このページでは、移転・社名変更・就任・価格改定などの挨拶文テンプレートをWord形式で無料ダウンロードできます。
封書やPDF配布を想定した体裁・文型を、社外向けのフォーマル形式に構成しています。テンプレートのダウンロード前に、まずは下記「使い方」をご確認ください。体裁の統一と誤記の回避に役立ちます。
このページの使い方
通知文を封書やPDFで正式に配布する想定で、社外向けフォーマル体裁に最適化したテンプレートです。まずは編集前に本章のポイントをご確認ください。
対象と特長（封書・社外通知に最適化）
移転・改称・就任・価格改定など、公式性の高い連絡に対応。頭語/結語・宛名・差出人・日付・押印欄などを整えたそのまま使える骨組みです。
書式の基本（頭語/結語/宛名/差出人）
封書は頭語→前文→主文→末文→結語→差出情報の順。宛名は会社名＞部署＞役職＞氏名の順で大きめに配置します。
利用上の注意（法務・社内規程の確認）
改称・価格改定・個人情報を伴う通知は法務/総務の承認が必須。名義・登録番号・支払先の変更有無を最終チェックしてください。
シーン別 挨拶文テンプレート（Word無料ダウンロード）
| シーン | 挨拶文の特徴 | 想定相手 | Wordテンプレート |
|---|---|---|---|
| 新規開店 | 開店感謝・新業務開始の案内 | 顧客・取引先 | テンプレート詳細 |
| 新会社設立 | 設立報告・理念・今後の方針 | 取引先・顧客 | テンプレート詳細 |
| 支店開設 | 新支店営業開始・対応エリア案内 | 取引先・顧客 | テンプレート詳細 |
| 会社移転 | 新住所通知・業務拡大報告 | 取引先 | テンプレート詳細 |
| 業務提携 | 協業開始案内・協力のお願い | 取引先 | テンプレート詳細 |
| 会社合併 | 合併報告・新体制の紹介 | 取引先 | テンプレート詳細 |
| 社名変更 | 新社名通知・変更理由案内 | 取引先・顧客 | テンプレート詳細 |
| 創立記念 | 周年感謝・会社の歩み・記念行事案内 | 顧客・取引先 | テンプレート詳細 |
| 営業所閉鎖 | 閉鎖案内・代替拠点案内 | 取引先 | テンプレート詳細 |
| 廃業 | 廃業報告・感謝・連絡先 | 取引先・顧客 | テンプレート詳細 |
| 社長就任 | 就任報告・目標・継続取引のお願い | 取引先 | テンプレート詳細 |
| 役員異動 | 異動報告・新体制案内 | 取引先・株主 | テンプレート詳細 |
| 担当者交代 | 担当変更案内・引継ぎ報告 | 取引先 | テンプレート詳細 |
| 転勤 | 転勤報告・新勤務地案内 | 取引先 | テンプレート詳細 |
| 転職 | 転職報告・新会社紹介 | 取引先・社内 | テンプレート詳細 |
| 退職 | 退職報告・感謝・後任案内 | 取引先・社内 | テンプレート詳細 |
| 定年退職 | 定年報告・感謝・今後の人生案内 | 取引先・社内 | テンプレート詳細 |
新規開店・会社設立・支店開設
新規開店（Word）
開始日／所在地／営業時間／特典を簡潔に記載できる開店案内の定型です。地図QRや駐車案内欄付き。
新会社設立（Word）
設立日・本社所在地・代表者・事業内容・初回ご挨拶の保存向け文面。
支店開設（Word）
開設日・住所・対応エリア・アクセス案内を1枚に集約。
会社移転・事務所移転
会社移転（Word）
新住所・新TEL/FAX・業務開始日・登録情報更新のお願い文を備えた標準型。
社名変更・ブランド改称
社名変更（Word）
改称日・新旧社名・変更範囲（所在地/事業/ドメイン）・併記期間の記載欄あり。
業務提携・合併・組織変更
業務提携（Word）
目的・主な取り組み・顧客メリット・窓口を整理できる協業通知。
会社合併（Word）
発効日・新社名・体制・請求/支払名義の案内を網羅。
創立記念・周年
創立記念（Word）
周年の御礼・沿革要点・記念行事の案内に対応。
営業所閉鎖・廃業
営業所閉鎖（Word）
閉鎖日・代替拠点・問い合わせ先・対応開始日を明確化。
廃業（Word）
廃業日・御礼・連絡先・未収未払の取り扱い欄付き。
就任・役員人事
就任・役員人事（Word）
就任日/役職/所信と略儀文を収めたフォーマル書式。
役員異動（Word）
異動日・新体制・連絡窓口・今後の方針を記載。
担当者交代
担当者交代（Word）
発効日・新担当・連絡先・引継ぎ範囲を明記。
転勤
転勤（Word）
赴任日・新勤務地・連絡先・一言挨拶の簡潔型。
転職
転職（Word）
退職日・新会社・新連絡先・御礼のメール/書面兼用。
退職・定年退職
退職（Word）
退職日・御礼・後任案内・私的連絡先（任意）欄あり。
定年退職（Word）
定年のご報告・御礼・今後の連絡先（任意）を丁寧に。
テンプレートの編集・カスタマイズ方法
