検収書は、届いた商品や成果物を発注側が確かめて、「内容に問題はありませんでした」と取引先に伝える書類です。
このページでは、Excel・PDFの検収書テンプレートを4種類無料で配っています。物品向けの基本形、システム開発・Web制作向け、納品書と1枚になったもの、明細が多いとき用の横型です。登録は要りません。
検収書テンプレート（Excel・PDF）4種類
| テンプレート | 用紙 | 向いている場面 |
|---|---|---|
| 検収書（基本） | A4縦 | 物品・備品の検収 |
| 検収書（システム開発向け） | A4縦 | 外注した開発・Web制作の検収 |
| 納品書兼検収書 | A4縦 | 受注者が送り、発注者が押印して返す |
| 検収書（横型） | A4横 | 品目が多い、行ごとにメモを残したい |
検収書（基本・検収印欄つき）
検収Noと検収日、備考欄、検収印欄がある基本の書式です。明細は13行で、数量と単価を入れると合計まで自動で計算されます。消費税は10%・切り捨てです。
検収書（システム開発・Web制作向け）
外注した開発やWeb制作の検収用です。納品物一覧、検収条件、「合格・条件付き合格・再提出」の結果欄があり、販売管理システムの記入例入り。社内向けの検収報告書にも使えます。
納品書兼検収書
上が納品書、点線の下が検収欄の1枚ものです。受注者が明細を入れて送り、発注者が検収日・検収者・検収印を入れて返します。明細9行、合計は自動計算。
検収書（横型）
明細ごとに備考を書ける横型です。明細は10行で、件名・納期・支払条件の欄もあります。印刷前にプレビューで端が切れていないか見てください。
検収書とは
納品書は、受注者が「これを納めました」と知らせる書類です。受領書は「受け取りました」という記録。検収書はそこから一歩進んで、数や中身が注文どおりだったかを確かめた結果を残します。
検収書を出すよう定めた法律はありません。出すかどうか、どの書式にするかは、取引先との取り決めや社内のルールで決まります。取引先によっては、検収が済んでから請求書を受け付ける流れにしているところもあります。
記入するときに判断が分かれるところ
01
検収日と支払期日
検収日には、中身を確かめ終えた日を書きます。備品なら届いた当日に終わることも多いでしょう。システム開発だと、動作確認に何日もかかるのが普通です。
ひとつ気をつけたいのが支払期日です。中小受託取引適正化法（取適法。2026年1月に下請法から改正）の対象になる取引では、代金は納品物を受け取った日（役務なら提供を受けた日）から60日以内に払う決まりです。検査をするかどうかは関係ありません。検収が長引いても、60日の数え始めは後ろにずれないわけです。
検収に時間がかかりそうな案件は、納品日と検収日の両方を書類に残しておくと、あとで日数を数えやすくなります。システム開発向けと納品書兼検収書には、両方の欄を入れてあります。
02
発行する人と宛名
基本は発注者が作り、受注者あてに出します。基本・システム開発向け・横型の3つはこの形で、宛名の横に「御中」が入っています。
納品書兼検収書だけは逆です。受注者が用意し、発注者が検収欄を埋めて返します。宛名欄は「様」になっているので、会社あてなら「御中」に打ち替えてください。
03
修正が残ったまま受け入れるとき
小さな直しは残っているけれど、業務には使える。開発や制作の検収ではよくある状態です。
この場合は「合格」とだけ書いて終わらせず、何が残っていて、いつまでに直すのかを書いておきます。システム開発向けの見本では、CSV出力の日付形式を「軽微な修正事項として、令和〇年〇月〇日までに対応」と書きました。
期限のない修正は、誰がいつ直すのかがあいまいなまま残りがちです。個人的には、ここが検収書で一番手を抜いてほしくない欄だと思っています。
押印・PDFでの送付・保存期間
押印社内・取引先の運用に合わせる
2020年6月に内閣府・法務省・経済産業省は、特別な定めがなければ、契約書に押印しなくても契約の効力に影響はないという考え方を示しています。検収書も、取引先や社内の決まりに合わせて判断してください。紙で回す会社なら検収印欄の書式、メールなら担当者名と検収日を入れると実用的です。
PDF電子データのまま保存する
PDFをメールで送ったり受け取ったりした場合は、電子帳簿保存法の電子取引にあたります。2024年1月からは、紙以外にも電子データのまま保存しておく必要があります。国税庁は対象の例として請求書・領収書・契約書・見積書などを挙げています。検収書も同じ取引の書類として扱っておくのが無難です。
保存期間注文書や納品書と一緒に保管
保存期間は、法人なら確定申告書の提出期限の翌日から原則7年です。欠損金が出た年度は10年になります。受け取った検収書と自社で出した控えは、注文書や納品書と同じ場所にまとめておくと、あとで探しやすくなります。
よくある質問（FAQ）
検収書はいつ発行しますか？
納品物の数量や中身を確かめ終えたあとに発行します。物品なら納品当日のこともありますが、システム開発や工事では確認に日数がかかるため、納品から少し遅れて出すのが一般的です。
検収書の宛名はどう書きますか？
受注者の会社名を書きます。会社あてなら「御中」、担当者名まで書くときは個人名に「様」を付けます。「株式会社〇〇御中 〇〇様」のように重ねないよう注意してください。
検収印は押さないといけませんか？
検収書への押印を義務づける法律は特にありません。社内規定や取引先の決まりで求められることがあるので、それに合わせてください。紙でやり取りする場合は、検収印欄のある書式のほうが扱いやすいです。
検収書はPDFで送ってもよいですか？
取引先が認めていれば問題ありません。メールでやり取りしたPDFは電子取引の書類になるので、送った側も受け取った側も、印刷だけで済ませず電子データのまま保存してください。
検収書と検収報告書の違いは何ですか？
検収書は取引先に「確認しました」と伝える書類、検収報告書は検収の結果を社内や関係者に報告する書類として使い分けることが多いです。このページのシステム開発向けテンプレートは、どちらの使い方にも合わせやすい書式です。
