取引先などの社外に書類を送付するときに、送付状を付けるのはマナーになっています。しかし、新卒などで初めての場合は、どのように送付状を作成するか分からない方も多いです。
今回は、送付状の書き方や宛先別のポイントについて紹介します。
送付状の役割
送付状は、送付した書類の種類や枚数がひと目でわかるように概要を記載した書類です。送付状の他の言い方として、「送り状」「添え状」「カバーレター」などがあります。
送付状の役割として以下のようなものがあります。
- 送付の挨拶
- 送付した書類の概要
- 送付物の補足説明
送付の挨拶
送付状をそのまま送付した場合に比べて、挨拶文を入れることで丁寧な印象を与えます。
定期的な送付の場合、挨拶を省く場合もありますが、ビジネスで書類を送付する場合は、時候の挨拶に続けて用件を述べることが一般的です。
送付する書類の概要
送付状は送付の概要を記載することで、送るべき書類の間違いや不足などを防ぐことができます。これは、FAXの送付のときと同じです。
送付状を付けることで、どのような書類なのかひと目でわかるため、受け取った相手も内容を把握しやすいでしょう。
送付物の補足説明
送付する書類に補足事項がある場合、送付書類に直接書き込むことができないため、送付状に補足説明を記載する場合があります。
社内で回覧してほしい、別の書類を追って発送するなどを書き込んでおくこともできます。
基本的な送付状の書き方
送付状の基本的な書き方については以下の画像と対応する番号で解説します。
送付状の左上に送付する対象者の宛名を記載します。宛名は個人の場合は氏名、もしくは住所+氏名、法人の場合は、会社名、部署名、担当者名を必要に応じて記載します。
送付状を送付した日付を文書の右上に右寄せで記載します。和暦、西暦どちらでもかまいませんが、数字は算用数字を使用します。
発信者の会社名、部署名、役職名、担当者名、郵便番号、電話番号を必要に応じて記載します。個人の場合は、住所と氏名、連絡先(電話番号、メールアドレス)などを記載します。
件名は、「書類送付のお知らせ」の他、文書の内容がひと目でわかるように書くのが基本です。請求書の送付なら「〇月分請求書送付のお知らせ」など具体的に記載した方が親切です。
冒頭の拝啓から最後の敬具内に、時候の挨拶と用件を記載します。送付状の場合、用件はどのような物を送付したのかということがメインです。
返送、回覧が必要なのか、返送してもらう場合の期限などを本文記載します。社内文書の場合は、頭語、結語、時候の挨拶などは必要ありません。
実際のメインの用件は箇条書きで「記～以上」の中に記載します。「記」は文書の中心に、終わりに書く「以上」は右揃えにします。
実際に送付する書類や、注意事項は分かりやすいように記書きに記載します。送付状では、送付する物の概要と数量を書くことが一般的です。
送付状の例文
シンプルな書類送付状
早速ですが、下記の書類をお送りいたしますので、ご査収の程よろしくお願いいたします。
新製品の資料送付
さて、先日は弊社新製品発表会にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。
早速ですが、ご要望いただきました新製品の詳細資料を送付いたしましたので、よろしくご査収ください。
なお、新製品へのご質問やご紹介につきましては弊社担当者がご説明に伺いますので、お気軽にご連絡ください。
まずは資料送付のご連絡まで。
見積書の送付状
さて、先日は弊社製品の見積をご要望いただきまして誠にありがとうございます。
さっそくですが、ご要望の数量で見積書を作成いたしましたので、ご送付いたします。なお、価格面につきましては貴社のご要望を十分に反映させていただきました。
ご不明点などございましたら、お気軽にお問い合わせください。
何卒、ご検討うえ、ご用命賜りますよう、心よりお願い申し上げます。
まずは、見積書送付のお知らせまで。
