このページでは、会社や施設の鍵を貸し出すときに使う鍵借用書テンプレート（Excel・Word）を無料で配布しています。
オフィス、倉庫、社宅、ロッカー、工事現場の仮設事務所など、鍵を一時的に貸す場面で使う書式です。鍵は小さいですが、なくすと少し大ごとです。朝の管理室で「今日だけ貸してください」と言われてそのまま渡すと、夕方になって「誰に渡したっけ」となることがあります。
- 鍵番号・鍵名・対象施設
- 借用者名・所属・連絡先
- 借用日・返却予定日・使用目的
- 複製禁止・紛失時の連絡
- 返却日・返却状態・確認者
※ 金銭の貸し借りには対応していません。金銭用の書式を探している場合は、借用書テンプレートをご利用ください。
用途別に選ぶ鍵借用書テンプレート
| 用途 | おすすめのテンプレート | 使いやすい場面 |
|---|---|---|
| まずは基本の鍵借用書を作りたい | 鍵借用書 基本版 | オフィス、倉庫、社宅、ロッカーなどの鍵を1本貸すとき |
| 複数の鍵をまとめて貸したい | 複数鍵対応 Excel版 | 建物入口、会議室、倉庫、ロッカーなど、複数の鍵を一度に渡すとき |
| 返却まできちんと確認したい | 返却確認欄付き Excel版 | 退職時、異動時、イベント終了後、工事完了後の鍵返却を残したいとき |
鍵借用書テンプレートを無料ダウンロード
鍵借用書 基本版
複数鍵対応 鍵借用書
返却確認欄付き 鍵借用書
鍵以外の物品を貸す場合は、物品名・数量・返却予定日を中心に記録する物品借用書テンプレートが使いやすいです。
鍵は、鍵番号や紛失時の扱いまで残した方が管理しやすいため、このページでは鍵専用の書式として分けています。
鍵借用書を使いやすい場面
- オフィスや会議室の鍵を社員に一時貸出する
- 倉庫、資料室、サーバールームなどの鍵を担当者へ渡す
- 社宅、寮、ロッカーの鍵を入居者や利用者へ貸す
- 工事現場や仮設事務所の鍵を協力会社へ渡す
- イベント会場やレンタルスペースの鍵を運営担当へ渡す
鍵は小さいので、机の上に置くとすぐ書類に紛れます。夕方の管理室で返却を受けるときも、バタバタしていると「受け取ったつもり」になりがちです。
テンプレートを使う前は、チャットや口頭の記憶に頼ることが多いです。最初はそれでも回ります。ただ、退職者の鍵返却や、複数人に施設鍵を渡す場面では、あとから確認に時間を取られます。紙でもExcelでもいいので、鍵番号と返却予定日を先に残しておくと、かなり楽です。
テンプレートを使う前に決めておくこと
鍵借用書を書く前に、先に決めておきたいのは「どの鍵を、誰に、いつまで貸すのか」です。
ここがあいまいなまま書き始めると、鍵名の欄に「事務所の鍵」だけ入れて終わることがあります。あとで見返したときに、入口の鍵なのか、倉庫の鍵なのか、ロッカーの鍵なのか分かりません。
新人の総務担当者が初めて鍵を貸す場合は、鍵番号をどこまで書くかで迷うと思います。管理番号がある会社なら、その番号をそのまま入れるのが早いです。番号がない場合は、「本社3階 会議室A」「倉庫入口 西側」など、場所が分かる書き方にしておくと探しやすいですね。
- 鍵番号・管理番号があるか
- 鍵の本数をどう数えるか
- 返却予定日を日付で入れるか
- 複製禁止の文言を入れるか
- 紛失時の連絡先をどこにするか
- 返却確認を誰が行うか
鍵借用書の書き方
鍵番号・鍵名は具体的に書く
鍵借用書で一番迷いやすいのが、鍵の書き方です。
「鍵1本」だけでは、あとで確認するときに困ります。鍵番号があるなら「K-001」「倉庫A-2」など、管理番号をそのまま書きます。番号がない場合は、対象施設や部屋名を入れると分かりやすいです。
たとえば「本社2階 会議室B」「第2倉庫 シャッター鍵」「社宅101号室 玄関鍵」のように書くと、現物と照合しやすくなります。
借用者の所属・連絡先を入れる
社内であれば氏名だけでも通じることがあります。ただ、同じ名字の社員がいたり、部署をまたいで貸す場合は、所属や連絡先も入れておく方が確認しやすいです。
協力会社や外部スタッフへ貸す場合は、会社名、担当者名、電話番号まで入れておくと安心です。現場では、返却日に担当者が不在ということもあります。連絡先があるだけで、追いかける手間が減ります。
返却予定日は日付で書く
「使用後に返却」と書くと、見た目は自然ですが、あとで判断しにくいです。
イベント会場の鍵なら「〇月〇日 18時まで」、工事現場の鍵なら「工事完了日の翌営業日まで」など、確認できる書き方にしておくとよいでしょう。日付が決まっていない場合でも、返却の条件を少し具体的に書くと管理側が迷いません。
複製禁止・紛失時の連絡を一文入れる
鍵は、他の備品より扱いに気を使います。
