このページでは、金銭ではなく「物品」を貸し借りするときに使う物品借用書テンプレート（Excel・Word）を無料で配布しています。
PC、社内備品、工具、測定器、イベント機材などを一時的に貸す場面で使う書式です。月末の備品確認や、退職者からノートPCを返してもらうときなど、あとで「誰に貸していたか」を見返したい場面で使いやすいと思います。
- 物品名・数量・型番などの貸出内容
- 借用日・返却予定日・使用目的
- 破損・紛失時の対応
- 返却日・返却時の状態・確認者
※ お金の貸し借りには対応していません。金銭用の借用書を探している場合は、借用書テンプレートをご利用ください。
用途別に選ぶ物品借用書テンプレート
| 用途 | おすすめのテンプレート | 使いやすい場面 |
|---|---|---|
| まずは普通の借用書を作りたい | 物品借用書 Excel版 | PC、タブレット、工具、社内備品などを1件ずつ貸すとき |
| 見た目をすっきり整えたい | ボックス形式 Word版 | 社外の取引先や協力会社に提出しても違和感を出したくないとき |
| 返却まで確認したい | 返却確認欄付き Word版 | 退職時のPC返却、現場機材の返却、イベント後の備品回収など |
物品借用書テンプレートを無料ダウンロード
物品借用書 Excel版
物品借用書 ボックス形式
返却確認欄付き 物品借用書
オフィス、倉庫、社宅、ロッカーなどの鍵を貸す場合は、鍵番号・本数・返却予定日・紛失時の扱いを別で記録する方が管理しやすいです。
鍵専用の書式は、鍵借用書テンプレートのページで紹介しています。
物品借用書で対応しやすい貸出物の例
- ノートPC、タブレット、モニターなどのIT機器
- 工具、測定器、カメラ、プロジェクターなどの業務用機材
- 制服、腕章、ヘルメット、名札などの一時貸与品
- 展示会やイベントで使う備品、什器、受付用品
- 社内で共有している備品やレンタル品
朝の事務所で「今日だけこのPCを貸しておいて」と言われると、つい口頭で済ませたくなります。急いでいると、紙1枚を書くのも面倒です。
ただ、数日後に返却予定日を忘れたり、誰が持っているのか分からなくなったりすることがあります。特に月末の棚卸しや退職時の貸与品回収では、ここで少し詰まります。先に物品名と返却予定日だけでも残しておくと、確認がだいぶ楽です。
テンプレートを使う前に決めておくこと
テンプレートを開く前に、まず決めておきたいのは「何を、いつまで、誰に貸すのか」です。
ここがあいまいなまま書き始めると、物品名の欄に「PC一式」だけ入れて終わってしまうことがあります。あとで見返したときに、ACアダプターやマウスも含むのか、本体だけなのか分かりにくいですね。
社内の担当者が使うなら、そこまで堅い文面にしなくても回ると思います。反対に、社外の協力会社へ機材を貸す場合は、返却予定日や破損時の連絡先まで入れておく方が安心です。現場では、相手との関係や貸す物の金額で少し調整する感じです。
- 物品名は型番・管理番号まで書くか
- 付属品をどこまで含めるか
- 返却予定日を日付で入れるか、利用終了後とするか
- 破損・紛失時の連絡先を入れるか
- 返却時の確認者を誰にするか
物品借用書の書き方
物品名はできるだけ具体的に書く
「PC」「工具」「備品」だけだと、あとで確認するときに少し困ります。
たとえばノートPCなら、メーカー名、型番、管理番号、付属品まで書いておくと見返しやすいです。管理シールが貼ってある会社なら、その番号を入れるだけでもだいぶ違います。夕方に返却確認をするとき、書類と現物を照合しやすいですね。
返却予定日は空欄にしない
物品借用書でよくあるミスが、返却予定日を空欄にしたまま渡してしまうことです。
「来週返します」「使い終わったら返します」でも通じる場面はあります。ただ、担当者が休んだり、貸した相手が別の現場へ移動したりすると、急に分からなくなります。日付で書けない場合でも、「イベント終了日の翌営業日まで」など、判断できる書き方にしておくと後追いが楽です。
破損・紛失時の扱いは一文だけでも入れる
破損や紛失の話は、あまり強く書きすぎると堅く見えます。とはいえ、何も書かないと、いざ起きたときに話が止まりやすいです。
