ToDoリストは、作ってもなかなか管理や運用ができませんよね。
しかし、ToDoリストの作り方やコツを覚えれば、仕事の漏れや遅延を無くしてタスクを上手に管理できるようになるかもしれません。
この記事では、ToDoリストを使って作業を上手に管理するためのコツや共有化の方法について紹介します。
仕事で役立つToDoリストの作り方を学んで自分だけのToDoリストを作成してください。
ToDoリストとは
ToDoリストとは「やらなくてはいけないこと」を１つの作業としてリストにすることです。
ToDoリストには決まった書き方や方法はないので、パソコンやスマホでツールを使って作る他にも、メモ帳に書いたり、付箋に書いて貼っておくのでもかまいません。
仕事で使う場合は、やることリストをチームで共有して各作業に担当者を割り振るといったことも可能です。
仕事で使うToDoリストの作り方
ToDoリストには、決まった形式はないので自分で自由に作ってかまいません。ここでは、仕事でToDoリストを利用するための一般的な作り方を紹介します。
２．期限を設定する
３．ToDoリストを参照して仕事を行う
４．作業が完了したらチェックを入れる
５．ToDoリストを見直して再度リスト化する
１．やるべき作業を書き出す
まずは、ToDoリストに加えるために「やるべき作業」を書き出します。最初は、順序や作業の難しさなどは考慮せずにとにかく、やるべきと思ったらすべて書き出すことが大事です。
定型の作業や、細かい作業なども書きだします。「できればやる」「できればやりたい作業」といった不確かな作業はToDoリストには入れずに別の場所にリストしておきます。
２．期限を設定する
各作業をどのぐらいの時間で行うのか、希望の期限を設定します。目標値を設定しておくことで、どの作業にどの程度の時間をかければいいのか全体の作業量が見えてきます。
初めての作業でどのぐらいの時間がかかるかわからない場合でもおおよその期間を設定しておきます。
３．ToDoリストを参照して仕事を行う
ToDoリストに追加した作業リストを参照しながら実際に業務を行います。
ポイントとしては、その作業にどのぐらいの時間がかかったのかを計測しておくことです。作業の時間がわかれば、次にToDoリストを作成したときに正確な期限を設定できます。
４．作業が完了したらチェックを入れる
作業が完了したら、随時チェックを入れて完了を記録します。
作業の完了を記録することで、達成感を得られるのでやる気がでる上に、あとどれぐらいの作業をすればいいのかが一目でわかるようになります。
５．ToDoリストを見直して再度リスト化する
ToDoリストは一度作って終わりではありません。作ったリストの作業をを実際にやってみると、「期間が短すぎる」「長すぎる」「この作業は不要」など作業の詳細がわかってきます。
実際にやってみた作業の内容とかかった時間を見直して、再度ToDoリストを修正していきましょう。
ToDoリストを使いこなす４つのコツ
ToDoリストを作成しても実際にリストを使ってスムーズに作業ができなければ意味がありません。 しっかりとToDoリストを使って作業するための４つのコツを紹介します。
1.作業を細分化する
作業を書きだすときに、作業期間が長いものがある場合は作業を細かく分解できないか考えてみます。
作業を細分化することで「どこまで終わっているのか」「あとどれぐらいで終わるのか」がわかりやすくなります。
2.ツールを使う
ToDoリストの作成ツールは自分に合うものなら制限はありません。メモ帳とボールペン、付箋紙といったアナログのツールでも、PCやスマホで手軽に作成しても問題ありません。
自分に使いやすいツールを見つけるにはいろいろ使ってみることが大切です。ToDoリストを作っても、なぜか続かないという場合は、意外にツールのせいということもあります。
3.無謀な作業を入れない
いつまでたってもToDoリストが完了しないという場合、意外に多いのが達成が難しすぎるタスクが入っていることです。
達成が困難なタスクが多いと達成感が得られず、いつのまにかToDoリストを使っての作業がイヤになってしまいます。作業を細かく細分化したり、達成しやすい期間や方式に変更してください。
4.作業は具体的に記載する
仕事で使うためのToDoリストを作るコツは、具体的な作業の内容を記載することです。具体的な数値を書かない達成条件では、いつ作業が完了したのかがわかりにくいです。
例えば、「新規営業を行う」では抽象的すぎて、営業を何件行えばいいのかわかりません。「新規営業を10件行う」といった具体的な数字が入ることでわかりやすい作業になります。
ToDoリストを共有する
１人でToDoリストを作って自分だけが作業するなら共有化は必要ありませんが、チームの作業や進捗を誰かに確認してもらう場合にはToDoリストを共有する必要があります。
以下では、ToDoリストを共有化する方法をそれぞれの方法で紹介します。
エクセルで共有
エクセルを共有するには、自分のパソコンや会社の共有サーバー上にファイルをコピーしてフォルダを共有化する必要があります。その場合、同時に編集はできないので誰かが編集している場合、別の人は読み取りしかできません。
また、エクセルを社内のファイルサーバーで共有すると特別な設定をしないと社外からスマホなどではアクセスできないという不便さもあります。
エクセルのようなスプレッドシートならなんでもいいというなら、google スプレッドシートが便利です。エクセルと同じような機能でスマホや自宅などからネットでアクセスできます。
Lineで共有
Lineでタスクの管理をしたい場合は、LineWorksを使えば可能です。チームでノートや予定、ファイル、カレンダーなどを共有できるので組織やプロジェクトのメンバーとコミュニケーションがはかれます。
まとめ
ToDoリストの作り方やコツ、共有する方法について紹介しました。ToDoリストは、作るのは簡単ですが実際に作業をリストして使い続けることは意外にできません。
作業を効率的に行うには、自分に合ったToDoリストを行うためのツールを見つけて実践することです。タスク管理をやってみなければ、効率的に行う方法も見つからないからです。
まずは、適切なツールを探しタスク管理を行ってみてください。
