出勤簿は、労働者名簿・賃金台帳とならぶ「法定三帳簿」のひとつです。業種や従業員数にかかわらず作成が求められるため、どんな事業所でも避けて通れない書類といえます。
とはいえ、「システムを入れるほどではないけれど、ちゃんと管理したい」という事業所も多いのではないでしょうか。私たちはこれまで、中小企業や飲食・小売の現場で勤怠管理をサポートしてきました。その中で、そういった声をたびたび耳にしてきました。
そこで、その経験をもとにすぐ使える出勤簿テンプレートを用意しました。エクセル・PDF形式で無料ダウンロードできます。
出勤簿テンプレート
用途や記録スタイルに合わせて選べるよう、シンプルなものから集計機能付きまで複数のテンプレートを用意しています。まずは使い方のイメージに近いものを選んでみてください。
1ヶ月のシンプルな出勤簿
1ヶ月分の出退勤をひとつの表にまとめた、シンプルなテンプレートです。
エクセル・PDF形式でダウンロードできます。紙に印刷して手書きで記入してもらうだけなので、ITが得意でない職場でも、すぐに運用を始められます。
集計欄のある出勤簿
日付ごとの出退勤記録に加え、出勤日数・有給・早退・深夜残業などをひとつの表で把握できるテンプレートです。集計欄は手入力式なので、月末にまとめて確認・記入する使い方が現場ではよく定着しています。
多いテンプレートです。
カレンダー形式の出勤簿
カレンダー形式で出勤を管理する出勤簿です。月ごとのシートと、6ヶ月分をまとめて管理できる2種類のExcelテンプレートを用意しています。
12ヶ月の出勤簿
12ヶ月間(1年分)の出勤と退勤を記載できる出勤簿テンプレートです。A4縦の用紙に出勤時間と退勤時間を記入していきます。
よくいただきます。月をまたいで把握できるため、そういった職場からよく選ばれているテンプレートです。
出勤簿とは
出勤簿とは、従業員の労働日数や労働時間、残業・休日出勤などを記録・管理する帳簿のことです。
出勤簿・労働者名簿・賃金台帳の3つは「法定三帳簿」として労働基準法で定められています。ただし、出勤簿のフォーマットに決まった形式はなく、始業・終業時間を含む出勤状況が確認できれば、どのような形式で管理しても問題ありません。
以前は自己申告による記録でも認められていましたが、2019年4月からはタイムカードなど客観的に時間を把握できる手段との併用が求められるようになりました。現場での運用を見直すきっかけになった事業所も多かったようです。
詳細は厚生労働省のガイドラインでご確認ください。
厚生労働省：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン
出勤簿の書き方
Excelで管理する場合は、出勤・退勤時間をセルに入力していくだけです。
残業があればその時間も記録し、上司が確認・承認する流れが多いようです。
あらかじめ計算式を組んでおくと、入力するだけで月の労働時間・残業時間・出勤日数が自動で集計されます。手書きに比べて月末の締め作業がかなり楽になったという声をよくいただきます。
現場で見えてきた、出勤簿のつまずきポイント
打刻データと出勤簿がズレている
タイムカードや勤怠システムの記録と、出勤簿の内容が一致していないケースは意外と多いです。「とりあえず書いた」記録が実態と離れていると、労基署の調査が入ったときに説明がつかなくなります。
退勤時間の記入漏れ
出勤時間は書いても、退勤時間を書き忘れる——これが残業集計の誤りにつながります。月末にまとめて記入しようとすると、記憶が曖昧になりがちなので、その日のうちに記録する習慣が大切です。
休日出勤・有給の扱いが曖昧なまま
「出勤」と書いてあるだけで、それが休日出勤なのか振替なのか有給なのかわからない記録をよく見かけます。後から確認しようとしても、担当者しか事情を知らないことも多く、引き継ぎの際に困るケースがあります。
フォーマットが古いまま
法改正や社内ルールの変更があっても、何年も前のフォーマットを使い続けている事業所は少なくありません。年に一度、項目が現状に合っているか見直す機会を設けるといいでしょう。
よくある質問（FAQ）
本ページは、ビジネス文書テンプレートサイト「Bizroute」を運営する株式会社エクシア（2001年創業）により制作・監修されています。
株式会社エクシアではこれまで、
- 業務システム開発（在庫管理・業務管理など）
- Web制作・業務効率化支援
- 帳票テンプレート設計
などを手がけており、実務ベースでの業務フロー設計に強みがあります。
本テンプレートは、出勤管理において実際の業務で起きやすい
- 出勤・退勤時刻の記入漏れや不統一
- 休憩時間・残業時間の未記録
- 勤務日数・労働時間の集計ミス
といったトラブルを防ぐ目的で設計しています。
そのため本テンプレートでは、「出退勤時刻の明確化」「休憩・残業の記録欄」「合計時間・日数の把握しやすさ」を基本設計としています。
■ 著者
Bizroute編集部（株式会社エクシア）
■ 監修
株式会社エクシア
■ 最終更新日
■ 用途
出勤簿／勤怠管理／勤務時間の記録／給与計算の基礎資料