テンプレートは下のチェックリストに沿って最小の手間で編集してください。
◆ 置換（編集が必須の固定項目）
- 会社名・部署名・役職・氏名：｛会社名｝／｛部署名｝／｛役職｝／｛氏名｝
- 日付・施行日・期限：｛日付｝／｛施行日｝／｛締切｝
- 連絡先：｛電話｝／｛メール｝／｛住所｝／｛URL｝
- 案件情報：｛案件名｝／｛商品名｝／｛対象サービス｝
◆ レイアウト・実務情報の追記
- 移転・開店：地図QR／最寄駅／駐車案内
- 価格改定：対象一覧表／据置条件／お問い合わせ窓口
- 障害報告：発生～復旧の時系列／恒久対策／再発防止責任者
◆ 品質チェック（送付前）
- 固有名詞・数値・日付のダブルチェック／全角・半角の統一
- 敬称の重複（部長様／御中様）なし
- ファイル名：
YYYYMMDD_件名_会社名.pdfなど規則化
◆ 推奨ワークフロー
- ドラフト作成 → 置換の網羅
- 法務／広報レビュー（必要時）
- 配信リスト確認（宛先・CC・BCC）
- テスト送信 → 本送信／投函
挨拶文の追記事項
通知の種別によっては、追記が必要です。ここでは見落としやすい追加項目を整理します。
個人情報/ポリシーURLの記載
問い合わせ窓口やフォーム誘導がある通知では、最低限のプライバシーポリシー導線を示します。
- 記載例：個人情報の取り扱い：｛ポリシーURL｝／問い合わせ：｛窓口｝
- メール追跡やリンクトラッキング利用時は目的の明示と配慮を添える
旧社名/新社名の併記期間
社名変更・合併後は検索性と照合作業のため、一定期間は併記が安心です。
- 目安：外向け通知は3〜6か月併記（請求・契約書類は更に長めも可）
- 書き方：｛新社名｝（旧称：｛旧社名｝）／メール署名・封筒にも反映
- 終了時：社内外のマスター更新完了後に併記を解除
適格請求書登録番号の記載
価格改定や名義変更の通知では、登録番号を明記しておく方が丁寧です。フッター付近または「記」欄の末尾に見出し付きで追記します。
- 記載例：適格請求書発行事業者登録番号：｛T-XXXX-XXXX-XXXX｝
- 名義変更の有無や請求書の切替時期も併記
よくある質問（FAQ)
どのファイル形式に対応していますか？
配布形式はWord（.docx）です。Googleドキュメントでも開けますが体裁が崩れる場合があります。最終配布はPDF書き出しを推奨します。Excel版は提供していません。
商用利用や改変はできますか？
はい。商用利用・改変は可です（自社・クライアント案件を含む）。ただしテンプレートそのものの再配布・転売は不可です。クレジット表記は不要です。
社名や日付を一括で置換するコツはありますか？
Wordの検索/置換を使い、全角/半角や旧新表記ゆれを洗い出します。本文だけでなくヘッダー/フッター/テキストボックスも対象にしてください。
縦書きにできますか？
可能です。Wordの「レイアウト」→「文字列の方向」→「縦書き」を選択してください。数字や記号は全角推奨、URLはQRコードや別枠注記で補完すると読みやすくなります。
ロゴや会社情報の差し替え方法は？
ヘッダーのロゴは右クリック→「図の変更」で差し替え、フッターの会社名・住所・URL・登録番号を更新してください。PDF化前ににじみ/余白を印刷プレビューで確認します。
適格請求書発行事業者登録番号はどこに記載しますか？
フッター付近または「記」欄の末尾に見出し付きで追記します。例：適格請求書発行事業者登録番号：｛T-XXXX-XXXX-XXXX｝。
印刷設定や封筒の推奨仕様は？
A4上質紙（90〜110kg）、余白は上25mm/下20mm/左右20mmが目安。長3または角2の白無地封筒を推奨、宛名は中央寄せ・会社名＞部署＞役職＞氏名の順で大きめに配置します。
封書とメールは併用すべきですか？
移転・改称・価格改定など公式性が高い通知は併用推奨です。メールで先行告知し、封書は1〜3営業日以内に到着させると確実です。
英語版テンプレートはありますか？
現時点では日本語版のみです。英語で用いる場合は本文を差し替え、頭語/結語を英語式（Dear Sir/Madam, 〜 Sincerely,）に変更してください。
社内規程や法務レビューは必要ですか？
社名変更・価格改定・個人情報を含む通知では必須です。送付前に社内の承認フローと記載事項（名義・登録番号・窓口）を確認してください。
旧社名/新社名の併記はどのくらい続けますか？
外向け通知は3〜6か月の併記が目安です（請求・契約関連は長めでも可）。書き方例：｛新社名｝（旧称：｛旧社名｝）。
Googleドキュメントで体裁が崩れた場合の対処は？
用紙サイズ/余白をA4に再設定し、フォント置換（游/ヒラギノ→MS系など）、改ページ、テキストボックス位置を再調整してください。最終配布はPDFで固定化すると安全です。
