理由書テンプレート無料｜書き方・例文・事由書との違い【Word】

理由書は、社内でのミスやトラブルの説明、役所への届出、取引先への事情説明などで使う文書です。口頭では伝えたつもりでも、あとから「結局、何が理由だったのか」が残らないことがあります。そういうときに、理由書として一枚にまとめておくと確認が楽です。

このページでは、Wordで編集できる理由書テンプレートを無料でダウンロードできます。汎用的な理由書、無断欠勤、納期遅延の3種類を用意しているので、提出先や内容に合わせて使い分けてください。

理由書テンプレートの選び方

理由書といっても、社内向けなのか、取引先向けなのか、役所へ出すのかで少し書き方が変わります。迷ったときは、下の表を目安にしてください。

理由書とは

理由書とは、ある出来事や判断に至った理由を、文書で説明するための書類です。会社に提出する場合もあれば、官公庁や取引先へ出すこともあります。

たとえば、月末の納品処理で部品の入荷が遅れた、社内承認が止まって提出期限を過ぎた、欠勤の理由をあとから説明する、といった場面です。新人や担当者が急に書くことも多く、いざ作ろうとすると「どこまで詳しく書けばいいのか」で迷いやすい文書でもあります。

ありがちなミスは、理由だけを短く書きすぎることです。「確認不足のため」「多忙のため」だけだと、読んだ側は状況を判断しにくくなります。少しだけ具体的に、「担当者間の確認に時間を要し、提出期限までに書類がそろわなかったため」のように書くと、事情が伝わりやすくなります。

理由書・事由書・事情書の違い

理由書、事由書、事情書は似ていますが、少しだけ使われ方が違います。厳密に分かれていないこともありますが、実務では次のように考えると選びやすいです。

役所や提出先から書類名を指定されている場合は、その名称に合わせます。指定がない場合は、理由を簡潔に伝えるなら理由書、背景まで説明するなら事情書に近い形でまとめると自然です。

理由書テンプレート

汎用版、無断欠勤、納期遅延の3種類を用意しました。どれもWord形式なので、宛名、日付、本文を差し替えて使えます。

汎用的な理由書テンプレート

汎用版の理由書テンプレートです。前文はあえて用途を限定していないので、社内提出、役所への説明、取引先への事情説明などに使いやすい形です。

「記」以下に、経緯と理由を書き入れて使います。最初に全部きれいに書こうとせず、まず箇条書きで事実を入れてから文章に直すと楽です。

無断欠勤の理由書テンプレート

無断欠勤があったときに、上司や管理者が会社へ提出する想定の理由書テンプレートです。本人がすぐに書けないケースもあるため、管理側で状況を整理しやすい形にしています。

欠勤日、連絡が取れなかった状況、その後の確認内容を入れると、あとで人事や管理部門が確認しやすくなります。日付や理由を調整すれば、遅刻や早退の理由書としても使えます。

納期遅延の理由書テンプレート

製造や納品、作業完了が遅れたときに、取引先や社内へ提出するための理由書テンプレートです。月末や締日前は、納品予定日と実際の対応日が混ざってしまいやすいので、日付は必ず見直してください。

遅れた原因だけでなく、影響範囲や今後の対応も入れておくと、相手が次の判断をしやすくなります。「遅れました」だけで終わらせないほうが、現場では後のやり取りが減ります。

理由書の書き方

理由書に完全に決まった書式はありません。ただ、読んだ相手が「何が起きて、なぜそうなったのか」を追える形にしておくと、確認がスムーズです。

書く順番

理由書は、最初からきれいな文章にしようとすると詰まりやすいです。まずは、次の順番でメモを作ってから本文に直すと書きやすくなります。

たとえば納期遅延なら、「5月20日に納品予定だった商品Aについて、部品入荷の遅れにより製造工程が後ろ倒しになった」というように、先に事実を置きます。そのあとに、確認不足や手配の遅れなど、理由を書き足します。

役所に提出する理由書を書くとき

役所向けの理由書では、感情的な説明よりも「どの手続きで、何が遅れたのか」「なぜ期限に間に合わなかったのか」をはっきり書くほうが伝わりやすくなります。

よくあるのは、届出期限の失念、書類の不足、社内確認の遅れ、承認待ちなどです。「忙しかったため」だけだと理由が弱く見えます。少し言い換えて、「関係書類の確認に時間を要し、提出期限までに必要書類がそろわなかったため」のように書くと、事情が見えます。

役所から指定された様式がある場合は、そちらを使います。指定がない場合は、汎用的な理由書テンプレートをもとに、提出先名、手続き名、遅れた内容、理由、今後の対応を入れて調整してください。

理由書でよくある書き方ミス

理由書の例文

社内提出向けの例文

このたび、提出予定であった資料について、確認作業に時間を要したため、所定の期限までに提出することができませんでした。

原因は、関係部署への確認依頼が遅れたことにより、必要な情報の取りまとめに時間がかかったためです。現在は不足していた情報の確認を終え、資料の修正を進めています。

今後は、確認が必要な項目を早めに整理し、提出期限前に関係部署へ共有するよう対応いたします。

役所提出向けの例文

今回の届出について、提出期限までに必要書類をそろえることができず、期限後の提出となりました。

理由は、添付書類の確認に時間を要し、提出前に内容を再確認する必要が生じたためです。現在は書類の確認を終え、あわせて提出できる状態となっております。

今後は、期限前に必要書類を確認し、同様の遅れが発生しないよう注意いたします。

納期遅延向けの例文

ご依頼いただいておりました商品の納品について、当初予定していた納期までに対応することができませんでした。

原因は、製造に使用する部材の入荷が遅れ、予定していた工程に遅れが生じたためです。現在は部材の入荷を確認しており、順次製造を進めております。

納品予定日は改めてご連絡いたします。ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。

よくある質問

まとめ

理由書は、トラブルや判断に至った理由を説明するための文書です。顛末書や始末書と似ていますが、理由書は「なぜそうなったのか」を相手に伝えることに重心があります。

テンプレートを使わずに一から書くと、本文の出だしや言葉の硬さで迷いがちです。先にテンプレートへ日付、出来事、理由、対応を入れてから整えると、かなり進めやすくなります。

社内提出なら簡潔に、役所や取引先に出す場合は少し丁寧に。提出先に合わせて言い回しを調整しながら使ってください。