この記事では、実務で役立つエクセル版の社内便テンプレートを無料でダウンロードできるようにしています。
実際の企業での利用経験をもとに、記入方法や活用のコツも解説しますので、初めて利用する方でも安心です。
社内便・社内回覧便とは
社内便とは、会社内部での文書・郵便物のやり取りを行うための仕組みです。
主な特徴は以下の通りです。
- 日付、送付先、送付元を記録できる
- 受領印欄を設けて確実な受け渡しを確認できる
- 社内回覧便封筒と併用することで伝達がより確実になる
企業規模や業務内容により求められる形式は異なりますが、エクセルで作成したテンプレートを利用すれば、誰でも簡単に整備できます。
社内便テンプレート（エクセル）
以下では、A4用紙を使った異なるレイアウトの社内便テンプレートを紹介します。用途や印刷コストに合わせて選んでください。
A4 1枚タイプ
シンプルに1ページで1つの社内便を作成できる形式です。記入欄が広いため、詳細な内容や備考を記録したい場合に適しています。
社内便テンプレート01
社内便テンプレート02
A4 2枚
社内便テンプレート03 A4縦 2枚
社内便テンプレート04 A4縦2枚
A4 3枚タイプ
A4用紙1枚に3つの社内便を配置した効率型レイアウトです。簡易的な利用や大量に必要な場合におすすめです。
作業報告書テンプレート05
社内便を活用する際のポイント
- 受領印欄を設けることで紛失や誤配を防げます
- 部署名や担当者名を明記し、誰宛かを明確にすることが重要です
- 社内回覧便封筒と合わせて使うと、複数部署への配布に便利です
社内便テンプレートのカスタマイズ方法
社内便テンプレートはExcel形式なので、自社のルールに合わせて柔軟に編集できます。
- 部署名・役職欄を追加：
宛先を明確にすることで誤送付を防止。ドロップダウンを設定すれば入力ミスも減ります。 - 受領印欄を拡張：
回覧先が多い場合は複数の押印枠を追加し、確認漏れを防ぎます。 - 備考欄の調整：
セル幅を広げてメモ欄を増やせば、伝達事項が多い部署でも安心です。
社内便を利用する際の注意点
社内便は便利ですが、運用ルールを守らないとトラブルの原因になります。以下は、社内便作成時の注意点です。
- 送付先・送付元を正確に記載：
記載ミスは誤配送や紛失につながります。 - 受領印を必ず押印：
確実な受け渡しの証明になり、責任の所在を明確にします。 - 回覧ルートを明確化：
資料の滞留や確認漏れを防ぐため、順番を決めて回すことが重要です。
参考：関連テンプレート
社内便とあわせて利用すると便利なテンプレートもご紹介します。
▼ 参考記事
回覧テンプレート
従業員へのお知らせ・社内通知文例集
社内宛の送付状の書き方とテンプレート
よくある質問（FAQ）
社内便テンプレートは無料でダウンロードできますか？
すべての社内便テンプレートを無料でダウンロードできます。会員登録やアンケートも不要です。
社内便テンプレートの形式はExcelだけですか？
本ページの社内便テンプレートはExcel形式で提供しています。必要に応じてPDFや印刷用に変換してご利用いただけます。
A4 1枚・2枚・3枚タイプの違いは何ですか？
A4 1枚タイプは記入欄が広く、詳細な記録に便利です。2枚タイプや3枚タイプは用紙を効率的に使いたい場合に適しています。用途に合わせて選んでください。
社内回覧便や社内便封筒と一緒に使えますか？
社内便テンプレートは社内回覧便や社内便封筒と併用できます。封筒の外側に貼付したり、回覧物の管理に活用可能です。
自社用にカスタマイズしても問題ありませんか？
部署名や受領印欄などを自由に編集してご利用いただけます。社内の運用ルールに合わせて調整してください。
まとめ
社内便のテンプレートは、A4一枚で1つの表を使うもの２つ３つと表を作成できる、いくつかのレイアウトがあります。
1枚で１つの表だと記入できる情報が多くなりますが、簡易的な表でいい場合には用紙が無駄になってしまいます。
社内便の使用用途に合わせてテンプレートを選んでください。
