賃貸や不動産のやり取りでは、鍵の受け渡しで意外と空気が変わります。何本渡したのか、いつ渡したのか。玄関先や管理会社のカウンターでその場はスッと終わっても、退去時や返却時に「あれ、何本でしたっけ」となることがあります。
そういうときに使うのが、鍵預かり証です。鍵の種類、本数、受け渡し日を紙で残しておくと、あとで確認しやすくなります。工事業者や清掃業者へ一時的に鍵を預ける場面でも、誰が持っているかが見えやすくなります。
このページでは、鍵預かり証の書き方と、無料で使えるExcel・PDFテンプレートをまとめています。新しく、鍵を受け取った側が記録する「鍵受領書テンプレート」も追加しました。
鍵預かり証・鍵受領書・鍵返却確認書の違い
鍵の書類は、名前が少し似ています。実務ではかなり近い使われ方をしますが、どちらの立場で書くかによって、書類名を分けると迷いにくくなります。
| 書類名 | 使う場面 | 主に書く内容 | 向いているケース |
|---|---|---|---|
| 鍵預かり証 | 相手から鍵を預かるとき | 預かった日、鍵の種類、本数、預かった人 | 工事業者、清掃業者、管理会社が一時的に鍵を預かる場合 |
| 鍵受領書 | 鍵を受け取った事実を残すとき | 受領日、物件名、部屋番号、鍵の本数、受け取った人 | 賃貸の入居時、不動産売買、管理会社から入居者へ鍵を渡す場合 |
| 鍵返却確認書 | 預けた鍵が戻ったことを確認するとき | 返却日、返却本数、確認者、未返却の有無 | 退去時、工事完了後、清掃完了後の返却確認 |
鍵預かり証とは
鍵預かり証は、鍵を預かった事実を残すための書類です。
たとえば、賃貸物件の管理会社が入居者から一時的に鍵を預かる場合や、工事業者に室内作業用の鍵を渡す場合などに使います。口頭だけで済ませると、「2本だったはず」「いや3本受け取った」と話がずれることがあります。
鍵は小さいので、書類に残していないと本当に追いにくいです。夕方の退去立ち会いで、担当者が別件の電話を受けながら鍵を確認するような場面だと、本数の記憶もあいまいになりがちです。
鍵預かり証の書き方
鍵預かり証には、次のような項目を書きます。全部を毎回入れるというより、使う場面に合わせて少し調整するのが現場では使いやすいです。
- 預かった日、または発行日
- 鍵を預かった人の氏名、会社名、連絡先
- 鍵を預けた人の氏名、会社名、連絡先
- 物件名、部屋番号、所在地
- 鍵の種類（玄関、勝手口、カードキー、宅配ボックスなど）
- 鍵の本数、管理番号、特徴
- 返却予定日、返却時の確認欄
- 署名、押印欄
よくあるミスは、鍵の本数だけを書いて種類を書かないことです。玄関キー、オートロックキー、ポストキーが混ざると、あとで見返したときに「この1本は何の鍵？」となりやすいです。
迷ったときは、鍵の名前を細かく分けて書くと楽です。玄関鍵2本、ポスト鍵1本、宅配ボックス鍵1本、というようにしておくと、返却時の確認がかなり早くなります。
※ 住所や電話番号などの個人情報は、書きすぎると管理が重くなります。社内控えだけなら会社名と担当者名までにするなど、扱う範囲に合わせて調整してください。
鍵預かり証テンプレート（無料ダウンロード）
下のテンプレートは、無料でダウンロードできます。内容を編集して使うならExcel、印刷して手書きするならPDFが使いやすいです。
A4用紙1枚にしっかり記録するタイプから、短いやり取り向けの複数面タイプまで用意しています。賃貸の入居時など、鍵を受け取った側の記録として使う場合は「鍵受領書テンプレート」を選んでください。
A4用紙1枚版
一軒家やビルなど、鍵の種類が多いときに使いやすい形式です。鍵番号やメーカー名まで書けるので、あとで見返したときに混ざりにくくなります。
工事前に管理会社から鍵を預かる場合や、複数の部屋をまとめて管理する場合は、この1枚版が向いています。少し記入欄が多いですが、その分、確認はしやすいです。
鍵預かり証テンプレート A4 1枚版
A4用紙2枚版
1種類の鍵を何本渡したか、シンプルに残したいときに向いています。控えとして双方で持っておく使い方でも使えます。
賃貸物件の鍵を入居者に渡すときや、工事期間中だけ鍵を預けるときなど、やり取りが1件だけならこの形で十分な場面が多いです。
鍵預かり証テンプレート A4 2枚版
A4用紙3枚版
住所や氏名を細かく入れるより、鍵の本数と日時をさっと残したいときに使いやすい形式です。短時間の立ち会いや、社内管理用の控えにも向いています。
