ビジネスにおいて「お知らせ文書」は、社内外の関係者に情報を正確に伝えるために欠かせない文書です。
私たちは、これまで中小企業向けに数多くの通知文・案内状を作成してきた経験をもとに、実際の実務でよく使われている「お知らせテンプレート」を無料で提供します。事務所移転や価格改定、イベント案内など、具体的なシーンに応じた文例をご用意しており、Word形式ですぐに編集・印刷できます。
Word形式で編集しやすい
実務経験に基づく例文付き
無料ダウンロード可能
社内・社外どちらにも対応
行の追加・社名ロゴなど自由にカスタマイズ可能
以下では、よく使われるお知らせ文書のパターンとテンプレートをシーン別に紹介します。
よくある利用シーン別テンプレート一覧
ビジネスにおけるお知らせ文や通知状は、自分や自社の状況の変化を顧客や取引先に連絡するときに使います。最近では、メールやホームページへの掲載で済ますこともありますが、文書で伝えることで、相手に丁寧な印象を与える側面もあります。
文書の目的は、あくまでも通知・お知らせなので、内容は簡潔かつ正確に伝えることが大切です。
事務所移転のお知らせ
値上げ・価格変更のお知らせ
夏季休業日のお知らせ
資料送付のお知らせ
駐車場関連のお知らせ
研修会のお知らせ
サービス終了のお知らせ
町内会のお知らせ
案内状テンプレート
以下では、ビジネスにおける飲み会や送別会などの案内状作成に役立つ、例文と無料のWord形式テンプレートをご紹介します。ダウンロードして、読みやすい案内状を作成してください。
定期株主総会のご案内状
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、当社第〇期定期株主総会を下記のとおり開催いたします。ご多忙中誠に恐縮ではございますが、何卒ご出席くださいますようご案内申し上げます。
なお、本議案中には定足数の出席を必要とする議案もございます。当日ご出席願えない場合は、別紙参照書類をご検討いただき、同封の委任状に賛否をご記入、ご捺印の上、ご返送くださいますようお願い申し上げます。
記 ～ 以下略
新製品発表会のご案内状
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚くお礼申し上げます。
さて、このたび弊社では新製品「○○」を開発、販売いたすことになりました。
この「○○」は従来製品より〇〇の処理能力が〇％アップしており、新しく〇〇機能も加えた画期的な製品です。
つきましては、一般公開に先立ち、お得意様方にいち早くご高覧いただきたく、下記のとおり発表会を開催いたします。ご多忙のところ誠に恐縮ですが、ぜひご来場くださいますようご案内申し上げます。
記～ 以下略
展示会開催の案内状
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚くお礼申し上げます。
さて、このたび弊社では恒例の特別展示会を下記のとおり開催することとなりました。
今回の展示会では、新製品「〇〇」も展示いたします。近年、業界でも話題になっている〇〇の機能を〇％高めた最新型の機器です。
ご多忙中のところ誠に恐縮ですが、この機会にぜひご来場いただきたくご案内申し上げます。
記～ 以下略
ゴルフコンペ案内状
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、当社ではこのたび、皆様のご愛顧に対して感謝の意を表し、下記のとおりゴルフコンペを開催することとなりました。さわやかな自然に囲まれて、心身ともにリフレッシュしていただければ幸いに存じます。
なお、競技終了後、心ばかりではございますが懇親会を予定しております。何かとご多用中とは存じますが、ぜひともご参加くださるよう、よろしくお願い申し上げます。
記～ 以下略
忘年会の案内状
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、弊社ではこのたび、日頃からお世話になっている皆様方へ、この一年の謝意を込めて、ささやかながら下記のとおりご会食の席をご用意させていただきました。
何かとご多用の時期かとは存じますが、何卒ご来席賜りますようお願い申し上げます。
新年会の案内状
拝啓 謹んで新年のお慶びを申し上げます。旧年中は格別のお引き立てを賜り、心より感謝いたしております。
さて当社では恒例の新年会を下記のとおり開催することとなりました。
皆様のすべての発展を願いながら、相互の親睦をはかり友好を深める会にしたいと思います。
時節柄ご多用とは存じますが、なにとぞご出席くださいますようお願い申し上げます。
記～ 以下略
イベントの案内状
謹啓 春陽の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、先ごろ弊社が業務提携いたしました〇〇社の製品の新作イベントを開催する運びとなりました。今回のイベントでは、〇〇から××までの多数の製品をご覧いただけるよう、品数も豊富に取り揃えております。〇〇社の製品は、流行を取り入れながら高級感あふれるデザインでSNSでも多く取り上げられています。
ぜひご来臨賜りますよう謹んでお願い申し上げます。
記～ 以下略
カスタマイズ例
社名ロゴの差し替え：ブランディング強化に活用
QRコードの追加：Webフォームや地図リンクと連携
英文併記：海外顧客向けの配布にも対応
お知らせ作成時の注意点
お知らせ文書は、社内の人にはイベントや健康診断などの案内、社外にはサービスに関する告知や値上げなどをお知らせします。文書の内容にミスがあると受け取った人が混乱してしまうため、内容は慎重に確認し、間違いがないようにします。
社内の場合は、メールや回覧板、掲示板などを使用する場合が多いので組織の形態に合わせて適切な方法を選ぶといいでしょう。
お知らせ文のポイント
- 内容を確認する
- 連絡先を明記する
- 適切な時期に出す
1.内容を確認する
お知らせの内容は、一度出してしまうと訂正するのが難しくなります。すぐに訂正しても、最初のお知らせだけを見て訂正に目を通さなかったり最初の間違いのまま広がってしまうこともあります。
お知らせ文書は、内容に間違いがないように何度も確認して発信します。
2.連絡先を明記する
お知らせ文書の内容に質問があった場合に、誰にどうやって確認するのかがわからないと受け取った人が迷ってしまいます。発信者や問い合わせ先を明記することで、受け取った人が安心できる文書になります。
3.適切な時期に出す
お知らせ文書は、発行する日付が早すぎても遅すぎてもいけません。内容にもよりますが、日付が決まっているものなら1ヶ月～2週間前にはお知らせします。あまりに早くお知らせしすぎると対象の日付を忘れてしまう場合もあります。
よくある質問（FAQ）
はい。社内ではカジュアルな文面でも通用しますが、社外は敬語や丁寧表現が基本です。
確かにメールは手軽ですが、正式な案内や大事なお知らせは文書での送付が信頼性を高めます。
もちろん可能です。印刷前にレイアウトを確認する際にもPDF化はおすすめです。
ご自由にカスタマイズいただけます。社内規定に合わせた編集も推奨しています。
まとめ
「お知らせ文書」は、ビジネス上の信頼構築にも関わる大切なコミュニケーションツールです。掲載のテンプレートを活用することで、目的に応じた案内を誰でも簡単に作成できます。必要に応じてカスタマイズし、自社の業務効率化や印象アップにつなげてください。
作成の背景と実務経験
このテンプレート集は、中小企業向けの帳票システムや案内文の制作支援を行ってきた実務経験から生まれました。特に、毎回ゼロから書類を作る時間を省きたいという声を受け、「すぐに使えて、柔軟に編集できる書式」を意識して開発しています。
