この記事では、お詫び状テンプレートをWord版で無料ダウンロードできます。
お客様へのクレーム対応、納期遅延・不良品混入・支払い遅れといった、シチュエーション別のお詫び状の書き方・注意点も専門的な視点から解説しています。
お詫び状テンプレート（Word）【状況・用途別の例文】
代表的なトラブル別に、例文入りのお詫び状のWordテンプレートを紹介します。差し替え箇所が明確で、印刷・PDF化にもすぐに対応できます。
汎用のお詫び状（会社→会社・縦書き）
更新日：2025-12-02 対応バージョン：Word 2013以降
取引先企業に対して、原因説明と再発防止策を含めて正式にお詫びするときに使える縦書きテンプレートです。納期遅延や対応ミスなど、一般的なビジネスシーン全般に対応できます。
汎用のお詫び状（会社→個人・縦書き）
更新日：2025-12-02 対応バージョン：Word 2013以降
会社から個人のお客様・会員様・利用者様へ、書面で丁寧にお詫びを伝えたいときに使える縦書きテンプレートです。頭語・結語入りのフォーマルな構成で、幅広い用途に利用できます。
納期・工程・仕入の遅延
納期遅延の文例（需要急増・工程トラブル）
更新日：2025-12-02 対応バージョン：Word 2013以降
想定外の需要増加・仕入先の遅延・工程トラブルなどが原因で納期が遅れた場合に使えるお詫び状テンプレートです。状況説明と今後の対応、再発防止まで一通り盛り込んだ例文になっています。
代金支払い遅延の文例（社内起因・システム障害）
更新日：2025-12-02 対応バージョン：Word 2013以降
社内処理の遅れやシステム障害により、取引先への支払いが遅れた場合に使えるお詫び状テンプレートです。原因の説明と今後の支払いスケジュール、再発防止策を明確に伝えたいときに便利です。
打ち合わせ延期・日程変更の文例
更新日：2025-12-02 対応バージョン：Word 2013以降
会議・商談・打ち合わせの日程をやむを得ず変更・延期するときに使えるお詫び状テンプレートです。先方への配慮を示しながら、新しい候補日を丁寧に伝えたい場合に使えます。
イベント中止・延期のお知らせ文例
更新日：2025-12-02 対応バージョン：Word 2013以降
セミナー・展示会・キャンペーンなどのイベントを中止・延期する際のお詫びとお知らせに使えるテンプレートです。中止理由や代替日程など、参加者への影響を最小限に抑える案内文を作成できます。
製品・品質トラブル・クレーム対応
製品不良・品質不具合の文例（回収・交換案内つき）
更新日：2025-12-02 対応バージョン：Word 2013以降
製品不良や品質トラブルが発生した際に、回収・交換・返金などの対応内容を合わせて案内できるお詫び状テンプレートです。安全性や信頼性に配慮した文面で、法人・個人どちらにも使いやすい形式です。
商品発送間違いの文例
更新日：2025-12-02 対応バージョン：Word 2013以降
商品の取り違え・数量違い・別商品発送など、発送ミスが発生した際に使えるお詫び状テンプレートです。正しい商品の再発送や誤送品の返送方法について明記したい場合に便利です（ネットショップ・通販にも対応）。
予約対応ミスのお詫び状
更新日：2025-12-02 対応バージョン：Word 2013以降
予約受付・日時の登録ミスなどにより、お客様のご来店・ご利用に支障が出てしまった場合のお詫び状テンプレートです。原因説明と再発防止策を明確に示しつつ、今後の対応を丁寧に案内したいときに使えます（サロン・クリニック・飲食店など）。
接客クレーム・対応不備の文例
更新日：2025-12-02 対応バージョン：Word 2013以降
スタッフの言動や説明不足などが原因で、お客様から接客クレームを受けた際に使えるお詫び状テンプレートです。お詫びと併せて、社員教育やサービス改善への取り組みも簡潔に伝えられます。
料金・会計・請求・社名などの事務ミス
請求間違いのお詫び状
更新日：2025-12-02 対応バージョン：Word 2013以降
金額・数量・請求先など、請求内容に誤りがあった場合に使えるお詫び状テンプレートです。訂正後の内容や、再発防止策に触れたいときに便利です。請求書再発行時の添え状としても利用できます。
