ビジネスでトラブルが起こった場合、どのように信頼を回復するかが大切です。
この記事では、納期の遅延・不良品の混入・支払いの遅れなど、シチュエーション別の「お詫び状テンプレート」をWord版で無料ダウンロードできます。
お詫びの書き方の基本・注意点も専門的な視点から丁寧に解説しています。
お詫び状テンプレート一覧
ここでは、社外のお客様向けによくあるお詫び状の例文付きテンプレートを紹介します。すべて無料でダウンロードできるのでお詫び状を作成する際の参考にしてください。
納期遅延
社内処理のミス、資材不足による遅延の2パターンを紹介。
お客様から注文を受けた商品の納品遅れのお詫び状テンプレートです。
納期遅延(社内処理ミス)
納期遅延(資材不足)
不良品混入
原因調査中／再発防止策ありの2パターン
取引先に納品した商品に不良品が入ってしまった場合のお詫び例文テンプレートです。
不良品の混入に対し、社内でどのように対応したのか原因を説明します。原因が不明の場合は調査中であることを伝え再発防止策を明記します。
不良品混入(原因調査中)
不良品混入(再発防止策あり)
支払い遅延
システムトラブル／社内連携ミスの2パターン
お客様から納入してもらった商品の代金の支払いが遅れてしまった場合のお詫び状の例文テンプレートです。連携ミスと支払遅れの文例があります。
お支払い遅延(システムトラブル)
お支払い遅延(社内連携ミス)
請求書誤記・誤送
お客様にや取引先に対し、請求書の書き間違いや、商品を誤って配送した時に作成するお詫び状の例文テンプレートです。
請求書誤記のお詫び例文
注文品誤送のお詫び例文
接客クレーム
社員対応の謝罪・上司名義の2種類
お客様から社員の態度への苦情に対するお詫び例文テンプレートです。通常は、上司や部署の責任者から、すぐに連絡します。担当者本人ではなく、責任者からお客様に謝罪するのが通常です。
社員対応に関する謝罪
社員対応に関する謝罪(上司名義)
打ち合わせ延期
急な出張・会議などの理由で延期する場合
予定していた打ち合わせを延期してもらう場合の謝罪文です。お詫びと理由、次回の予定を文書にして送付します。例文では、延期の理由として、急な海外出張と急な重要会議を記載しています。
打ち合わせ日程延期のお詫び(海外出張)
打ち合わせ日程延期のお詫び(重要会議)
イベント中止
安全確保・会場トラブルによる中止の文例
やむを得ずイベントを中止させる場合のお詫び例文です。お詫び文と中止になった理由を顧客に丁寧に説明します。
イベント中止(会場トラブル)
イベント中止(機材トラブル)
お詫び状の基本構成と書き方
お詫び状の書き方のポイントは、大きく３つあります。お詫び状は、自分たちのミスで顧客や取引先に不愉快な思いをさせているので、悪い言い回しをしたり、間違った書き方をしてしまうと、さらなる不信感や怒りをかってしまうこともあるので注意してください。
お詫び状の基本構成
お詫び状のフォーマットは、特に決まった形式はないため、会社に規定のフォーマットがあればそれを使用するのがいいでしょう。会社に既定がない場合は、テンプレートや、一般的なお詫び状の形式をしようします。
一般的なお詫び状の項目
- 提出日：
文書を作成・送付した日付。トラブル発生日ではなく、送付日を記載。 - 宛先：
相手企業名・部署名・氏名を正確に記載。敬称（様）も忘れずに。 - 提出者：
自社名・部署・氏名を記載。印鑑の有無は社内ルールに従う。 - 件名：
「◯◯の件に関するお詫び」など、要点が一目でわかるタイトルに。 - 本文：
謝罪 → 状況説明 → 原因 → 対応策 → 再発防止 → 結び、の順で構成。
お詫び状を送るときの注意点
お詫び状を送るときは、一般的な文書の送付よりも注意が必要です。送付時に以下に気をつければ失敗することはないでしょう。
- できるだけ早く（2〜3日以内）
- 率直かつ誠意ある謝罪
- 原因と責任を明確化
- 再発防止策の提示
- フォローアップの約束
※本来は直接会って謝罪するのが原則ですが、書面での詫び状も重要な役割を果たします。
テンプレートを使うメリット
お詫び状のテンプレートは、自分で０からお詫び状を作成するよりも以下のようなメリットがあるため、ぜひ活用してください。
- 迅速な対応ができる
- 謝罪内容の一貫性を保てる
- 信頼回復に有効
- 作成の手間を削減
- 法的リスクに配慮
ビジネス謝罪メールの基本（件名・宛名・差出タイミング）
本格的にお詫びするまでの初動連絡として、メールを使うことが有効です。私も重要な謝罪案件では、メール＋電話＋書面で連絡を密にすることを徹底していました。
連絡を密にすると相手がさらに不快になることは、まずありません。
- 件名：
【お詫び】◯◯の件につきまして／【重要】◯◯に関するお詫びとご報告 - 宛名：
会社名・部署名・役職・氏名・敬称（様）を省略せずに記載 - 差出タイミング：
事実把握当日中の一次連絡→24〜72時間以内に続報→確定後に書面
謝罪メール 例文（コピペ可）
◯◯株式会社 ◯◯部 ◯◯様
平素よりお世話になっております。◯◯株式会社の◯◯でございます。
このたびは、弊社の◯◯によりご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
現時点で把握している事実は以下のとおりです。
・発生日時：◯月◯日（◯）◯時頃
・影響範囲：◯◯
・暫定対応：◯◯
詳細な原因と再発防止策は◯◯日（◯）までにご報告いたします。まずは取り急ぎお詫びと一次報告を申し上げます。
◯◯株式会社 ◯◯部 ◯◯
このたびは◯◯の不手際により多大なご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
原因は◯◯であり、当面の対応として◯◯、恒久対策として◯◯を◯月◯日までに実施いたします。
再発防止の体制として責任者◯◯を設置し、点検手順を文書化いたしました。重ねてお詫び申し上げます。
電話での謝罪トークスクリプト（一次連絡→書面フォロー）
電話は事実確認と感情鎮静を目的に簡潔に行い、詳細は書面でフォローします。
- 名乗りと主旨：
突然のご連絡失礼いたします。◯◯株式会社の◯◯でございます。本日は◯◯の件でお詫びとご報告です - 謝罪の明確化：
ご不便・ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません - 事実と暫定対応：
現時点の把握事実と一次対応を端的に共有します - 次のアクション：
◯日までに確定報告書（書面）をお届けいたします - 要望確認：
ご不便となっている点・ご要望を伺い、反映を約束します
よくある質問（FAQ）
運営者情報
監修・執筆：ビズルート編集部
中小企業の書類業務支援に10年以上携わっており、現場で実際に使われているお詫び状を数多く見てきました。もちろん自分でお詫び状を作成したことも多数あるため、実務経験のノウハウから、誰でも使いやすく誠意が伝わるテンプレートを紹介しています。
まとめ
お詫び状は、信頼回復の第一歩となる重要なビジネス文書です。
テンプレートを活用することで、迅速かつ誠意ある謝罪が可能になります。ぜひ例文を活用して、状況に合った適切な文書を作成してください。
