顛末書（てんまつしょ）は、仕事の中で起きたトラブルについて、「何が起きたのか」「なぜそうなったのか」「今後どうするのか」を整理して伝えるための文書です。
このページでは、社内外で使いやすい顛末書テンプレートをまとめました。例文入りのWord形式なので、白紙から書き始めるより手が止まりにくいはずです。朝いちで急いで提出しないといけない場面でも、たたき台として使いやすいようにしています。
取引先から正式な説明書面を求められている場合は、顛末書よりも、社外向けの始末書や報告書のほうが合うことがあります。提出先が社外なら、文面の温度感も一度見直しておくと安心です。
社外向け始末書テンプレート（納品数誤り・納期遅延）
顛末書テンプレート(例文集)
トラブルの内容ごとに、使いやすい顛末書テンプレートを分けて掲載しています。
それぞれに例文を入れているので、自分の状況に近いものを選び、日付や経緯を置き換えながら使えます。社内向けと社外向けを分けているため、提出先に合わせて選びやすい構成です。
メール不具合
社内ネットワークやメールサーバーの不具合で、送受信に支障が出たときの顛末書です。
「いつからいつまで止まっていたか」「どの部署に影響が出たか」「復旧後の対応をどう進めたか」まで書ける形にしています。あとから見返したときに流れを追いやすい内容です。
社内システムのトラブル
社内システムの停止や障害が起きた際に、発生状況と調査内容を報告するための顛末書です。「何時ごろから使えなくなったか」「どの業務が止まったか」「原因調査でどこまで判明したか」を整理しやすくしています。
納期遅延
商品の納期が遅延してクレームになった場合の顛末書のテンプレートです。例文では、大規模な地震による物流ストップによる遅延という設定になっています。
交通事故
社用車で交通事故を起こし、車両の破損や業務への影響が出たときに使う顛末書です。
こういう場面では、つい謝罪の言葉を長く書いてしまいがちですが、顛末書ではまず事実関係を落ち着いて整理することが先です。発生時刻、場所、状況、相手方の有無、その後の対応まで順に書くと伝わりやすくなります。
部下の交通事故
部下が起こした交通事故について上長が責任者として顛末書を書くこともあります。その場合は、具体的に事実を報告し、今後どのように指導するかという対策を最後に記載します。
備品の紛失
会社から貸与されている備品をなくしてしまったときの例文です。
たとえば鍵や社員証のように管理上の影響が大きいものは、再発防止まで含めて報告を求められることがあります。少し直せば、書類やUSBメモリの紛失報告にも流用しやすい内容です。
遅刻
遅刻をしてしまったときの顛末書例文です。
寝坊、電車の遅延、出発準備の遅れなど理由はいろいろありますが、書くときは言い訳に見えないよう注意がいります。なぜ遅れたのかだけで終わらせず、次からどう防ぐかまで書いておくと、文面が落ち着きます。
器物破損
会社から支給されている携帯電話を水没して破損してしまった時の顛末書の例文です。破損した原因や今後の対策について記載してあります。
顛末書の書き方
顛末書の提出を求められるのは、発注ミス、納品ミス、システム障害、交通事故など、業務の中でトラブルが起きたときです。会社や取引先に影響が出た場面で求められることが多く、急いで書かなければならないケースも少なくありません。
顛末書は、謝るためだけの文書ではありません。何が起きて、なぜそうなり、どこまで対応したのかを残すための記録です。ふわっとした書き方より、日時や経緯、判断ミスがあった箇所を一つずつ置いていくほうが伝わります。
もう一つ気をつけたいのは、順番です。読む側はその場にいなかったので、原因と結果がつながるように並べないと、途中で話が見えにくくなります。焦って書くとここが崩れやすいです。
社内向けフォーマット
顛末書の書式は会社ごとに違います。すでに社内で決まったフォーマットがあるなら、まずはそれに合わせてください。