社名間違いのお詫び状（縦書き）
更新日：2025-12-02 対応バージョン：Word 2013以降
名刺交換・案内文・書類・メールなどで、取引先の社名を誤記してしまった場合のお詫び状テンプレートです。縦書きのフォーマルなレイアウトで、失礼のない謝罪文を作成したいときに適しています。
請求書・金額間違いのお詫び（縦書き）
更新日：2025-12-02 対応バージョン：Word 2013以降
請求書の金額・内訳・明細に誤りがあった場合に使える縦書きのお詫び状テンプレートです。訂正請求書の送付と合わせて、正式な書面でお詫びを伝えたいときに活用できます（取引先向けのフォーマル対応用）。
違反・事故・安全に関わるトラブル（縦書き推奨）
物損・車をぶつけた場合のお詫び状（縦書き）
更新日：2025-12-02 対応バージョン：Word 2013以降
駐車場や社用車などで車両をぶつけてしまった場合や、看板・設備などを破損させてしまった物損事故が発生した際に使える縦書きのお詫び状テンプレートです。修理費用の負担や保険対応について触れたいときに活用できます。
お客様をケガさせた場合のお詫び状（縦書き）
更新日：2025-12-02 対応バージョン：Word 2013以降
店舗・施設・イベント会場などで、お客様にケガを負わせてしまった場合のお詫び状テンプレートです。原因究明・再発防止策・治療費等への対応方針を丁寧に伝えたいときに適しています。
業種別・サービス業向けのお詫び状
アパレルのお詫び状
更新日：2025-12-02 対応バージョン：Word 2013以降
洋服・ファッション雑貨などのアパレル商品に不良・誤配送・対応ミスがあった場合に使えるお詫び状テンプレートです。交換・返金などの対応方針を分かりやすく伝えたいときに便利です（店舗・ネットショップどちらにも対応）。
ホテルのお詫び状
更新日：2025-12-02 対応バージョン：Word 2013以降
ホテル・旅館など宿泊施設での不手際（客室トラブル・設備不良・サービス不足・予約対応ミスなど）があった場合に使えるお詫び状テンプレートです。高級業態にも使えるややフォーマルな文面になっています。
その他のお詫び状例文
電話が繋がらないお詫び例文
〇〇様
お電話が繋がらない状況が続き、大変なご不便をおかけいたしました。
現在は回線および受付体制を改善し、迅速な応対ができるよう
体制を見直しております。
このたびの不備、心よりお詫び申し上げます。
保護者宛お詫び状例文（学校・塾・習い事）
いつも〇〇〇〇（学校名・教室名）にご理解とご協力を賜り、誠にありがとうございます。
このたびは、〇月〇日に発生しました【〇〇〇〇（トラブル・不手際の内容）】につきまして、〇〇さんとご家族の皆様にご心配とご不快な思いをおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。
本来であれば、教職員（スタッフ）が十分に配慮し、事前に防ぐべき事態でありましたが、当日は【状況例：指導中の見守りが不十分であった／連絡体制の確認が不徹底であった】ため、結果として〇〇さんに【影響例：けが／強い不安・不快感／ご迷惑】をおかけすることとなりました。
現在、当日の経緯と原因を改めて確認し、以下のとおり再発防止策を進めております。
・【再発防止策１の例：教室内での見守り体制の見直しと、担当者の明確化】
・【再発防止策２の例：トラブル発生時の保護者様への連絡ルールの再確認】
・【再発防止策３の例：職員全体への指導と情報共有の徹底】 など
今後は、今回の事態を真摯に受け止め、お子さまが安心して通っていただける環境づくりに、これまで以上に努めてまいります。
〇〇さんのご体調やお気持ちの面で、少しでも気になる点がございましたら、ささいなことでも構いませんので、どうか遠慮なくお知らせください。
このたびは、多大なご心配とご迷惑をおかけいたしましたことを、重ねて深くお詫び申し上げます。
漏水・水漏れ対応のお詫び状例文（店舗・賃貸・ホテル・施設向け）
平素より当施設をご利用いただき、誠にありがとうございます。