かなり簡素ですが、現場ではこのくらいの方が書きやすいこともあります。急いでいるときほど、欄が多すぎる書類は空欄になりがちです。
鍵預かり証テンプレート A4 3枚版
A4用紙4枚版
短期間の貸し出しや、その場で手早く処理したいやり取りに使いやすい小さめの形式です。受付や管理室で、何件か続けて鍵の受け渡しがあるときにも使えます。
記入欄は少なめなので、細かい管理番号や返却予定日まで残したい場合は、A4用紙1枚版を使った方が安心です。
鍵預かり証テンプレート A4 4枚版
鍵受領書テンプレート
賃貸の入居時や不動産売買で、鍵を受け取った側が「受け取りました」と記録するためのテンプレートです。物件名、部屋番号、鍵の種類、本数、受領日を書けるので、管理会社や不動産会社の窓口業務でも使いやすい形式です。
入居説明のあと、そのまま鍵を渡す場面では、書類を1枚はさんでおくと確認が楽になります。新人担当者でも、上から順に埋めれば抜けにくい形です。
鍵受領書テンプレート
鍵預かり証の活用シーン
鍵預かり証は、賃貸や不動産だけでなく、工事や清掃の現場でも使われます。鍵そのものは小さいですが、なくしたときの影響は大きいので、受け渡しだけは紙で残しておくと後が楽です。
- 賃貸契約時の鍵の受け渡し
入居時に鍵を渡す場面では、鍵受領書として記録しておくと退去時の確認がしやすくなります。玄関キー、オートロックキー、ポストキーなど、種類ごとに本数を分けて書いておくと見返しやすいです。 - 不動産売買の引き渡し
売主から買主へ鍵を渡す場面でも、受け渡し日と本数を残しておくと話が整理しやすくなります。物件名と部屋番号まで入れておくと、後日の確認にも使えます。 - 工事業者や清掃業者へ一時的に鍵を預ける場合
室内工事、原状回復、定期清掃などで鍵を預ける場合は、預けた日と返却予定日を書いておくと抜けが減ります。担当者が交代する現場では、特に助かります。 - 管理会社や大家が鍵を一時管理する場合
入居者から鍵を預かる、合鍵を一時保管する、退去後に鍵を回収するなど、管理側の控えとして使えます。台帳ほど大げさにしたくない場面でも扱いやすいです。
鍵を返却するときの確認方法
鍵を返却するときは、預かったときの書類を見ながら、種類と本数を照らし合わせます。ここで本数だけを見ると、ポストキーやカードキーが抜けることがあります。
返却欄があるテンプレートなら、返却日、返却本数、確認者を記入します。返却欄がない場合は、余白に返却日を書き足すか、別で返却確認書を作る方法もあります。
退去立ち会いのように、短い時間で荷物の確認、室内チェック、鍵の返却まで進める場面では、先に鍵の本数だけでもメモしておくと楽です。あとで写真を探したり、担当者に電話したりする手間が減ります。
鍵預かり証を使うときの注意点
鍵預かり証を作るときは、細かく書けばよいというものでもありません。書きすぎると管理が重くなり、逆に使われなくなります。
- 鍵の種類を分けて書く
「鍵3本」だけだと、どの鍵なのか後で迷いやすくなります。玄関、ポスト、宅配ボックス、カードキーなど、名前を分けておくと確認しやすいです。 - 返却予定日を入れる
工事や清掃で一時的に預ける場合は、返却予定日を書いておくと管理しやすくなります。月末の退去対応が重なる時期は、ここで差が出ます。 - 個人情報は書きすぎない
住所や電話番号まで毎回フルで入れると、保管や廃棄の手間が増えます。社内控えなら会社名と担当者名にするなど、扱いやすい範囲に絞ってください。 - 控えをどちらが持つか決めておく
預けた側と預かった側のどちらが控えを持つか、先に決めておくと後で探しやすくなります。2枚版を使うと、このあたりはスムーズです。
よくある質問（FAQ)
まとめ
鍵預かり証は、鍵を渡したあとで話がずれないように残しておく書類です。特に賃貸や不動産の場面では、受け渡しの記録があるだけで、退去時や返却時の確認がかなり楽になります。
今回、新しく鍵受領書テンプレートも追加しました。鍵を預かる側の記録なら鍵預かり証、鍵を受け取る側の記録なら鍵受領書、という形で使い分けると迷いにくいです。
Excel版は会社名や項目を直して使いたいときに、PDF版は印刷してそのまま手書きしたいときに向いています。鍵の種類や本数が多い場合はA4用紙1枚版、短いやり取りなら2枚版や4枚版を選ぶと使いやすいでしょう。
■ 最終更新日
