寄付金の募集、団体の設立、総会の開催など、趣旨や目的を伝えて協力を得るために不可欠な文書が「趣意書」です。
今回は、企業・団体向け文書の設計と作成を行ってきた文書専門チームが、実務経験に基づいた「趣意書テンプレート」を紹介します。
テンプレートを活用すれば、初めての方でも目的に応じた文面をスムーズに作成できます。
趣意書とは？
趣意書（しゅいしょ）とは、行動や活動の目的・趣旨を理解してもらい、支援・協力を得るための公式文書です。特に以下のようなケースで使用されます。
- 団体や法人の設立
- 寄付金・賛助金の募集
- イベントや学会・総会の開催
- 社内プロジェクトの推進・承認
趣意書の書き方と構成
趣意書はビジネス文書としての体裁と丁寧な言葉遣いが求められます。以下のような構成が一般的です。
・時候の挨拶
・組織や活動の紹介
・目的・背景の説明
・協力を仰ぐ理由と期待
・詳細（日時・場所・対象者など）
・連絡先や提出方法
・組織や活動の紹介
・目的・背景の説明
・協力を仰ぐ理由と期待
・詳細（日時・場所・対象者など）
・連絡先や提出方法
趣意書で使う頭語と結語
趣意書では依頼や協力を求める目的から、以下のような丁寧な表現を用います。
- 頭語：「謹啓」または「拝啓」
- 結語：「敬白」または「敬具」
送付先との関係性や目的に応じて使い分けましょう。
趣意書作成時の注意点とよくある失敗例
- 背景や目的が曖昧で共感を得られない
- 文面が堅苦しすぎて伝わりにくい
- 依頼先に合っていない表現や敬語
- 開催日時・場所などの情報が抜けている
- 頭語・結語など形式を誤っている
趣意書テンプレート一覧（Word形式）
趣意書のワードテンプレートを紹介します。各画像の下部にダウンロードページへのボタンがあるので該当ページの下部でダウンロードしてください。
一般的な趣意書(社内向け)
社内向けの趣意書テンプレート01
企画趣意書（社内プロジェクト用）
社内向けの企画趣意書テンプレート02
総会開催の趣意書
学会の総会開催趣意書テンプレート03
寄付金募集の趣意書
寄付金の募集趣意書テンプレート04
趣意書の活用例と使用場面
- 寄付金募集の趣意書：個人・企業に向けた協力依頼
- 社内プロジェクトの企画書として：稟議書や起案書と併用
- 学会・イベントの開催通知に添える
- PTA・地域活動の賛同依頼
- NPO設立時の目的説明用
依頼文・企画書・申請書との違い
| 文書名 | 目的 | 主な内容 |
|---|---|---|
| 趣意書 | 共感と支援を得る | 背景・目的・お願い・賛同依頼 |
| 依頼文 | 業務的なお願い | 依頼内容・期日など |
| 企画書 | プロジェクト提案 | 概要・目的・期待効果 |
| 申請書 | 許可や承認を求める | 申請理由・希望内容 |
よくある質問（FAQ）
趣意書とはどのような文書ですか？
趣意書とは、活動や企画の目的・趣旨を伝えて、寄付・協力・参加などの賛同を得るために作成する文書です。特に団体設立時や寄付募集時に使用されます。
趣意書テンプレートは無料で使えますか？
はい。当サイトで紹介している趣意書テンプレートはすべてWord形式で無料ダウンロード可能です。登録や会員登録は不要です。
趣意書と依頼書の違いは何ですか？
趣意書は、活動や目的の背景・意義を丁寧に伝えて共感を得る文書であるのに対し、依頼書は業務や作業などの実務的なお願いをする文書です。
趣意書の書き出し（頭語）は何を使えばよいですか？
丁寧な文書にしたい場合は「謹啓」から始め、「敬白」で結ぶのが一般的です。ビジネス文書に近い場面では「拝啓」「敬具」も使用されます。
寄付金募集に使える趣意書の文例はありますか？
はい。寄付金の趣旨説明と協力依頼を記載した趣意書テンプレート（Word形式）をご用意しています。自由に編集してお使いください。
社内企画に趣意書は必要ですか？
必須ではありませんが、社内で予算や協力を得る必要がある場合には、趣意書を作成して企画の趣旨や目的を丁寧に説明することが有効です。
英語で趣意書を作成するには？
趣意書は英語で「Statement of Purpose」や「Letter of Intent」と訳されることが多いです。特に海外のNPOや助成金申請では必要になることがあります。
まとめ
趣意書の書き方やワードテンプレートを紹介しました。
趣意書は、如何に目的の行動に賛同してもらうかを書面で説明しなければならないので、例文をそのまま使ったりの薄い内容ではあまり共感は得られません。
結構大変ですが、目的や意図を十分にわかってもらえるように工夫する必要があります。