この度は、〇月〇日に発生いたしました漏水トラブルにより、〇〇様に多大なご迷惑とご不便をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。
当日は、設備の不具合により【該当箇所：天井／給水管／浴室】から漏水が発生し、〇〇様のご滞在・ご利用の状況に影響を及ぼす結果となりました。
現在、原因箇所の修繕・点検を進めるとともに、再発防止策として下記の対応を行っております。
・配管および周辺設備の点検・交換
・緊急時の連絡および対応手順の強化
・巡回点検の増加と管理体制の見直し
また、本件によるご不便へのお詫びとして、別途担当よりお手続きの案内を申し上げます。
今回の事態を重く受け止め、改善に努めてまいりますので、今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願いいたします。
改めまして、この度の件につきまして深くお詫び申し上げます。
医療・クリニック・薬局のミスのお詫び状例文
この度は、当院（薬局）における対応に不手際があり、〇〇様に多大なご迷惑とご心配をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。
〇月〇日、〇〇様にお渡しした【処方／薬剤／会計】に誤りがあり、正確な確認および照合作業が不十分であったことが原因でございます。医療機関として、患者様の安全を最優先すべきところ、このような事態を招いたことを重く受け止めております。
現在、事実確認を行い以下の再発防止策を徹底しております。
・処方および薬剤情報のダブルチェック体制の導入
・受付・会計での照合フローの見直し
・スタッフへの指導と手順書の改訂
なお、今回の件に関しまして、ご体調や服薬に関してご不安がございましたら、遠慮なくご連絡ください。
重ねて深くお詫び申し上げるとともに、より安全で信頼いただける体制づくりに努めてまいります。
個人・友人へのお詫び例文
〇〇へ
先日は、私の配慮に欠けた行動により、〇〇に不快な思いをさせてしまったことを、心よりお詫びします。本当にごめんなさい。
あの時の自分の行動を深く反省しています。
〇〇との大切な関係を傷つけてしまったのではないかと考えると、とても胸が痛みます。今後は、同じことを二度と繰り返さないよう、細心の注意を払います。もし、〇〇の気持ちが落ち着いて、許してもらえるなら、改めてゆっくりと話す機会をいただけますか。
〇〇にとって大切な存在でありたいと思っています。
〇〇より
ケース別Q&A（原因不明／補償／英語対応 ほか）
迷いやすいお詫び状の疑問に要点で回答します。原因調査中の書き方や補償表現など。
原因調査中の書き方は？
現時点の事実・暫定対応・調査完了予定日を明記します。
返金・代替・補償の書きぶりは？
社内基準に沿って具体（方法・期日）を記載。断定不可は協議の意思を示す。
B2C（お客様）とB2B（取引先）の違いは？
B2Cは感情ケアと負担軽減、B2Bは影響範囲・是正責任・期日を重視。
英語対応は？
簡易英文化の定型句を用意し、重要箇所は二言語併記を推奨。
送付状にお詫び文を入れるときの書き方は？
再送・訂正・誤配送などの事実を簡潔に示し、訂正物の同封・返送依頼の要否・再発防止の一言を添えます（テンプレは本ページ「送付状に添えるお詫び文」を参照）。
経緯報告書や送付状など、併用すると効果的なテンプレートをまとめました。
監修・更新履歴・出典
監修者プロフィール
中小企業の書類業務支援に10年以上の実務。謝罪文・報告書整備の支援実績あり。
更新履歴
- 2025-12-02：汎用のお詫び状テンプレ追加
- 2025-09-17：納期遅延テンプレ更新
- 2025-09-16：製品不良／支払遅延／請求誤記等を更新
参考・出典
まとめ（失敗しないための要点）
お詫びまでの最短手順とフォローの型を再確認。状況に合うテンプレを選び、具体化して差し替え、メール→電話→書面の順で誠意を伝えます。
今日すぐ使える最短手順
- 状況に合うテンプレをDL（上の一覧）
- 事実・原因・期日を具体化し差し替え
- メール（一次）→電話→書面送付で多重フォロー
重い案件ほど多重フォロー
重大案件は「メール→電話→書面（郵送）」で誠意と証跡を両立。
