正しい始末書の書き方と例文テンプレート | すばやく作る手順とポイント

会社の業務中に重大なミスやトラブル起こしてしまったときは、始末書を求められることがあります。

この記事では、始末書の正しい書き方と具体的な例文テンプレートで始末書を紹介します。テンプレートは、登録不要で無料ダウンロードできるので、すぐに効果的な始末書を作成できます。

その他、お客様宛のお詫び状など始末書を書く際の参考になる記事もあわせて参照してください。

正しい始末書の書き方

正しい始末書というのは、必要な項目がしっかりと書かれていることです。始末書には決まった書式やフォーマットがないため自分で自由に書いていいのですが、一般的に必要とされる項目は書いておかなければ始末書として認められないかもしれません。

始末書のフォーマット

始末書のフォーマットは、正しいと方法というのは決まっていません。ただし、会社規定のフォーマットがある場合には、会社が用意したひな形を使います。始末書を作成する前にフォーマットがあるか上司や担当の部署の社員に聞いた方がいいでしょう。

以下が一般的な始末書に記載する項目です。項目をきちんと分けずに、反省文のように文章で始末書を書くことも多く、その場合は、以下のような項目を文章に盛り込むと書きやすくなります。

始末書を書く場合は、トラブルやミスの重大さを認め、反省するとともに二度と間違いを起こさないように誠意を伝えることが大事です。

日付

日付は、提出日を記載します。ミスや不祥事を起こした日付ではないので注意してください。

宛先

宛先は、会社の場合は代表取締役ですが、大きな組織の場合は支社長、工場長、所長など異なる場合があるので確認してください。

所属

自分の所属している部署名を記述します。

氏名+押印

自分の氏名と押印をします。パソコンで作成しても氏名は手書きの場合もあります。

トラブルの内容

いつどんなミスや不祥事を起こしたのかを最初に記述します。

原因

どうしてそのミスが起こったのかを客観的かつ具体的に記述します。

謝罪や反省

自分の非を認め誠実に謝罪の言葉を述べます。

再発防止の誓い

二度と起こさないように近い、対策ができるならそれも合わせて記述します。

再度の謝罪や寛大な処置のお願いなど

文章の流れや、事の重大さなどを考慮して再度の謝罪や寛大な処置をお願いして文章を締めます。

始末書の見本

始末書の見本としては以下のような形式が参考になります。

 
始末書を書く時は、このような流れになるのが一般的ですが最初はわかりにくいと思うので、テンプレートなどを活用してどのように書けばいいのか参考にしてください。

宛名

始末書の宛名は、大きな問題の場合は、会社のトップである社長宛にする場合がほとんどです。しかし、組織の大きさや問題の程度によっては、部長、工場長、支店長といった組織の責任者に提出するという場合もあります。

初めて書く場合は、わからないと思うので始末書の提出を求められた人に確認するのが確実です。

使用する用紙

始末書に使う用紙は、無地か罫線の入ったA4もしくはB5サイズが適切です。手書きの場合は罫線が入っている方が字が揃いやすいので整って見えます。

いうまでもありませんが、イラストの入った便箋やカラー用紙、メモ用紙などは使用しないように注意しましょう。

提出するときの封筒

始末書を提出するときに封筒は必要で、始末書を書いた紙をそのまま出してはいけません。辞表を提出するときのように封筒に入れて提出するのがルールです。

作成した始末書を郵便番号欄のない無地の白封筒に入れて表面には何も書かず、裏面にはあなたの所属部署と氏名を書きます。

封筒の大きさは長形の細いものを使用します。

始末書作成のポイント

始末書作成時のポイントは、とにかく誠意を尽くすことです。誠意があれば、心からの反省と二度と失敗を起こさないという気持ちが伝わります。

始末書の具体的な書き出し例

始末書の書き出しは、相手にその始末書の印象を与える重要な部分です。以下のような典型的な書き出し方を参考に、状況に合った表現を使って始末書を作成してください。

謝罪の意を表す
「この度は、自分の不注意から重大なミスを起こしてしまったことを深くお詫び申し上げます。」

事実関係を客観的に記載する
「2022年1月5日午後3時頃、○○部門で××作業を行っている際に、指示された手順とは異なる行為をしてしまいました。」

反省の弁を述べる
「自分の行動がもたらす結果を十分に考えず、軽率な判断をしてしまったことは大変遺憾に思っております。」

再発防止策を示す
「このようなことが二度と起こらないよう、行動の反省と指示内容の確認を徹底するとともに、判断に迷った際は速やかに上司に相談することを心がけます。」

始末書テンプレート(例文あり)

始末書をテンプレートで作成する際には、一般的なビジネス文書のように宛先、作成日、所属、氏名、タイトル、本文といった形式で書き始めます。始末書の内容は、どのような目的の始末書かによって異なるので以下の例文を参考にして適時修正してください。

※各テンプレートの宛先は部署宛になっていますが、会社全体に関わる大きなトラブルの場合は社長宛になります。

 

社外への始末書テンプレート

一般的に始末書は社内向けの文書なので、社外に始末書を提出することはありません。しかし、取引先に迷惑をかけた場合に業界や相手先によっては社外であっても始末書の提出を求められることがあります。

社外へ不手際やミスを誤る場合は、詫び状などが一般的ですが内容自体は大きく変わりません。あくまで「始末書」を求められた場合は、タイトルを「始末書」として提出します。

始末書のよくある間違いと修正の仕方

始末書を書く時には、知らずにやってしまう間違いがあります。ここでは、始末書作成時に陥りやすい代表的な間違いと、それらを修正する方法について解説します。

まとめ

今回は、状況別の始末書の例文とワードテンプレートを紹介しました。

始末書は、事故や過失によって自社や取引先へ迷惑をかけた場合に作成します。一般的には、事実関係の説明とお詫び、ミスに対する対応について詳細を記載します。

テンプレートにはトラブルに対するいろいろな例文がありますが、起こしたトラブルの状況にぴたりと合った内容の例文はありません。それぞれの例文を参考にして内容を自分の細かい状況に合わせて使用してください。