ミス・トラブル対応

社員証・鍵紛失の始末書テンプレート｜Word無料・施錠忘れの例文

社員証・鍵紛失の始末書テンプレート（Word・無料）

配布：Word ／ スマホ作成：汎用PDF

社員証の紛失について経緯と対応を書く始末書Wordの見本

社員証・入館証の紛失

Word
A4縦・1枚
文例入り
社員証を紛失し、上長と管理担当者へ報告した場合の文例です。入館証・セキュリティカードに使う場合は、名称や機能、利用停止の対応状況を書き換えてください。
Wordをダウンロード

会社の鍵の紛失

Word
A4縦・1枚
文例入り
会社の通用口の鍵を紛失した場合の始末書Wordの見本
会社の通用口の鍵を紛失した文例です。鍵の用途・本数、探索と報告の状況、防犯上の対応について確認した内容を記入します。
Wordをダウンロード

事務所の施錠忘れ

Word
A4縦・1枚
文例入り
退社時に事務所入口の施錠を確認しなかった場合の始末書Wordの見本
退社時に入口の施錠を確認せず、翌朝に無施錠と分かった文例です。報告先・時刻、確認した範囲と結果を実際の内容へ変更します。
Wordをダウンロード
3点とも社内提出用で、文章を直接編集するWordです。宛先・氏名・日時と［　］内を修正し、当てはまらない文は削除してください。スマホ用PDFは別の汎用書式です。
テンプレートの利用に関して
始末書の完成を待たず、社内へ報告してください

紛失や無施錠に気づいたら、上長・管理担当者など、会社で決められた連絡先へ速やかに報告します。入退室機能付きカードは利用停止を依頼し、物理的な鍵は交換などの対応を担当者と確認してください。
参考：IPA「組織における内部不正防止ガイドライン」Q&A9

紛失・施錠忘れの始末書に書く内容

紛失した時刻が不明なら、最後に所持を確認した日時と、紛失に気づいた日時を分けます。探し終えるまで報告を待たず、分かっていることと確認中のことを整理してください。
確認項目 記載する内容
対象・日時 紛失した物の名称・機能・数量、最後に所持した日時。施錠忘れは対象の扉・退勤時刻。
発覚の経緯 誰が、いつ、どこで気づいたか。紛失場所が不明なら、その旨も記載する。
報告・対応状況 報告先と時刻、停止や確認を依頼した内容、担当者の回答、未完了の対応。
原因・再発防止 確認できた管理上の不備と、今後どの場面で何を確認するか。原因が未確定なら、その旨を記載する。
社員証には、氏名などを表示するものと、入退室などの機能を持つものがあります。必要な対応を管理担当者に確認し、「停止を依頼した日時」と「停止完了を確認した日時」を分けます。依頼しただけの段階で「停止済み」と書かないでください。
参考：キヤノン「社員証・身分証」機能の違い

紛失・施錠忘れの記入例と確認点

社員証・入館証を紛失した場合

以下は、入退室機能付きの社員証を紛失した場面の架空の記入例です。配布Wordを書き換える際は、停止完了の連絡や確認中の事項を実際の対応状況へ変更してください。
私は、〇年〇月〇日午後6時30分、帰宅時に入退室機能付きの社員証1枚を所持していないことに気づきました。最後に所持を確認したのは同日午後6時の退勤時で、紛失した場所と時刻は確認できていません。
同日午後6時35分に上長と管理担当者へ報告し、利用停止を依頼しました。午後6時50分に担当者から停止完了の連絡を受けました。立ち寄った場所へ問い合わせましたが、〇月〇日時点では見つかっていません。不正な入退室の有無は、担当者が記録を確認中です。
退勤時に社員証を外した後、専用ケースに戻さず、所持を確認しないまま移動したことを反省しております。今後は社内の携行ルールに従い、外した際は決められた保管場所へ戻し、移動前に所持を確認します。
このたびは、会社ならびに関係者の皆様にご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。

会社の鍵を紛失した場合

どこの扉・ロッカーに使う鍵か、本数、最後に使った時点を整理します。鍵交換や施錠方法の変更は管理担当者と確認し、依頼した内容と、決定・実施された対応を分けて記載してください。

事務所の施錠を忘れた場合

無施錠だった場所、退勤・発覚・報告の時刻を整理します。備品や書類、入退室記録を誰がどこまで確認したかも記載し、未確認の事項を「被害なし」としないでください。情報漏えいの可能性があれば、社内の情報管理担当者へ報告します。
参考：個人情報保護委員会「通則編」3-5-2

原因に合わせた再発防止策の書き方

社員証なら、取り外した後の保管場所と、移動前の所持確認を具体化します。鍵なら、使用後の返却場所と本数確認を記載します。施錠忘れなら、扉の施錠状態を確認して記録し、途中で作業を中断したときは確認をやり直すなど、実行する行動を書きます。
自分で変える行動と、複数名による確認や設備変更など会社の承認が必要な対策は分けてください。相談中の案を、実施が決まった対策として書かないようにします。

再発行費用・弁償は、手続と分けて確認する

再発行や鍵交換への協力と、費用の負担は分けて考えます。金額や負担範囲を確認せずに「全額を支払う」「会社の判断に従う」と約束する文は入れないようにします。会社に損害が生じても、当然に全額が本人負担になるわけではありません。負担を求められた場合は、請求の根拠・金額・負担範囲を確認し、給与からの控除についても別に確認してください。
参考：厚生労働省「確かめよう労働条件」損害賠償・賃金控除のQ&A

よくある質問

鍵や社員証をなくしたら、必ず始末書が必要ですか？

提出の要否・期限・書類名は、会社の規程や上長の指示を確認します。始末書が必要か分からない段階でも、紛失の報告と必要な対応の確認は先に行ってください。

警察への遺失届も必要ですか？

国内の通勤経路や店舗などで落とした可能性がある場合は、遺失届を提出し、利用した交通機関・施設にも問い合わせます。会社や自宅内での紛失は遺失届の対象外です。届け出た場合は、届出先・日付・受理番号を控えてください。
参考：警察庁「遺失届とは？」、施設で落とし物をした場合

社員証や鍵が見つかったら、そのまま使えますか？

管理担当者へ発見を報告し、利用再開や再発行済みの旧カード・鍵の扱いを確認します。遺失届を出した物を自分で見つけた場合は、届出先にも連絡してください。
参考：神奈川県警察「落とし物をしたときは？」

この記事を書いた人
ビズルート編集部（山中恵）
ビズルート編集部（山中恵）
中小企業の現場で実際に求められる業務効率化を支援する、株式会社エクシアのWebメディアチームです。 私たちは20年以上にわたり、ITツールの導入支援や書類作成の自動化に取り組んできました。

その経験を活かし、「役立つテンプレート」や「書類作成のコツ」をわかりやすく紹介しています。

現場で培った実務知識をもとに、中小企業や個人事業主の方々が日々の業務を効率化できるようサポートしています。 著者プロフィール詳細