理由書は、会社でミスやトラブルがあったときに作成するビジネス文書です。また、役所で届けを出すときに「理由書」を求められることがあります。
監修：
ビジネス文書専門チーム（企業・官公庁向け帳票作成実績10年以上） これまで数百件以上の理由書作成・修正をサポートした経験をもとに、実務で使える理由書テンプレートと正しい書き方を解説します。
ビジネス文書専門チーム（企業・官公庁向け帳票作成実績10年以上） これまで数百件以上の理由書作成・修正をサポートした経験をもとに、実務で使える理由書テンプレートと正しい書き方を解説します。
理由書とは？
理由書は、会社や官公庁に対し、特定の出来事や判断の理由を文書で説明する公式書類です。
主な提出例は以下の通りです。
・会社でのミスやトラブル発生時の報告
・陸運局への車検証・ナンバープレート紛失届
・入管への就労ビザ申請理由説明
・納期遅延や業務遅延の理由報告
・陸運局への車検証・ナンバープレート紛失届
・入管への就労ビザ申請理由説明
・納期遅延や業務遅延の理由報告
【ポイント】
理由書は事実経過と背景を整理して説明する文書であり、顛末書や謝罪文とは目的が異なります。
理由書は事実経過と背景を整理して説明する文書であり、顛末書や謝罪文とは目的が異なります。
理由書テンプレート
ワードの理由書テンプレートをシンプルで汎用的なもの、無断欠勤時の例文サンプル、納期遅延の例文サンプルの３種類紹介します。
汎用的な理由書テンプレート
汎用的な理由書のテープレートです。前文には特に特定の内容を記載していないので、どのような内容にも使用できます。
記書きにトラブルの理由や経緯を記載してください。
無断欠勤の理由書テンプレート
無断欠勤時に提出する理由書の例です。本人ではなく、上司が作成するパターンを想定。遅刻理由書にも応用可能です。
納期遅延の理由書テンプレート
製造や納品が遅れた場合の理由書。遅延の理由、影響範囲、改善策などを記載します。
理由書の書き方と構成ポイント
📄 基本構成
- 件名（理由書）
- 提出日
- 宛名（部署名・役職・氏名）
- 作成者情報（部署・氏名・押印）
- 本文（経緯・理由・背景・対応策）
- 結び（必要に応じて謝意）
✏ 書き方のコツ
- 事実関係を時系列で整理する
- 主観や感情よりも客観的な情報を重視
- 背景や原因は根拠を添えて説明
- 対応策や再発防止案を明記
よくある質問（FAQ）
理由書とは何ですか？
理由書とは、特定の出来事や判断に至った経緯や理由を説明する公式文書です。会社や官公庁への提出が必要な場合があり、事実関係を整理し、客観的に記載することが求められます。
理由書と顛末書・始末書の違いは何ですか？
理由書は事実や経緯の説明が目的で、謝罪や反省は必須ではありません。顛末書は原因や対策まで含めた報告書で、始末書は謝罪や反省を明確にする文書です。
理由書には謝罪文を入れるべきですか？
基本的には必要ありませんが、依頼者や会社の指示がある場合は最後に一文を加えることがあります。
理由書のテンプレートは無料で使えますか？
はい。当ページで紹介している理由書テンプレートはWord形式で無料ダウンロードできます。登録不要で利用可能です。
理由書を書く際の注意点はありますか？
感情的な表現は避け、5W1Hで事実を整理して記載することが重要です。提出先や目的に合わせたフォーマットを使用しましょう。
まとめ
理由書のテンプレートと書き方、例文サンプルを紹介しました。理由書は、トラブルが起こった因果関係を中心に記載しますが、顛末書と内容的には似通っています。
理由書の目的は謝罪や反省ではなく、起こった事実を整理して説明することなので謝罪の言葉は不要ですが、会社や相手先から求められた場合は、最後に盛り込むことも必要です。
