このページでは、書類郵送時の必須マナーである送付状を、無料テンプレート（Excel・Word対応）として配布しています。
ビジネス・個人・退職時など様々な用途の例文・カスタマイズ例も掲載。簡単、手軽に編集・再利用可能ですので、ぜひご活用ください。
FAXに添える送付状は FAX送付状テンプレート（FAX送信専用） をご利用ください。
これまで取引先へ書類を郵送するたびに手間だった送付状を、テンプレート化したことで業務効率が大幅にアップしました。Excelでの一括管理にも対応でき、社内でも好評です。
送付状とは
送付状は、書類や資料を郵送・提出・メールで送る際に添えるカバーレターです。相手への配慮を示すビジネスマナーであり、受け手側の社内回覧や保管にも役立ちます（FAX送信に添えるものは「FAX送付状」で別扱い）。
送付状の基本
まずは「何を・なぜ送るか」を冒頭で明確にし、次に同封物と連絡先を記載するのが基本です。
- 件名：
「◯◯ご送付の件」「◯◯ご提出の件」など要件が一目で分かる表現 - 宛名：
会社・部署には「御中」、個人名には「様」 - 本文：
送付目的／要点／必要な対応（返信・確認期限など） - 同封（添付）物：
点数・枚数まで明記（例：契約書2部、見積書1部） - 差出人情報：
会社名・部署役職・氏名・住所・TEL・メール - 日付：
作成日または投函日。西暦・和暦はページ内で統一
送付状のマナー
読み手に負担をかけない「簡潔・丁寧・整然」が必須です。
- 敬称の使い分け：
会社・部署＝御中／個人名＝様（併記はしない） - 語調：
です・ます調で簡潔に。冗長な前置き・慣用句の多用は避ける - レイアウト：
上下左右の余白を適切に、1ページ完結を基本 - 封入時：
送付状→本書類→添付資料の順に重ね、折り位置を揃える - メール送付時：
件名は「【会社名】◯◯ご送付の件」。本文冒頭で送付目的→添付一覧→対応期限 - 個人情報配慮：
必要以上の個人情報を載せない／添付のパス設定や暗号化を検討
送付状作成のポイント
「目的が先」「対応要否を明確」「添付の取り違え防止」が3本柱です。
- 目的を先頭に：
最初の1～2文で要件（提出／送付／確認依頼）を明示 - 対応要否と期限：
「ご確認のうえ◯月◯日（◯）までにご返信ください」など具体化 - 添付の取り違え防止：
ファイル名・部数・版数（v1.2等）を記載しミスを抑止 - 社内控え：
郵送なら控えをPDF化、メールなら送信履歴と添付を同フォルダで管理 - 文面の簡潔化：
慣用句は必要最小限。「平素より～」は状況次第で省略可
送付状テンプレート（郵送・メール用）｜A4・A5／ビジネス・個人
無料でダウンロードできるA4サイズの送付状テンプレートです。ビジネス用・個人用を問わず、Excel形式でそのまま編集可能です。主にビジネス用なので、サンプルの宛先が会社になっています。名前と個人宛の住所にすることで個人用の送付状としても使用できます。
ビジネス用送付状テンプレート（Excel形式）｜A4サイズでそのまま使える
A4送付状テンプレート（ビジネス文書に最適）
・社名ロゴを左上に挿入してブランディング対応
・送付内容欄に「部数」や「備考」欄を追加
・FAX番号やメールアドレスを追記して連絡手段を拡充
・テンプレート全体を英語表記にして海外向け書類にも対応
A5送付状テンプレート（同封資料に添える簡易フォーマット）
・差出人欄をシンプルにまとめて封筒サイズに収まるよう調整
・余白を使って手書きメモ欄を追加
・紙面右下にQRコードを追加し、Webフォームへ誘導可能に
・背景色を淡いグレーにして読みやすさと印象をアップ
個人用送付状テンプレート｜A4・A5サイズのエクセル形式で簡単作成
個人用送付状としても活用できるExcelテンプレートです。A4サイズとA5サイズから選べ、封筒に同封する文書として最適です。
