企業が主催する式典、周年記念、披露宴、懇親会などで使うビジネス向け招待状テンプレートを無料で配布しています。
招待状は、ただ日時を知らせるだけの文書ではありません。取引先や来賓に「ぜひお越しください」と正式にお願いする文書です。朝の総務席で、上司から「来月の式典案内、今日中にたたき台を作って」と言われるような場面だと、ゼロから文面を考えるのはけっこう時間を取られます。
テンプレートを使う前は、「拝啓で始めるのか」「返信期限はどこに入れるのか」「懇親会なら少し柔らかくしていいのか」で手が止まりがちです。テンプレートを使うときは、会社名、開催日、会場、返信期限を差し替えれば、まず形になります。あとは相手との関係や式典の格に合わせて、少しだけ文面を整える流れですね。
このページでは、創立記念式典、支店開設披露宴、新社屋落成披露宴、懇親会、忘年会、新年会などに使えるWord形式の招待状テンプレートを掲載しています。新人の担当者が下書きを作るときにも、管理側が文面を確認するときにも使いやすいように、用途別に選べる形にしました。
ビジネス招待状テンプレートを用途別に選ぶ
| 用途 | 向いているテンプレート | 主な相手 | 文面の調整 |
|---|---|---|---|
| 創立記念・周年記念式典 | 創立記念式典の招待状 | 取引先・来賓・関係団体 | 感謝と節目の報告を入れて、やや改まった文面にする |
| 支店開設・営業所開設 | 支店開設披露宴の招待状 | 取引先・金融機関・協力会社 | 開設日、所在地、今後の支援へのお願いを入れる |
| 新社屋完成・移転披露 | 新社屋落成披露宴の招待状 | 取引先・関係会社・来賓 | 日頃の支援へのお礼と、披露宴の案内を丁寧に書く |
| 懇親会・ゴルフコンペ | 懇親会・ゴルフコンペの招待状 | 取引先・協力会社・関係者 | 親睦の目的を入れつつ、社外向けの礼儀は残す |
| 忘年会・新年会 | 忘年会・新年会の招待状 | 取引先・関係者 | 季節のあいさつと感謝を入れ、少し温かい文面にする |
セミナー、説明会、展示会のように開催内容を広く知らせる文書なら、案内状の方が合います。招待状は、来賓や取引先など特定の相手に出席をお願いする文書です。少し細かいですが、ここを分けると文面が作りやすくなります。
招待状テンプレート無料ダウンロード
以下のテンプレートは、すべてWord形式です。ダウンロード後に、社名、日時、会場、返信期限、問い合わせ先を差し替えて使ってください。
創立記念式典の招待状テンプレート
実際に作るときは、記念年数だけでなく「式典のみ」なのか「式典後に祝賀会がある」のかも確認しておくと後で直しやすいです。ここを後から足すと、文面全体の流れが少し崩れます。
支店開設披露宴の招待状テンプレート
夕方に封入作業をする段階で、会場名や住所の表記ゆれに気づくことがあります。ビル名、階数、受付時間は早めに確認しておくと楽ですね。
新社屋落成披露宴の招待状テンプレート
このタイプは「新社屋落成」と「移転のお知らせ」が混ざりやすいです。招待状では、移転情報を長く説明しすぎず、披露宴への案内を中心にした方が読みやすいでしょう。
懇親会・ゴルフコンペの招待状テンプレート
ここは少し迷うところです。親しい相手なら柔らかく書きたくなりますが、複数社に送る場合は、やや丁寧寄りにしておいた方が無難です。あとで上司が見ても直しが少なく済みます。
忘年会の招待状テンプレート
忘年会は社内連絡のような軽い案内文になりがちですが、社外の方を招く場合は別です。会場のにぎやかな雰囲気はありつつ、文面は少し落ち着かせた方が合います。
新年会の招待状テンプレート
新年会は、年明けの忙しい時期に届くことが多いので、日時と会場は見つけやすくしておくと親切です。長い前置きより、出欠の返事をしやすい形にする方が現場では助かります。
招待状と案内状の違い
招待状と案内状は似ていますが、使う場面が少し違います。
招待状は、取引先、来賓、関係者など、相手を選んで出席をお願いする文書です。創立記念式典、周年記念式典、新社屋落成披露宴、支店開設披露宴のように「来ていただく」意味が強い場面に向いています。
案内状は、セミナー、説明会、展示会、社内行事などの開催内容を知らせる文書です。広く知らせる印象があり、招待状より少し実務連絡に近い場合もあります。
たとえば、来賓に記念式典への出席をお願いするなら招待状です。一方で、説明会の日程を関係者に知らせるだけなら案内状で十分でしょう。
ビジネス招待状の書き方
ビジネス招待状は、きれいな言葉を並べるよりも、相手がすぐ予定を確認できる形にする方が実務では使いやすいです。
特に、総務や事務の担当者が作る場合は、本文だけでなく、返信期限、会場、受付時間、問い合わせ先までまとめて確認します。ここが抜けると、印刷後に差し替えになりやすいです。コピー機の横で束になった招待状を見てから気づくと、少しつらいですね。
頭語と結語を入れる
社外向けの改まった招待状では、冒頭に拝啓、末尾に敬具を入れる形がよく使われます。
懇親会やゴルフコンペのように少し柔らかい会でも、取引先に送るなら文面の骨格は残した方が安心です。社内だけの会なら省略することもありますが、来賓や社外の方に送る文書では入れておいた方が整います。
開催日時・会場・趣旨を書く
招待状には、開催日時、会場、開催趣旨を入れます。
例として、創立記念式典なら「創立20周年を迎えるにあたり、日頃のご厚情に感謝し、記念式典を開催いたします」といった流れです。
