この記事では、お詫び状テンプレートをWord版で無料ダウンロードできます。
お客様へのクレーム対応、納期遅延・不良品混入・支払い遅れといった、シチュエーション別のお詫び状の注意点も専門的な視点から解説しています。
文章の言い回し（例文）だけ見たい方へ
このページは提出・送付に使う「お詫び状／謝罪文の書式テンプレート」に特化しています。
シーン別の文章例は、謝罪文の例文集（ビジネス／お客様／個人）で紹介しています。
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用途別早見表（クリックで詳細へ）
状況に近い項目を選ぶと、該当テンプレート（Word）へ移動します。
| 分類 | シーン | 主な用途・内容 | 推奨／タグ |
|---|---|---|---|
| ビジネス | 取引先への正式なお詫び状 （代表者名義など） |
取引先・顧客に対し、重大な迷惑をかけた場合の正式文面。 契約・取引に影響するケース／社外提出向け |
正式 取引先 縦書き推奨 |
| ビジネス | 納期・工程・仕入の遅延 （期日調整・分納など） |
納品遅れ、工期遅延、入荷遅延など。原因と見込み、再発防止を明記。 期日・数量・代替案（分納等）があると親切 |
取引先 縦書き推奨 |
| ビジネス | 製品・品質トラブル／クレーム対応（交換・返金案内） |
不良品・品質不備・サービス不備など、一次対応〜正式回答向け。 謝罪＋事実＋対応（交換/返金/点検）＋再発防止 |
クレーム対応 縦書き推奨 |
| ビジネス | 事務ミス （請求・会計・社名・日付など） |
請求額の誤り、宛名・社名・日付などの記載ミス。訂正内容と再発防止を簡潔に。 訂正版の同封/再送など、対応を明記すると丁寧 |
事務ミス 取引先 |
| ビジネス | 違反・事故・安全に関わるトラブル （説明責任あり） |
事故・安全面の問題・規程違反など。事実関係の整理と再発防止を重視。 社内外に説明責任が生じるケース向け |
重大 縦書き推奨 |
| 業種別 | サービス業向け （店舗・接客・施設運営） |
店舗・接客・施設運営など。現場説明が必要でも、言い訳に見えない書き方が重要。 来店・予約・対応遅延などにも対応しやすい |
対個人 クレーム対応 |
| その他 | 電話が繋がらないお詫び （窓口不通・混雑） |
窓口不通・コールセンター混雑など。短文でも誠意が伝わる構成。 復旧見込み／代替窓口（メール等）を明記 |
緊急対応 軽微 |
| 学校・教育 | 保護者宛 （学校・塾・習い事） |
子どもに関わるトラブルの謝罪。断定を避けつつ、安心材料（対応・再発防止）を添える。 感情配慮が最優先（丁寧・柔らかめ） |
保護者宛 配慮重視 |
| 施設・不動産 | 漏水・水漏れ対応 （被害確認／一次対応） |
漏水・水漏れ・設備不具合。被害状況の確認と一次対応（訪問・補償）を明確に。 連絡先／訪問日時／応急対応を優先 |
緊急対応 正式 |
| 医療 | 医療・クリニック・薬局のミス （説明不足／手続き） |
説明不足・手続きミス等。個別事情が多いため、言い回しは慎重に。 患者への配慮／再発防止／相談窓口の提示 |
配慮重視 対個人 |
| 個人 | 個人・友人へのお詫び （私的な謝罪） |
私的な謝罪。文章は短めでも、相手の気持ちへの配慮が中心。 形式より誠意（具体的な反省と今後） |
対個人 カジュアル |
お詫び状テンプレート（Word）【状況・用途別】
ビジネス・取引先への正式なお詫び状（縦書き） 縦書き推奨 正式
汎用のお詫び状（会社→会社・縦書き）
取引先企業に対して、原因説明と再発防止策を含めて正式にお詫びするときに使える縦書きテンプレートです。納期遅延や対応ミスなど、一般的なビジネスシーン全般に対応できます。
汎用のお詫び状（会社→個人・縦書き）
会社から個人のお客様・会員様・利用者様へ、書面で丁寧にお詫びを伝えたいときに使える縦書きテンプレートです。頭語・結語入りのフォーマルな構成で、幅広い用途に利用できます。
納期・工程・仕入の遅延 縦書き推奨
納期遅延の文例（需要急増・工程トラブル）
想定外の需要増加・仕入先の遅延・工程トラブルなどが原因で納期が遅れた場合に使えるお詫び状テンプレートです。状況説明と今後の対応、再発防止まで一通り盛り込んだ内容になっています。
代金支払い遅延の文例（社内起因・システム障害）
