依頼書・依頼文の書き方｜書類提出・協力依頼の例文と書き出し

依頼文は、相手にしてほしいことと期限を伝える文章です。1枚の書類にまとめたものを「依頼書」、手紙の形で改まって出すものを「依頼状」と呼ぶことが多いですね。

いざ書こうとすると、最初の一文で手が止まります。取引先に書類をお願いするとき。個人のお客様に提出をお願いするとき。少し言い方を変えるだけで印象が変わるので、気を使う文書です。

このページでは、書き出し例と、書類提出・確認・協力・記入をお願いする例文をまとめました。

依頼書・依頼文・依頼状・お願い文書の違い

呼び方は4つありますが、どれも「相手に何かをしてもらう」ための文書です。違いは、形と改まり具合にあります。

どれを選ぶかは、あとで「いつ、何を頼んだか」を見返したいかどうかで決めると楽です。見返す可能性があるなら依頼書。その場で済むならメールの依頼文で足ります。

書く前に決めておく4つのこと

文章から書き始めると、たいてい途中で止まります。先に次の4つをメモしておくと、文面はほぼそのまま組み立てられます。

依頼書の基本構成と、依頼状にするときの違い

依頼書は、上から次の順に並べるとまとまります。

記書きは、本文の下に「記」と中央に書き、箇条書きで項目を並べる部分です。最後に右寄せで「以上」と入れて締めます。期限や書類名は本文にも記書きにも書いておくと、読み飛ばされたときの保険になります。

依頼状にする場合は、手紙の決まりが加わります。冒頭は「拝啓」で始め、時候のあいさつ、相手の繁栄を喜ぶ言葉と続けて本題に入ります。本文の終わりには「敬具」。拝啓で始めたら敬具で結ぶ、という組み合わせは崩さない方が無難です。

社内向けなら、ここまで整えなくても問題ありません。宛名と件名、依頼内容、期限があれば十分伝わります。

依頼文の書き出し例

書き出しは、相手との距離で選びます。社外向けは丁寧さを残しつつ、長くしすぎないくらいがちょうどいいと思います。

「お願い申し上げます」を何度も重ねると、文面が重たく見えます。正式な依頼状なら合いますが、メールなら「お願いいたします」で十分なことが多いです。

丁寧すぎて依頼内容がぼやける例

依頼文でいちばん起きやすい失敗は、丁寧に書こうとして中身が抜けることです。

言葉づかいは丁寧です。ただ、「例の件」が何なのか、「対応」で何をすればいいのかがわかりません。相手が事情を知っていても、文書として残すなら書き足しておきたいところです。

書類名、期限、送り方。この3つが入るだけで、相手はすぐ動けます。

依頼文・お願い文書の例文集

会社名、日付、書類名、期限は、自分の内容に合わせて差しかえてください。

取引先に書類提出をお願いする依頼文

月末の請求書の回収や、契約前の確認資料などに使える形です。提出期限は本文と記書きの両方に入れています。

個人あてに書類提出をお願いする依頼文

会社どうしなら「書類をお送りください」で通じる話でも、個人の方には足りないことがあります。原本なのかコピーなのか。切手は貼るのか。写真でもいいのか。問い合わせが来るのは、だいたいこのあたりです。

差出人が個人の場合、たとえば自治会や団体の役員として出すときは、会社名と部署の欄を氏名と電話番号に置きかえれば使えます。

資料の確認をお願いする依頼文

「問題がなければそのまま進める」と書いておくと、返事待ちで止まる時間が減ります。金額や契約にかかわる内容なら、この一文は外して、はっきり承認をもらう形にした方が安心です。

社外に協力をお願いする依頼文（依頼状の形）

協力依頼は、相手にとって得がないことも多いお願いです。なぜその会社に頼むのかを一文入れておくと、定型文だけの依頼より読んでもらえます。所要時間や謝礼の有無も、先に書いておくと相手が判断しやすくなります。

私は、断る余地を残した書き方の方が、かえって返事が早く来ると思っています。「ご都合をお知らせください」くらいの温度がちょうどいいです。

アンケートへの協力をお願いする場合は、依頼書テンプレートのページにある社外向け・社内向けのアンケート依頼文が使えます。

申込書の記入をお願いする依頼文

手書きで返してもらう書類は、筆記具と記入する範囲を最初に伝えておくと、書き直しが減ります。消せるボールペンは、こすったり熱が加わったりすると文字が消えることがあるので、書類には向きません。

記入例を1枚つけるかどうかでも、戻ってくる書類の状態はかなり変わります。

メールや社内向けに直すときの調整

例文は書類の形にしていますが、メール本文で使うなら少し削ります。日付と差出人のブロックは外し、件名欄に「〇〇ご提出のお願い」と入れれば足ります。記書きの部分は、そのまま本文の下に残して大丈夫です。

社内向けなら、時候のあいさつや「いつもお世話になっております」も省いて構いません。急ぎのときは、理由を一文だけ添えておくと角が立ちにくくなります。

逆に、取引先や個人のお客様あてなら、宛名・件名・期限・連絡先は省かない方が無難です。

よくある質問

まとめ

依頼文で迷う時間の多くは、あいさつ文と言い回しに使われています。先に「誰に・何を・いつまでに・どうやって」を決めてしまえば、文面はそれほど難しくありません。

形が多少くずれていても、相手が読んですぐ動ける文面なら、依頼文としては十分役に立っています。