強い文章にしすぎると角が立ちますが、複製禁止と紛失時の連絡は入れておきたいところです。たとえば「借用した鍵を無断で複製しないこと」「紛失した場合は速やかに管理担当者へ連絡すること」くらいなら、社内書式にも入れやすいです。
鍵を返却するときの確認方法
鍵を返してもらったら、借用書に返却日と確認者を残します。
ここを省くと、貸した記録だけが残って、返却済みかどうか分からなくなります。特に、退職時や異動時はほかの手続きも重なります。机の上に書類が積まれている状態で、鍵の返却だけ記憶に頼るのは少し危ないです。
返却日・本数・状態を確認する
返却時は、返却日、本数、鍵番号を見ます。
複数鍵対応テンプレートを使う場合は、一覧の行ごとに返却を確認します。鍵束で返されたときは、見た目だけで「全部あります」と判断しがちです。1本ずつ番号を見てチェックした方が、あとで安心です。
返却確認欄付きテンプレートを使う場面
返却まできちんと残したい場合は、返却確認欄付きテンプレートが向いています。
退職者から会社の鍵を回収する、外部業者から倉庫鍵を返してもらう、イベント終了後に会場鍵を受け取る。こういう場面では、返却日と確認者が入っているだけで話が早いです。控えを探す時間も減ります。
鍵を紛失した場合の書き方
鍵を紛失した場合は、借用書の備考欄や返却確認欄に、分かっている事実を先に書きます。
「〇月〇日、借用者より紛失の連絡あり」「最終使用場所は〇〇」「管理担当者へ報告済み」など、まず時系列が分かる形にします。原因や費用負担までその場で決めきれないこともあります。そこは社内ルールや契約内容に合わせて、後で追記する形でもよいでしょう。
- 紛失に気づいた日
- 最後に使用した場所
- 借用者からの連絡日時
- 管理担当者への報告状況
- 交換・再発行・施錠変更の対応予定
鍵借用書・鍵貸出証・鍵預かり証の違い
鍵まわりの書類は名前が似ています。ここで少し迷います。
| 書類名 | 主な使い方 | 向いている場面 |
|---|---|---|
| 鍵借用書 | 借りる側が、鍵を借りたことを残す | 社員や外部業者に鍵を貸す場合 |
| 鍵貸出証 | 貸す側が、鍵を貸した内容を記録する | 管理室や総務側で貸出履歴を残す場合 |
| 鍵預かり証 | 相手から鍵を預かったことを証明する | 管理会社、工事業者、代行業者が鍵を預かる場合 |
| 物品借用書 | 鍵以外の物品を借りたことを残す | PC、工具、機材、備品を貸し借りする場合 |
このページの鍵借用書は、「鍵を借りて、あとで返す」場面の書式です。鍵を預かる側の証明書とは少し違います。貸す・借りる・預かるのどれなのかを先に分けると、書類を選びやすいです。
鍵借用書で書き漏れが多いところ
- 鍵番号を書いていない：どの鍵を貸したのか分かりにくくなります。
- 本数を書いていない：鍵束で渡したとき、返却確認がしにくいです。
- 返却予定日があいまい：「使用後」だけだと管理側が追いにくいです。
- 複製禁止の文言がない：外部へ貸す場合は特に注意したいところです。
- 返却確認欄がない：返却済みかどうかの記録が残りません。
新人の担当者が鍵を渡すときは、相手の名前と日付だけで済ませてしまうことがあります。急いでいると、そうなります。私なら、まず鍵番号と返却予定日だけは先に書きます。細かい文面を整えるのは、その後でも間に合います。
テンプレートを使うときの調整例
社内向けなら文面を短くする
社員へ一時的に鍵を貸すだけなら、あまり堅い文面にしなくても使えます。鍵番号、借用者、返却予定日、確認者があれば、管理側はかなり見返しやすいです。
外部業者へ貸すなら連絡先を入れる
工事業者、清掃業者、イベント運営会社などへ鍵を貸す場合は、会社名と担当者の連絡先を入れておく方がよいでしょう。返却予定日に担当者が現場へ出ていることもあるので、電話番号があると確認が早いです。
複数の鍵を貸すならExcel版を使う
入口、倉庫、会議室、ロッカーなど複数の鍵を渡す場合は、Excel版が扱いやすいです。鍵ごとに行を分けて、返却時に1本ずつ確認できます。手書きでも使えますが、あとで管理表として残すならExcelの方が楽ですね。
よくある質問（FAQ）
まとめ
鍵借用書は、鍵を「誰に、どの鍵を、いつまで貸したか」を残すための書類です。
鍵はPCや工具より小さく、返却確認もつい口頭で済ませがちです。ただ、なくしたときの影響は大きめです。施設の鍵、倉庫の鍵、社宅の鍵などは、あとから確認できる形で残しておく方が管理側も借りる側も安心です。
基本版は1本の鍵を貸すとき。複数鍵対応版は、鍵束や複数施設の鍵をまとめて渡すとき。返却確認欄付きは、退職時やイベント後、工事完了後のように返却記録まで残したい場面に向いています。
テンプレートを使う前は、鍵の貸出が担当者の記憶に残りがちです。テンプレートを使うと、鍵番号、返却予定日、確認者が書類に残ります。現場では、この差があとでかなり効きます。
