中小企業では、社員間のコミュニケーションは大企業以上に重要です。
グループウェアを活用することでコミュニケーションをはかることが可能になりますが、そもそも自社に合ったグループウェアがどれかわかりませんよね。
今回は、中小企業におすすめのクラウド型、オンプレミス型のグループウェアを紹介します。
おすすめグループウェア
上記のサービスは、一般的な中小企業に合ったシンプルな機能に特化したコスパの良いグループウェアとしてのおすすめです。会社によって必要な機能や予算など、最適なグループウェアは変わってくるので自社に合ったものを選択してください。
Google Workspace
Gmail、Drive、Googleカレンダー、Meetといった使い慣れたGoogleのツールをセキュリティやクラウドストレージ、サポート付きで利用できるサービスです。Excelライクなスプレッドシート、ワードライクなドキュメントなどMicrosoftOfficeを導入しなくともOfficeと同等のアプリも使えるのでスマホやタブレットからも作業が捗ります。
Google Workspaceのメリット
Google Workspaceには以下のようなメリットがあります。
コラボレーションの促進
チームメンバーがリアルタイムで文書やプロジェクトの共同作業を行うことができます。
生産性の向上
Google workspaceの様々なツールを使うことで個人やチームのタスクを迅速かつ効率的に完了させることができます。
柔軟な働き方への対応
オフィスでの作業だけでなく、リモートワークやハイブリッドワークなど、さまざまな働き方が可能になります。
https://workspace.google.co.jp/
Aipo
Aipoの特徴は、１つの機能から導入できる柔軟性にあります。チームとしてコミニケションを高めるさまざまな機能がありますが導入するツールを選べるので、無駄なコストをかけずに成長に合わせて導入することができます。また、インターフェースが洗練されているため直観的で使いやすいグループウェアです。
Aipoの特徴は、１つの機能から導入できる柔軟性にあります。チームとしてコミニケションを高めるさまざまな機能がありますが導入するツールを選べるので、無駄なコストをかけずに成長に合わせて導入することができます。また、インターフェースが洗練されているため直観的で使いやすいグループウェアです。
desknet's NEO
desknet's NEO(デスクネッツネオ)は、販売実績480万人以上の国内トップシェアを誇るグループウェアです。クラウド型とパッケージ版の両方があるので、自社の環境に合わせてタイプを選べます。
機能は、ポータル、スケジュール、設備予約、プロジェクト管理など一般的なグループウェアで利用できるものが揃っており、拡張機能として、業務アプリ作成や交通費精算なども利用できます。
NI Collabo 360
パソコンやタブレット、スマートフォンなどのどの端末からでもアクセスできる日本製のグループウェアです。ワークフロー、スケジュール、社員名簿、プロジェクト管理などの従来のグループウェア機能に加え、経費精算やテレワークに対応した機能などが充実しています。
その他のグループウェア
上記のおすすめグループウェアの他にも、多くのサービスが提供されています。
各グループウェアには特徴があるため、導入のコストや運用のコスト、提供している機能を見比べて比較検討してください。
NotePM
NotePMは、議事録や日報、マニュアル、社内報など社内のナレッジ共有のための社内Wikiツールです。社内Wikiで使えるテンプレートも充実しているので、導入後すぐに社内の情報共有を開始できます。無料プランはありませんが、30日間すべての機能が使えるお試し期間があります。
J-MOTTO
desknet's NEOを元にしたASP・クラウドサービスです。低価格で基本的なグループウェアの機能を揃えています。無料お試しは３か月間と長いので、単なる機能の確認だけでなく、チームで運用を試すことが可能です。
WaWaOffice
WaWaOfficeは、シンプルな画面で、使いやすい業務改善クラウドサービスです。基本的なグループウェア機能に加えて、営業日報やデータベースなどの業務改善向けのツールも充実しています。導入実績が1500社以上、継続率94%、サポート満足度96%と高い継続率と満足度を誇っています。