・送付元に「住所・電話番号・メールアドレス」のセット欄を挿入
・「ご担当者様」の代わりに相手の氏名を入れられるよう調整
・フリースペース欄を設けて自由記述にも対応
・封筒サイズに合わせて文字サイズ・行間を微調整
資料送付に使える送付状例文｜ビジネス用テンプレートも無料
資料請求への返信や、見積書送付時に便利な送付状テンプレートです。文例入りで、ビジネスシーンにも個人用途にも対応可能です。資料送付のときには、依頼に対するお礼と資料への疑問点などを解消できるように気軽に問い合わせができるような文面にしておくといいでしょう。
・資料の種類をチェックボックスで選べるように追加
・問合せ先としてメールアドレスを目立たせる配置に変更
・問い合わせ窓口の担当者名を記載する欄を追加
・PDF化しやすいよう、罫線を薄色に調整
退職時の書類送付状テンプレート｜源泉徴収票の送付にも使えるExcel形式
・宛先に「元勤務先名＋担当部署」を記載できる仕様に変更
・送付書類の種類を複数記載できるようリスト形式に変更
・再就職先提出用の一文（例：再就職に伴い提出が必要なため送付いたします）を追記
・退職者の連絡先（携帯電話やメール）を記載する欄を追加
その他の送付状については以下を参照してください。
送付状の書き方とサンプル例｜A4エクセル形式で簡単作成
以下では、請求書を送付する場合の、送付状のサンプルと参考例です。テンプレートを使用する場合、赤字の部分を修正し送付状として使用します。
1. 日付
送付する日付を記載します。送付前に送付状を作成するケースでは、送付予定日や作成日を記載することも可能ですが、基本的には送付日にします。
2. 宛先
送付先に名称を記載します。個人宛の場合は、敬称を「様」とし、法人や団体宛では「御中」とします。
3. 送付元
送付元の会社名、住所、連絡先、担当者などを記載します。個人の場合は、住所、氏名、連絡先を記載してください。連絡先は、電話番号やFAX番号、メールアドレスなどが一般的です。
4. 送付内容
送付内容を1行づつ記載します。送付物の名称は、簡潔でわかりやすく書くといいでしょう。
・宛先の敬称「様」「御中」の使い分けを間違える
・送付日と日付の記載がズレている
・送付内容の記載漏れ（とくに部数や種類）
・送付元の連絡先が不十分で返信が来ない
送付状の実務ガイド（郵送・メールの運用）
送付状を作成した後に迷いがちな「封筒・切手」「情報の守り方」「メール文面」の実務ポイントを確認しておきましょう。
封筒サイズと切手の目安
- A4三つ折り→長形3号（定形）／A4そのまま→角形2号（定形外）
- 重量の目安：見積書1部＋送付状1枚＝約8～10g（切手110円相当）
個人情報・機微情報の取り扱い
- 機微情報はPDFにパスワード設定（パスは別送で伝達）
- メール送付は圧縮＋PW／クラウドリンクの有効期限で保護
メール送付状の最短テンプレ
件名：資料ご送付の件（◯◯株式会社） 本文：いつもお世話になっております。◯◯の資料をお送りします。 【添付】見積書1部／仕様書1部 ご確認のうえ、◯月◯日（◯）までにご返信ください。 署名：会社名／部署／氏名／TEL／Mail
送付状のよくある質問
送付状を作成する際に、よく聞かれる質問をまとめました。送付状作成の際の参考にしてください。
送付状テンプレートまとめ｜Excel・Wordで無料作成できるビジネス文書
送付状は、書類を相手に送る際に同封します。送付状があると送付する書類の種類や部数が一目でわかるため、書類が正しく送付されているかどうか確認できます。
今回紹介する送付状テンプレートには、必要な項目がすべてサンプルとして記載されているため、サンプルに従って宛先などの情報を編集・修正し、簡単に送付状を作成することができます。
