」の方が自然に読めることがあります。もちろん間違いではありませんが、一般の方に送るなら、何をしてほしいかがすぐ分かる表現の方が親切です。
新人の担当者が迷いやすいのもこのあたりです。丁寧にしようとして言葉を足しすぎると、かえって読みにくくなります。
返信用封筒を同封する添え状の書き方
返信用封筒を同封する場合の添え状は、通常の送付状よりも「返送してもらう前提」がはっきりしています。
通常の送付状は、書類を送ったことを伝える文書です。一方、返信用封筒の添え状は、相手に記入・押印・確認などをしてもらい、そのうえで返送してもらうための文書です。
似ていますが、役割は少し違います。
このページでは、その中でも「返信用封筒を同封して、相手に返送をお願いする添え状」に絞って、Wordテンプレートと文例を掲載しています。
テンプレートを使うときは、本文だけでなく、同封書類の欄も見直してください。ここが古いままだと、封筒には3点入っているのに、添え状には2点しか書いていない、というズレが起きます。
封入作業をしている机の上で、申込書、控え、返信用封筒、案内文が並んでいると、1通だけ中身が違うこともあります。添え状は、相手に見せるためだけでなく、こちら側の封入チェックにも使えます。
返送期限を書く場合
返送期限がある場合は、本文の中だけでなく、「記」以下にも書いておくと見落とされにくくなります。
令和〇年〇月〇日（〇）まで
本文では、次のように少しやわらかく入れます。
「必ず〇日までに返送してください」と書くと、やや強く見えることがあります。提出期限が厳密な書類ならその書き方でもよいですが、取引先やお客様向けなら「ご返送いただけますと幸いです」の方が使いやすいです。
管理側としては、返送期限があるだけで後処理がかなり楽になります。未返送リストを作るときも、基準の日付がはっきりします。
同封書類を書く場合
同封書類は、箇条書きで書くと確認しやすくなります。
・〇〇申込書 1部
・記入例 1部
・返信用封筒 1通
返信用封筒も、同封書類の欄に入れておく方が無難です。
実務では、封筒を入れ忘れたのか、相手が見落としたのか、あとから分からなくなることがあります。添え状に「返信用封筒 1通」と書いておけば、封入時のチェックにもなります。
複数人で封入する場合も、この欄があると作業が崩れにくいです。書類を並べて、上から順番に見ていくだけなので、担当者が変わっても確認しやすいです。
手書きで添え状を書く場合
手書きで添え状を書く場合も、内容はWordで作る場合とほとんど同じです。
ただし、手書きなら短めでよいでしょう。便箋や白い用紙に長い文章を書くと、かえって読みにくくなることがあります。
お世話になっております。
書類を同封いたしましたので、ご確認をお願いいたします。
お手数ですが、ご記入のうえ、同封の返信用封筒にてご返送ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
手書きの場合は、字のきれいさよりも、読み間違えがないことを優先した方が安心です。特に日付、書類名、返送期限は、少し大きめに書くと読みやすくなります。
個人的には、返送期限がある書類はWordで作る方が楽です。日付の修正もすぐできますし、同じ書類を複数人に送るときも使い回せます。手書きは、1通だけ送る場合や、少し個別感を出したいときに向いています。
返信用封筒を同封するときの注意点
返信用封筒を同封するときは、添え状の文面だけでなく、封筒そのものも見ておきたいところです。
よくあるのは、切手の貼り忘れ、宛名の書き間違い、返送先の部署名漏れです。どれも小さなことですが、相手の手を止めます。
特に月末や年度末は、書類が一気に動きます。机の上に封筒、申込書、控え、返信用封筒が並んでいると、1通だけ中身が違うこともあります。添え状は、その確認用のメモとしても使えます。
宛名・切手・返信先を確認する
返信用封筒を入れる前に、次の点を確認しておくと安心です。
- 返信先の住所が正しいか
- 会社名・部署名・担当者名に漏れがないか
- 切手が貼られているか
- 料金不足にならないか
- 封筒のサイズが返送書類に合っているか
A4書類を折らずに返してもらいたい場合は、返信用封筒のサイズも確認した方がよいです。長形3号の封筒を入れてしまうと、相手は三つ折りで返送することになります。
契約書や押印書類など、折り目を避けたい書類では、角形2号などを使う方が自然です。あとでスキャンする書類なら、折り目が少ない方が扱いやすいです。
「ご返送ください」の自然な言い換え
「ご返送ください」は普通に使える表現です。失礼ではありません。
ただ、文面が少し強く見えるときは、次のように言い換えるとやわらかくなります。
- ご返送くださいますようお願いいたします
- ご返送いただけますと幸いです
- 同封の返信用封筒にてお送りください
- ご記入のうえ、ご返送をお願いいたします
取引先向けなら、次の文面が使いやすいです。
個人向けなら、こちらの方が自然です。
「ご返送のほどよろしくお願いいたします」も使えますが、何を返送するのかが分かりにくい場面では、書類名を入れた方が親切です。
この方が、受け取った側は迷いません。
