電話応対や来客対応が多い職場では、用件を正確に伝える「電話メモ・伝言メモ」が欠かせません。
私たちは、中小企業向けの業務支援ツール開発や現場業務の効率化に携わってきた経験から、使いやすく実用的な「電話・伝言メモテンプレート」を多数ご用意しています。
本ページでは、業務での実体験に基づき、目的別に選べるテンプレートを無料で提供します。すぐに使えるExcel・Word・PDF形式でダウンロード可能です。
- すべて無料でダウンロード可能（登録不要）
- エクセル・ワード・PDF形式で提供
- A4サイズで印刷に最適
- 4分割・6分割・8分割など用途に応じて選べる
- 社名ロゴ・行数・レイアウトのカスタマイズも簡単
- 手書き派にも便利な印刷用フォーマット付き
電話・伝言メモテンプレート
シンプルで個人、ビジネスを問わず使える電話・伝言メモのエクセルテンプレートです。
シンプルタイプ
伝言・電話を受けたことを伝えるA4 4枚タイプのシンプルな伝言・電話メモです。シンプルなつくりなので、そのまま会社や家庭の電話メモ帳として使用したりカスタマイズも簡単です。
ビジネス仕様
ビジネスで使用する場合に使用できる伝言・電話メモテンプレートです。A4 4枚の用紙を作成できます。シンプルタイプと大きく違いはありませんが、フォントやレイアウトを少し固めにしてあります。
かわいいデザイン
ワンポイントのかわいいイラストやフォントを柔らかくした伝言・電話メモ帳です。イラストを変更すればオリジナルの電話メモとして使用することもできます。
6分割タイプ（用紙効率を重視したい方に）
A4用紙に印刷して６枚の電話メモを作成できます。
8分割タイプ
A4用紙に８枚の電話メモを作成することができます。用件が多くなく、小さな用紙で十分な方は資源の節約になります。
ワード版(4分割)
ワード版の伝言・電話メモテンプレートの４分割版です。中心には区切り線があるので、分割しやすく、またワード文書なのでプリンタでレイアウトが崩れる心配がありません。内容はエクセル版とかわらないため、ワードの方が使いやすい場合は、こちらのテンプレートを利用してください。
伝言メモの書き方と必須項目
伝言メモは、以下のポイントを押さえると、漏れやミスを防げます。
- 受付日時を必ず記入し、時系列で追えるようにします
- 相手の会社名・氏名・連絡先（電話・内線・メール）を書きます
- 要件は簡潔に、キーワードや箇条書きでまとめます
- 折り返しの要否・至急フラグにチェックを入れて優先度を明確にします
- 受け手（対応者）と伝達済みチェックを入れ、引き継ぎ漏れを防ぎます
チェックリスト（ミス防止）
伝言メモを渡す前に、以下を確認しておくと安心です。
- 折り返し先の番号または内線を忘れていませんか
- 名前にふりがなを添えて聞き間違いを防いでいますか
- 至急・重要など優先度にチェックを入れましたか
- 引き継ぎが終わったら伝達済みにチェックしていますか
印刷設定と用紙の節約方法
伝言メモは印刷して使うことが多いため、印刷設定を工夫すると業務効率やコスト削減につながります。
- 標準はA4等倍印刷に設定し、枠線が途切れないようにします
- 6分割・8分割タイプは余白を小さめに設定するときれいに収まります
- 裏紙や両面印刷を活用して用紙コストを削減します
- 職場で共有する場合はコピー用テンプレートをファイルサーバに置くと便利です
種類と選び方（4・6・8分割／ビジネス／かわいい）
伝言メモは分割数やデザインによって使いやすさが変わるため、目的に合わせて選びましょう。
- 書きやすさ重視の標準サイズです
- 電話要件が多い部署でも見やすく整理できます
6分割
- 省スペースと視認性のバランスが良いタイプです
8分割
- 要件が短い場合や個人利用に向いています
- 落ち着いた書体と罫線で、社外共有にも最適です
かわいいデザイン
- 受付や店舗での利用におすすめで、親しみやすさが伝わります
ワード版
- プリンタ差異でもレイアウトが崩れにくく安心です
実務経験からのポイント
▷ 作成意図と背景
実際の電話応対現場では、急な伝言でメモを取る時間が限られています。そこで、最も記入しやすく、記載漏れが起きにくいフォーマットを追求して設計しました。
▷ よくある失敗と回避例
「電話番号の記入忘れ」「相手の名前の聞き間違い」などが多発します。テンプレートには記入項目を明示することで、書き忘れを防げます。
▷ カスタマイズ例
A4を3分割に変更して記入欄を広げる
自社ロゴ・部署名を入れて社内専用テンプレに
備考欄を大きくし、詳細メモに対応
よくある質問（FAQ)
まとめ
伝言・電話メモは、正確な情報共有のための必須ツールです。業務効率化やミス防止にも効果的なテンプレートを、用途に合わせて選んでご活用ください。
ダウンロード後のカスタマイズも簡単なので、自社専用のフォーマットとして活用するのもおすすめです。