社内処理の遅れやシステム障害により、取引先への支払いが遅れた場合に使えるお詫び状テンプレートです。原因の説明と今後の支払いスケジュール、再発防止策を明確に伝えたいときに便利です。
打ち合わせ延期・日程変更の文例
会議・商談・打ち合わせの日程をやむを得ず変更・延期するときに使えるお詫び状テンプレートです。先方への配慮を示しながら、新しい候補日を丁寧に伝えたい場合に使えます。
イベント中止・延期のお知らせ文例
セミナー・展示会・キャンペーンなどのイベントを中止・延期する際のお詫びとお知らせに使えるテンプレートです。中止理由や代替日程など、参加者への影響を最小限に抑える案内文を作成できます。
製品・品質トラブル・クレーム対応 クレーム対応 縦書き推奨
製品不良・品質不具合の文例（回収・交換案内つき）
製品不良や品質トラブルが発生した際に、回収・交換・返金などの対応内容を合わせて案内できるお詫び状テンプレートです。安全性や信頼性に配慮した文面で、法人・個人どちらにも使いやすい形式です。
商品発送間違いの文例
商品の取り違え・数量違い・別商品発送など、発送ミスが発生した際に使えるお詫び状テンプレートです。正しい商品の再発送や誤送品の返送方法について明記したい場合に便利です（ネットショップ・通販にも対応）。
予約対応ミスのお詫び状
予約受付・日時の登録ミスなどにより、お客様のご来店・ご利用に支障が出てしまった場合のお詫び状テンプレートです。原因説明と再発防止策を明確に示しつつ、今後の対応を丁寧に案内したいときに使えます（サロン・クリニック・飲食店など）。
接客クレーム・対応不備の文例
スタッフの言動や説明不足などが原因で、お客様から接客クレームを受けた際に使えるお詫び状テンプレートです。お詫びと併せて、社員教育やサービス改善への取り組みも簡潔に伝えられます。
料金・会計・請求・社名などの事務ミス 事務ミス
請求間違いのお詫び状
金額・数量・請求先など、請求内容に誤りがあった場合に使えるお詫び状テンプレートです。訂正後の内容や、再発防止策に触れたいときに便利です。請求書再発行時の添え状としても利用できます。
社名間違いのお詫び状（縦書き）
名刺交換・案内文・書類・メールなどで、取引先の社名を誤記してしまった場合のお詫び状テンプレートです。縦書きのフォーマルなレイアウトで、失礼のない謝罪文を作成したいときに適しています。
請求書・金額間違いのお詫び（縦書き）
請求書の金額・内訳・明細に誤りがあった場合に使える縦書きのお詫び状テンプレートです。訂正請求書の送付と合わせて、正式な書面でお詫びを伝えたいときに活用できます（取引先向けのフォーマル対応用）。
違反・事故・安全に関わるトラブル（縦書き推奨） 縦書き推奨 重大
物損・車をぶつけた場合のお詫び状（縦書き）
駐車場や社用車などで車両をぶつけてしまった場合や、看板・設備などを破損させてしまった物損事故が発生した際に使える縦書きのお詫び状テンプレートです。修理費用の負担や保険対応について触れたいときに活用できます。
お客様をケガさせた場合のお詫び状（縦書き）
店舗・施設・イベント会場などで、お客様にケガを負わせてしまった場合のお詫び状テンプレートです。原因究明・再発防止策・治療費等への対応方針を丁寧に伝えたいときに適しています。
業種別・サービス業向けのお詫び状 顧客対応
アパレルのお詫び状
洋服・ファッション雑貨などのアパレル商品に不良・誤配送・対応ミスがあった場合に使えるお詫び状テンプレートです。交換・返金などの対応方針を分かりやすく伝えたいときに便利です（店舗・ネットショップどちらにも対応）。
ホテルのお詫び状
ホテル・旅館など宿泊施設での不手際（客室トラブル・設備不良・サービス不足・予約対応ミスなど）があった場合に使えるお詫び状テンプレートです。高級業態にも使えるややフォーマルな文面になっています。
謝罪文の例文（短縮版）
よく使う定型だけ最小限掲載しています。状況別の文例は
謝罪文の例文集をご利用ください。
【例文】ビジネス（取引先向け・一般）
このたびは弊社の不手際によりご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
今後は確認体制を見直し、再発防止に努めます。取り急ぎお詫び申し上げます。
このたびは弊社の不手際によりご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
今後は確認体制を見直し、再発防止に努めます。取り急ぎお詫び申し上げます。
【例文】お客様向け（初回謝罪・第一報）