サイボウズGaroon
サイボウズGaroonは、中堅～大規模組織向けグループウェアです。10名から使えますが、高い拡張性とセキュリティ基準により、官公庁や金融系企業などのセキュリティを重視する企業にも人気が高いです。
kintone
kintoneは、あらゆる部門や業務に対応できる柔軟性の高い業務改善プラットフォームです。業務でバラバラになりがちな情報を一元管理し、SNSのようなコミュニケーションを通じてチームでのデータ管理に役立ちます。
Zoho Connect
世界的に人気のあるグループウェアです。機能制限はありますが、25ユーザーまで無料で使用できます。チームスペース、ナレッジベース、ファイル、自動化ツールを使用し、社内コミュニケーションを一元化することで、従業員のコミュニケーションを促進します。
monday.com
ワークフローを１つのプラットフォームに構築することで、いつもの作業を整理、管理できるグループウェアです。独自のワークOSでは、いつも使うアプリや作業を登録し、実行や拡張ができます。
iOS & Android アプリがありスマホからも自由にアクセス。
2ユーザーまで無料、その他のプランも14日間の無料トライアルが可能です。
Taskworld
プロジェクト管理、ガントチャートなどのタスク管理機能が充実したツールです。５人までは無料で使えます。GoogleDriveやDropBoxなどと連携でき、カスタマイズ性にも優れています。
iQube
9000社が活用しているグループウェアで10ユーザーまでは無料で使用できます。有料で契約するとサポートとユーザー数無制限で利用できるようになります。機能は、スケジュールや社内Wiki、ToDoリストなどがあり、スマホアプリはありませんが、スマホのブラウザから利用することができます。
無料で使えるグループウェア
グループウェアの中には、無料で使えるものもあります。サポートがない、突然のサービス停止のリスクなどはありますが、グループウェアは使用してみたいが予算がない場合に使用できます。
GroupSession
スケジュールや施設予約、掲示板など基本的な機能が、ユーザー数無制限、無料で利用できるグループウェアです。日本人が日本の組織に合うように開発したため、日本で使用するには細かいところまでよく考えられています。大規模企業やスマホ版は有料で提供可能になっています。
GRIDY
導入費用やユーザー数にかかわらず無料で使用できるグループウェアです。スケジュールやプロジェクト管理、アドレス帳、タイムカード、議事録など２３種類の機能がすべて無料です。スマホ対応とサポート受ける場合は有償になります。
https://ksj.co.jp/knowledgesuite/free/
R-GROUP
R-GROUPは、アジア圏、ヨーロッパ圏、アメリカ圏など20ヵ国の言語に対応した無料のクラウド型グループウェアです。機能は、基本的なものを抑え、掲示板、メール、スケジュール、タイムカードチャット、ファイル共有など。スマホにも対応しています。
グループウェアとは
グループウェアとは、社内のコミュニケーションを円滑にするために必要な複数のツールがあるシステムのことです。
グループウェア内のツールは、提供しているサービスによって異なりますが、スケジュール管理、掲示板やチャット、施設予約、回覧板、ファイル共有などの機能が一般的です。
グループウェアの種類
グループウェアには、クラウド型とオンプレミス型(パッケージ型)の２種類の形式があります。どちらの形式のグループウェアかは提供しているサービスによって異なります。
クラウド型
クラウド型のグループウェアは、サービスを提供する会社がインターネット上にサーバーを設置し、サービスを利用する会社は、インターネットを通じてグループウェアにアクセスしグループウェアの各ツールを利用します。
面倒なサーバー設置やツールの導入が不要で、コストも安価なため、中小企業でもすぐに始められるメリットがありますが、自社独自の機能を開発したり、カスタマイズ性やセキュリティをもっと強化したいといったことはできません。
オンプレミス型
オンプレミス型のグループウェアは、自社でサーバーを設置して、そのサーバーにグループウェアのツールを導入します。