特に指定がない場合は、提出日（作成日）、宛先、提出者、タイトル、本文がそろっていれば、ひとまず形になります。ここでは、それぞれに何を書くかを順に見ていきます。
提出日
顛末書を提出する日付です。日付の指定がある場合はそれに従います。
宛先
顛末書を提出する人の役職と氏名です。社内向けでは所属（役職）と氏名だけでいいでしょう。
誰宛にするかは、社内規定に従います。
提出者
顛末書を作成した人の所属と氏名です。押印は会社によって違います。
作成時に聞いておきましょう。
タイトル
タイトルは、基本的に「顛末書」とだけ書けば足ります。
会社によっては「〇〇に関する顛末書」とすることもありますが、社内文書ではシンプルな表記で通ることが多いです。
内容
本文では、まず何についての顛末書なのかを短く示し、そのあとに発生状況、原因、対応、再発防止策を順に書いていきます。
内容はトラブルの種類によって変わりますが、読み手が知りたいのは「何が起きたか」と「次に同じことを防げるか」です。迷ったときは、近い例文を土台にしたほうが書きやすいです。
社外向けフォーマット
顛末書は、もともと社内向けに使われることが多い文書です。社外へ提出する場面では、始末書、謝罪文、改善報告書など、別の書面が選ばれることもよくあります。
それでも、事情説明として顛末書に近い形の文書を求められることはあります。その場合、基本の構成は社内向けと大きく変わりませんが、書き出しや言葉づかいは少し慎重にしたほうが無難です。
社外向けでは、簡単な挨拶文を添えることがあります。また、内容によってはお詫びの一文を入れたほうが収まりがよいケースもあります。文面が硬すぎても冷たく見えるので、そのあたりは少し気を配りたいところです。
社内・社外別の顛末書ひな形
内容や例文のない標準的な顛末書のひな形です。書式やレイアウトだけ必要で内容は自分で１から書く場合に利用できます。社内用と社外用は、宛先や自社の情報の違いだけです。
社内への顛末書の場合は、上部に提出先の部署(役職)、自分の所属と氏名、顛末書のタイトルの直下にこの文書の説明、状況や原因、対策などを具体的に記述していきます。
【社内用】
【社外用】
顛末書のよくある質問
顛末書を作成する際のよくある質問をまとめました。顛末書作成時に参考にしてください。
提出方法は会社ごとに違います。
Wordなどで作成して印刷し、紙で提出する会社もあれば、ファイルをメール添付で送る運用のところもあります。ここは自己判断せず、上司や総務に一度確認しておくと早いです。
手書きのほうが気持ちが伝わる、と考える職場もあります。たしかに、文字から受ける印象はあります。
ただ、内容を正確に伝えるなら、パソコンで整えて作ったほうが読みやすいことも多いです。急いで書いた手書き文は、かえって読みにくくなることもあります。最終的には会社のルールや上司の判断に合わせるのが無難です。
顛末書を書いたからといって、それだけで解雇になるとは限りません。
顛末書は、トラブルの内容や原因を整理して確認するための文書です。もちろん、事案の重さによっては処分の判断材料になることはありますが、「提出した時点で終わり」という話ではありません。まずは事実を省かず、落ち着いてまとめることが先です。
顛末書まとめ
このページでは、状況別に使える顛末書テンプレートをまとめました。
実際には、自分のケースとぴったり同じ例文が見つかることはあまりありません。近い内容のテンプレートを土台にして、日時、経緯、原因、対応を自分の状況に合わせて書き換えていくのが現実的です。
こうした文書は、提出を求められてから長く寝かせないほうが進めやすいです。記憶が新しいうちなら、細かい流れも拾えますし、説明の食い違いも出にくくなります。テンプレートは、その最初の一歩を軽くするためのものとして使ってください。
なお、顛末書と似た文書に始末書があります。事実の整理を中心にするなら顛末書、謝意や反省を前面に出すなら始末書のほうが合うことがあります。
始末書の書き方やテンプレート
■ 最終更新日