このたびは弊社の不手際によりご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
現在状況を確認のうえ対応を進めております。詳細は改めてご連絡いたします。
このたびは弊社の不手際によりご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
現在状況を確認のうえ対応を進めております。詳細は改めてご連絡いたします。
【例文】個人向け（丁寧）
このたびは私の不注意によりご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
今後は同様のことがないよう十分注意いたします。
このたびは私の不注意によりご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
今後は同様のことがないよう十分注意いたします。
よくある質問（FAQ）
お詫び状（謝罪文）テンプレートはWordとExcelどちらを選べばいいですか？
文章中心で作るならWordが扱いやすく、入力欄を整えて使う・社内で使い回すならExcelが便利です。
迷う場合は、まずWord版（1枚完結の提出用）を選ぶと失敗が少ないです。
迷う場合は、まずWord版（1枚完結の提出用）を選ぶと失敗が少ないです。
提出・送付に使う場合、最低限入れるべき項目は何ですか？
提出・送付用は、①日付 ②宛名（会社名／部署／担当者） ③件名 ④お詫び本文 ⑤差出人（会社名・連絡先）が基本です。
本ページのテンプレートは、これらを入れた体裁で作成しています。
本ページのテンプレートは、これらを入れた体裁で作成しています。
宛名（担当者名）が分からない場合はどう書けばいいですか？
担当者名が不明な場合は、「○○株式会社 ○○部 御中」のように部署宛にします。
個人名が分かる場合は、「○○様」を使用します（「御中」と「様」は併用しません）。
個人名が分かる場合は、「○○様」を使用します（「御中」と「様」は併用しません）。
件名は必要ですか？どんな件名にすればいいですか？
送付・提出用は件名を入れる方が誤解や行き違いを防げます。
例：「【お詫び】○○の件」、「○○に関するお詫び」など、内容が一目で分かる件名にします。
例：「【お詫び】○○の件」、「○○に関するお詫び」など、内容が一目で分かる件名にします。
印刷して手書きでも使えますか？
はい。Word/Excelに入力して印刷するだけでなく、印刷後に手書きで追記しても使えます。
手書き運用の場合は、署名・押印欄がある書式を選ぶと提出時にスムーズです。
手書き運用の場合は、署名・押印欄がある書式を選ぶと提出時にスムーズです。
お詫び状は1枚に収めた方がいいですか？
多くの場面では1枚に収める方が読み手の負担が少なく、要点も伝わりやすいです。
経緯説明が長くなる場合は、本文を簡潔にし、必要があれば別紙（経緯・対応）を添付する形が無難です。
経緯説明が長くなる場合は、本文を簡潔にし、必要があれば別紙（経緯・対応）を添付する形が無難です。
例文（言い回し）だけを見たい場合はどこを見ればいいですか？
本ページは、提出・送付に使う書式テンプレートに特化しています。
シーン別の文章例は、謝罪文の例文集（ビジネス／お客様／個人）にまとめています（コピペ可）。
シーン別の文章例は、謝罪文の例文集（ビジネス／お客様／個人）にまとめています（コピペ可）。
関連テンプレート（内部リンク集）
お詫び状と一緒に使われやすい「経緯の整理」「送付・同封」「社内共有」に役立つテンプレートを厳選しました。
監修・更新履歴・出典
監修者プロフィール
更新履歴
- 2025-12-15：早見表追加
- 2025-12-02：汎用のお詫び状テンプレ追加
- 2025-09-17：納期遅延テンプレ更新
- 2025-09-16：製品不良／支払遅延／請求誤記等を更新
参考・出典
- 社内文書規程・取引基本契約の一般的運用
まとめ（失敗しないための要点）
お詫びまでの最短手順とフォローの型を再確認。状況に合うテンプレを選び、具体化して差し替え、メール→電話→書面の順で誠意を伝えます。
今日すぐ使える最短手順
- 状況に合うテンプレをDL（上の一覧）
- 事実・原因・期日を具体化し差し替え
- メール（一次）→電話→書面送付で多重フォロー
重い案件ほど多重フォロー
重大案件は「メール→電話→書面（郵送）」で誠意と証跡を両立。