公開範囲を設定したり、ツールを独自でカスタマイズできるなど柔軟性が高いことが特徴です。
一方、設備を自前で用意しなくてはならないため、設備投資や設置するエンジニアの確保、導入まで時間がかかるなど導入のハードルはクラウド型よりも高いです。
グループウェアの導入メリット
グループウェアは、多くの社員が使用することで威力を発揮しますが中小企業であっても、グループウェアを導入するメリットは多くあります。
- 情報を整理することができる
- テレワークが捗る
- 業務の引継ぎが容易
- コミュニケーションがとりやすい
- コスト削減
社内の情報が、メールやファイルサーバー、SNSなど点在していると何がどこにあるのか探すだけでも時間がかかってしまいます。
グループウェアで情報を一元管理することで、必要な情報にすぐにアクセスすることができ、無駄な仕事を省くことができます。
社外からグループウェアにアクセスすることができるので、テレワークでも仕事の進捗やスケジュール、日報のやり取りなどが簡単にできるようになります。タスク管理やスケジュール管理で毎日の仕事の進捗がわかるので、管理者はグループウェアを見るだけで部下の管理が容易になります。
入社や退社など人の出入りが多い会社では、毎回引継ぎをするにも多大なコストがかかります。特に、仕事のノウハウを特定の社員だけが握ってしまうと引継ぎも簡単にできません。
グループウェアで業務のナレッジを共有しておくことで、特定の社員だけが情報を握っているという事態が避けられるため、従業員の突然の退職や休職時にもすぐに対応できるようになります。
チャットや掲示板を活用したり、スケジュール管理、プロジェクト管理などを共有することで、社員間のコミュニケーションを密にとることができます。
チャットでは、日常のちょっとした連絡に役立ち、掲示板は、企画のアイデアや提案に対する意見などを出しやすくなります。会議やチャットではグループウェアに履歴が残るので、会議に参加しなかったメンバーにも情報の共有が容易です。
多くのグループウェアで無料プランを提供していたり、非常に低いコストで利用開始できます。これにより、中小企業でも大きな初期投資をせずに、業務の効率化ツールを導入することが可能となります。
無料プランで基本的な機能を利用し、ビジネスの規模やニーズに応じて必要な機能が追加される有料プランに移行することもできます。この柔軟性により、必要な機能に応じたコストを支払うことができるので、無駄な出費を抑えることができます。
無料グループウェアの選び方
グループウェアを選ぶ際には、自社が必要とする機能を備えているか、使いやすいかということが一番大事ですが、その他にも選ぶ際に考慮しておきたい項目を紹介します。
導入目的の明確化
グループウェアを選定する上で、導入する目的を明確にしおくことは重要です。自社が直面している課題や、解決したい問題を具体的に洗い出しましょう。例えば、社内コミュニケーションの活性化、プロジェクト管理の効率化、文書管理のデジタル化など、目的に応じて必要な機能が異なります。
セキュリティの確保
無料グループウェアを選ぶ際には、セキュリティ対策が十分に施されているかどうかを確認してください。特に、機密情報を扱うビジネスでは、データの漏洩や不正アクセスを防ぐためのセキュリティ機能が重要になります。無料プランでも、基本的なセキュリティ対策が提供されているかをチェックし、企業のセキュリティポリシーに合致しているかを確認しましょう。
操作の簡便性
グループウェアを導入する目的の一つは、業務の効率化です。そのため、導入するツールが直感的に操作できるかどうかは、非常に重要な選定基準となります。特に中小企業では、ITスキルが限られている場合も多いため、研修の必要が少なく、すぐにでも業務に活用できるシンプルな操作性を備えたグループウェアを選ぶことが望ましいです。
まとめ
グループウェアは、チャットや掲示板、ファイル共有など社内のコミュニケーションを円滑にする機能や、スケジュール管理、タスク管理といったチームでの業務をサポートする機能などがあります。
グループウェアには、多くの製品があるため自社にとってどれが最適なのか決めるのは難しいですが、導入する目的や利用環境、コストなどを整理したうえで、総合的に判断してください。
今回紹介したおすすめグループウェア
