寄付のお願い、団体設立の案内、総会開催のお知らせなどで、活動の趣旨をきちんと伝えるために使われるのが趣意書です。
このページでは、用途に合わせて使いやすい趣意書テンプレートを紹介しています。はじめて作ると、何から書けばいいのか迷いやすい文書ですが、土台があるだけでもだいぶ進めやすくなります。必要なところだけ直して、そのままたたき台として使える形にしました。
趣意書とは？
趣意書（しゅいしょ）は、活動の目的や考え方を相手に伝え、協力や賛同をお願いするための文書です。かしこまった案内文に近いですが、単なるお知らせではなく、「なぜこの活動をするのか」まで書くのが特徴です。使われる場面としては、次のようなものがあります。
- 団体や法人の設立
- 寄付金・賛助金の募集
- イベントや学会・総会の開催
- 社内プロジェクトの推進・承認
趣意書の書き方と構成
趣意書は、失礼のない言葉づかいと、読みやすい流れの両方が求められる文書です。丁寧に書こうとして言い回しが固くなりすぎることもありますが、まずは相手が内容を追いやすい構成にしておくほうが伝わります。よく使われる流れは次のとおりです。
・組織や活動の紹介
・目的・背景の説明
・協力を仰ぐ理由と期待
・詳細（日時・場所・対象者など）
・連絡先や提出方法
趣意書で使う頭語と結語
趣意書では、相手に協力や賛同をお願いする文書らしく、少しかしこまった表現を使うことが多いです。頭語と結語も、その流れに合わせて選びます。
- 頭語：「謹啓」または「拝啓」
- 結語：「敬白」または「敬具」
送る相手との距離感や文書の目的によって、合う表現は少し変わります。迷ったときは、まず「拝啓・敬具」か「謹啓・敬白」の組み合わせで考えるとまとめやすいです。
趣意書を書くときに気をつけたいこと
- なぜこの活動を行うのかがぼんやりしていて、読み手に趣旨が伝わりにくい
- 丁寧に書こうとして文面が固くなりすぎ、かえって読みにくくなっている
- 相手に合わない表現や敬語を使ってしまい、文書の印象がちぐはぐになる
- 日時・場所・対象者など、肝心な情報が抜けている
- 頭語と結語の組み合わせや形式が崩れている
趣意書テンプレート一覧（Word形式）
ここからは、用途別の趣意書テンプレートを紹介します。各画像の下にあるボタンから詳細ページへ進めます。ダウンロードはその先のページで行えるようにしています。
一般的な趣意書(社内向け)
企画趣意書（社内プロジェクト用）
総会開催の趣意書
寄付金募集の趣意書
趣意書が使われる主な場面
- 寄付金募集の趣意書：個人・企業に向けた協力依頼
- 社内プロジェクトの企画書として：稟議書や起案書と併用
- 学会・イベントの開催通知に添える
- PTA・地域活動の賛同依頼
- NPO設立時の目的説明用
依頼文・企画書・申請書との違い
趣意書は、ただお願いを伝えるだけの文書ではありません。背景や考え方まで含めて理解してもらい、賛同や協力につなげる役割があります。似た文書と並べると違いが見えやすくなります。
| 文書名 | 目的 | 主な内容 |
|---|---|---|
| 趣意書 | 共感と支援を得る | 背景・目的・お願い・賛同依頼 |
| 依頼文 | 業務的なお願い | 依頼内容・期日など |
| 企画書 | プロジェクト提案 | 概要・目的・期待効果 |
| 申請書 | 許可や承認を求める | 申請理由・希望内容 |
よくある質問（FAQ）
まとめ
このページでは、趣意書の書き方と用途別のWordテンプレートを紹介しました。
趣意書は、単にお願いを並べるだけでは伝わりにくい文書です。相手に動いてもらうには、活動の背景や目的、なぜ協力をお願いしたいのかを、自分の言葉で少しずつ補っていく必要があります。例文は便利ですが、そのままだとどうしても薄く見えやすいので、事情に合わせて直して使うほうがしっくりきます。
少し手間はかかりますが、趣旨がきちんと伝わる文面になると、読み手の受け取り方も変わります。テンプレートを土台にしながら、伝えたいことを無理なく整理してみてください。
