理由書は、社内のミスやトラブル対応だけでなく、役所への届け出や申請の場面でも使われる文書です。このページでは、すぐ使えるWordの理由書テンプレートを、汎用版から例文つきまでまとめています。
理由書とは？
理由書は、会社や官公庁に対して、ある出来事や判断に至った理由を文書で説明するときに使う書類です。実際には、次のような場面で使われます。
・車検証やナンバープレートを紛失し、陸運局に届け出るとき
・就労ビザの申請で入管に事情を説明するとき
・納期や業務の遅れが出たときの報告
理由書は、「何があったのか」「なぜそうなったのか」を整理して伝えるための文書です。顛末書や謝罪文とは役割が少し違います。
理由書テンプレート
汎用版、無断欠勤、納期遅延の3種類を用意しました。状況に合わせて、そのまま使いやすい形にしています。
汎用的な理由書テンプレート
汎用版のテンプレートです。前文はあえて用途を限定していないので、業種や提出先を問わず使いやすい形です。「記」以下に、経緯と理由を整理して書き入れてください。
無断欠勤の理由書テンプレート
無断欠勤があったときに、上司や管理者が会社へ提出する想定の理由書テンプレートです。無断欠勤では本人がすぐに書けないこともあるため、その点をふまえて作っています。日付や事情を書き換えれば、遅刻時の理由書として使うこともできます。
納期遅延の理由書テンプレート
製造や納品が遅れたときに、取引先や社内へ提出するための理由書テンプレートです。遅れた原因だけでなく、影響範囲や今後の対応まで書いておくと、相手にも状況が伝わりやすくなります。
理由書の書き方と構成ポイント
理由書に厳密な決まった書式があるわけではありませんが、読んだ相手が「何が起きて、なぜそうなったのか」をすぐ追える形にしておくのが基本です。ここでは、実務で使いやすい構成をまとめています。
基本構成
- 件名（「理由書」と明記する）
- 提出日
- 宛名（部署名・役職・氏名）
- 作成者情報（部署・氏名・押印）
- 本文（「いつ・何が起きたか」から入り、原因・背景・対応の順に整理する）
- 結び（必要に応じて、謝意や今後の対応方針を一文添える）
書き方のコツ
- 事実関係は時系列で並べる
- 主観や感情は入れすぎず、確認できる事実を中心に書く
- 背景や原因は「思います」で終わらせず、状況や根拠が伝わる形でまとめる
- 必要があれば、対応策や再発防止の方向まで書いておく
よくある質問（FAQ）
まとめ
理由書は、トラブルや判断に至った理由を説明するための文書です。顛末書と似ていますが、顛末書が全体の経緯や対応を含めた報告であるのに対して、理由書は「なぜそうなったのか」の説明に重心があります。
理由書の役割は、謝ることよりも、事実を整理して相手に伝えることです。そのため謝罪の言葉は必須ではありませんが、提出先から求められている場合は、最後に短く添える形でも問題ありません。
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