会場は、ホテル名だけでなく、階数、部屋名、住所まで入れると親切です。駅から離れている会場なら、案内図や会場URLを添えてもよいでしょう。紙の招待状では長くなりすぎるので、別紙にする方法もあります。
出欠返信の方法と期限を書く
招待状では、出欠の返事をどの方法で受けるかをはっきり書きます。
返信はがきを同封する場合は、返信期限を本文にも入れておきます。メール返信にする場合は、担当部署、担当者名、メールアドレスを入れます。
現場でよくあるのは、本文には返信期限があるのに、返信はがき側の日付が古いまま残っているケースです。去年のテンプレートを使い回すと、ここでズレます。印刷前に、本文と返信はがきの期限を見比べてください。
来賓向けには敬意と依頼を入れる
来賓向けの招待状では、単に「ご参加ください」と書くより、日頃の支援へのお礼を入れた方が自然です。
「ご多用中のところ誠に恐縮ではございますが、ご臨席賜りますようお願い申し上げます」のような一文を入れると、式典らしい文面になります。
ただ、あまり堅くしすぎると読みづらいです。地域の関係者や長く付き合いのある取引先に送る場合は、少しだけやわらかい言い回しにしてもよいと思います。
招待状を送るときの注意点
送付時期は早めに決める
式典や周年記念行事なら、遅くとも1か月前には相手に届くように準備したいところです。来賓の日程を押さえる場合は、さらに早めに動くこともあります。
懇親会やゴルフコンペなら、そこまで長い準備期間を取らないこともありますが、会場の人数確定がある場合は、返信期限から逆算して送ります。
担当者側では、原稿作成、上司確認、印刷、封入、発送で思ったより日数を使います。特に上司確認が止まりやすいので、下書きだけは早めに出しておくと後が楽です。
郵送とメールを使い分ける
創立記念式典、新社屋落成披露宴、来賓を招く行事では、紙の招待状を郵送する方が合います。封筒に入った招待状は、相手の手元にも残りやすいです。
一方で、社内に近い懇親会や、普段からメールでやり取りしている相手への案内なら、メールでも問題ないケースがあります。
ただし、メールで送る場合でも、件名、宛名、本文、署名はきちんと整えます。「添付をご確認ください」だけだと、少し事務的すぎますね。
封筒の宛名と敬称を確認する
会社宛てなら「御中」、個人宛てなら「様」を使います。会社名と個人名を両方書く場合は、「株式会社〇〇 営業部 〇〇様」のようにします。
ここは新人の担当者が迷いやすいところです。「株式会社〇〇 御中 〇〇様」と並べてしまうミスもあります。印刷前に宛名リストを一度並べ替えて、敬称が混ざっていないか見ておくと安心です。
送付状や返信はがきの有無を決める
正式な式典では、招待状だけでなく、送付状、会場案内、返信はがきを同封することがあります。
ただ、すべての会で同じようにそろえるわけではありません。小規模な懇親会なら、招待状本文の中に出欠返信の案内を入れるだけで済ませることもあります。
判断に迷う場合は、「相手が封筒を開けたときに、何をすればいいかすぐ分かるか」で考えると決めやすいです。返信が必要なら期限と方法を見える位置に置く。会場が分かりにくいなら地図や住所を添える。実務ではそのくらいの見方で十分です。
よくあるミスと直し方
返信期限を入れ忘れる
招待状で一番困るのが、返信期限の抜けです。本文はきれいに仕上がっているのに、いつまでに返事をもらうかが書かれていないと、主催側の人数確認が進みません。
テンプレートを使うときは、本文の最後、記書き、返信はがきの3か所を見ます。同じ日付になっているか確認してください。ここだけは、声に出して読むくらいでちょうどいいです。
会場名や住所が古いまま残る
過去の招待状をコピーして作ると、会場名や部屋名が前回のまま残ることがあります。
特にホテルや貸会議室は、会場名が似ています。「〇〇ホール」「〇〇の間」など、見た目では気づきにくいです。会場から届いた見積書や予約メールと照合してから印刷した方がよいでしょう。
文面が堅すぎる、または軽すぎる
周年記念式典なら、ある程度フォーマルな文面が合います。反対に、ゴルフコンペや懇親会で堅すぎる表現を使うと、少し距離が出ます。
テンプレートは土台として使い、相手との関係に合わせて一文だけ調整するくらいが扱いやすいです。全部を書き換えるより、主催者らしさを少し足すイメージですね。
Bizrouteの招待状テンプレートについて
このページの招待状テンプレートは、Bizroute編集部がビジネス文書として使いやすい形に整えています。
作成時には、実際の社外向け文書で迷いやすいところを意識しました。たとえば、返信期限の入れ方、来賓向けの言い回し、式典と懇親会の文面の温度差などです。
テンプレートを使う前は、Wordを開いてから「何を書けばいいか」で止まりがちです。テンプレートを使うときは、まず用途に近い文例を選び、社名、日時、会場、返信方法を差し替えます。その後で、上司や主催部署の確認を入れると、実務の流れに乗せやすいはずです。
よくある質問（FAQ）
関連する文例・テンプレート
まとめ
ビジネス招待状は、案内文やお知らせ文よりも、相手を正式に招く意味が強い文書です。
特に、創立記念式典、周年記念式典、新社屋落成披露宴、来賓を招く行事では、文面の丁寧さだけでなく、返信期限や会場情報の分かりやすさも見られます。
テンプレートを使えば、白紙のWordから悩む時間を減らせます。まずは用途に近い招待状を選び、社名、日時、会場、返信方法を差し替えてください。そのうえで、式典の格や相手との関係に合わせて、一文だけ調整する。現場ではそのくらいの進め方がちょうどよいと思います。