社内向けなら「破損・紛失が発生した場合は、速やかに管理担当者へ連絡する」くらいで十分な場面もあります。社外に貸すなら、原状回復や代替対応について社内ルールに合わせて少し書き足すとよいでしょう。
物品を返却するときの借用書の扱い
物品を返してもらったら、借用書をそのまま終わりにせず、返却日と状態を追記して保管します。
ここをやらないと、「返した」「受け取っていない」の確認で時間を取られることがあります。月末の備品チェックで書類をめくっていると、貸出日の記録はあるのに返却の記録がない、というケースが出ます。地味ですが、ここが一番迷いやすいところです。
返却日・状態・確認者を残す
返却確認欄付きテンプレートでは、返却日、返却時の状態、確認者名を記入できます。
傷がない場合は「異常なし」で構いません。付属品が不足している場合は、「ACアダプター未返却」「ケースに傷あり」など、見たまま書いておく方が後から説明しやすいです。原因までその場で決めなくても、まず状態を残す。それだけでも十分役に立ちます。
借用書は貸主側で保管する
返却後の借用書は、貸した側で保管する形が扱いやすいです。
借りた側に控えを渡したい場合は、コピーやPDFを渡す方法があります。原本をそのまま返してしまうと、あとで会社側に記録が残らないので、備品管理の資料として使いにくくなります。
物品借用書・物品貸出書・受領書の違い
物品をやり取りする書類は名前が似ています。検索していると少し迷いますね。
| 書類名 | 主な使い方 | 向いている場面 |
|---|---|---|
| 物品借用書 | 借りる側が、物品を借りたことを残す | PC、工具、機材などを一時的に借りる場合 |
| 物品貸出書 | 貸す側が、貸出内容を記録する | 会社側で貸出履歴を管理したい場合 |
| 受領書 | 受け取った事実を残す | 返却ではなく、物品や書類を受け取った証明がほしい場合 |
| 預かり証 | 相手の物を一時的に預かったことを残す | 鍵、書類、荷物などを預かる場合 |
このページの物品借用書は、「あとで返す物」を借りるときの書式です。受け取って終わりの書類ではありません。返却予定日と返却確認欄を入れる理由も、そこにあります。
物品借用書で書き漏れが多いところ
- 返却予定日が空欄のまま：いつ返すのか分からず、後で確認が必要になります。
- 物品名があいまい：「PC一式」だけだと、付属品の有無で迷います。
- 数量を書いていない：工具や部品を複数貸すときに不足確認がしにくいです。
- 返却確認欄がない：返したかどうかの記録が残りません。
- 署名・確認者を省いている：誰が確認したのか分からなくなります。
新人の担当者が最初に作ると、文章のきれいさに気を取られて、返却日や付属品の欄が抜けることがあります。私なら、まず「物品名」「返却予定日」「返却確認」の3つを先に埋めます。文面を整えるのは、その後でも間に合います。
テンプレートを使うときの調整例
社内備品なら文面を短くする
部署内でPCや備品を貸すだけなら、堅い文章を長く入れなくても使えます。管理番号、借用者名、返却予定日、確認者が入っていれば、実務上はかなり回しやすいです。
社外へ貸すなら破損時の扱いを足す
協力会社や取引先へ機材を貸す場合は、破損・紛失時の連絡先や対応方法を少し足しておく方がよいでしょう。最初から細かく書きすぎると重く見えるので、まずは連絡と確認の流れを入れるくらいが使いやすいです。
返却まで管理するなら確認欄付きテンプレートを使う
退職時のPC返却、現場機材の回収、イベント用品の返却などは、返却確認欄付きテンプレートが合います。貸すときの書類と返却時の控えを分けなくてよいので、紙が増えにくいです。
よくある質問（FAQ）
まとめ
物品借用書は、金銭の借用書とは目的が違います。
PC、備品、工具、機材などを「あとで返す」前提で貸し借りするときに、物品名、返却予定日、破損・紛失時の扱いを残すための書類です。
テンプレートを使う前は、貸した人の記憶やチャットの履歴に頼りがちです。最初はそれでも回りますが、貸出件数が増えたり、月末にまとめて確認したりすると急に探しにくくなります。
まずはExcel版で基本項目を残す。社外向けならボックス形式、返却まで見たいなら確認欄付き。そんな選び方で十分です。現場では、きれいな文面よりも、あとで見返せることの方が助かる場面が多いと思います。
