在職証明書の依頼文テンプレート｜メール・退職後・封筒の例文

「在職証明書を用意してください」と言われると、少し戸惑うことがあります。保育園の手続き、転職先への提出、住宅ローン、資格申請など、急に求められる場面がある書類です。

このページでは、会社へ在職証明書を依頼するときの文例やメールの書き方、郵送時の封筒の書き方、Word・Excelテンプレートをまとめています。

在職証明書をどこに頼むか、退職後でももらえるか、自分で書いてよいかといった全体の流れをはじめに知りたい方は、以下のページを先にご覧ください。

在職証明書の依頼文を使う前に確認すること

依頼文を作る前に、提出先の指定様式と提出期限だけは先に見ておくと楽です。

会社の様式で作ってもらったあとに、提出先から「指定用紙に書いてもらってください」と言われることがあります。そうなると、もう一度会社へお願いする流れになります。月末や入園申請の時期だと、これがけっこう焦ります。

まずは、次の内容をそろえてから依頼文を作るとスムーズです。

在職証明書の依頼文・例文

在職証明書は、現在の勤務先であれば人事・総務・労務担当へ依頼するのが一般的です。小さな会社なら、直属の上司や事務担当者に相談したほうが早いこともあります。

退職後に依頼する場合は、以前やり取りしていた人事・総務の窓口へ連絡します。前の会社へ電話するのが気まずい場合は、メールや手紙で用件を整理して伝えてもかまいません。

ここでは、会社へそのまま送る前提で使いやすい文例を紹介します。

会社のフォーマットで発行してもらう場合

会社側の様式で在職証明書を作ってもらう場合の依頼文です。退職後に前の会社へ手紙で依頼するときにも使えます。

この文例は、少し丁寧めです。以前の勤務先に送る場合はこのくらいでちょうどよいですが、現在の勤務先ならもう少し短くしても問題ありません。

提出先の指定フォーマットに記入してもらう場合

保育園、自治体、資格団体、金融機関などでは、提出先が指定した用紙に会社が記入するケースがあります。

その場合は、依頼文の中で「同封の書類」または「添付の様式」とはっきり書きます。

指定様式がある場合は、用紙の入れ忘れに気をつけてください。封筒を閉じたあとに机の上へ指定用紙だけ残っている、というのは地味にあります。

在職中にメールで依頼する場合

現在の勤務先に依頼する場合は、メールで済むことが多いです。社内チャットでも頼める会社はありますが、証明書の発行依頼はあとで見返せる形にしておくと安心です。

現在の会社に送るメールなら、長いあいさつはなくても大丈夫です。担当者が見たいのは、提出先、期限、様式の有無です。

退職後にメールで依頼する場合

退職後にメールで依頼する場合は、最初に在籍していた時期と氏名を伝えます。旧姓で在籍していた場合は、旧姓も入れておくと照合しやすくなります。

退職後は、会社側で在籍期間や所属部署を確認する時間がかかることがあります。急ぎの場合でも、「至急お願いします」だけでなく、提出期限を具体的に書いたほうが伝わります。

在職証明書を依頼するときの封筒と返信用封筒

郵送で依頼する場合は、依頼文、指定用紙、返信用封筒をまとめて送ります。

文面よりも、封筒で手が止まることがあります。宛名は「御中」か「様」か。返信用封筒には自分の名前へ「様」をつけるのか。細かいところですが、ここで迷いやすいです。

郵送で用意するもの

切手代は封筒のサイズや重さで変わります。指定用紙や返信用封筒を入れると、思ったより重くなることがあります。迷う場合は、郵便局の窓口で量ってもらうと安心です。

封筒の宛名の書き方

会社へ送る封筒は、会社名・部署名・担当者名で書き分けます。

返信用封筒に自分の名前を書くときは、「様」ではなく「行」または「宛」にします。相手が返送時に「行」を消して「様」に直すためです。

雇用形態別の在職証明書依頼

在職証明書は、正社員だけの書類ではありません。アルバイト、パート、派遣社員でも、提出先から勤務の証明を求められることがあります。

ただし、依頼先や書いてもらえる内容は雇用形態によって少し変わります。

アルバイト・パートが依頼する場合

アルバイトやパートでも、在籍していた事実を証明してもらえることはあります。

ただ、勤務日数や勤務時間まで細かく書いてもらえるかは会社によって差があります。保育園の申請のように、勤務時間や月の勤務日数が求められる場合は、提出先の指定用紙をそのまま見せて「この欄を記入してもらえますか」とお願いするほうが早いです。

口頭だけで伝えると、「週3くらい」「午前中心」などのあいまいな話になりやすいです。紙を見せると、担当者も判断しやすくなります。

派遣社員が依頼する場合

派遣社員の場合は、派遣先ではなく派遣会社へ依頼します。

実際に働いていた場所は派遣先でも、雇用契約を結んでいるのは派遣会社です。提出先から「勤務先を書いてください」と言われたときに迷いやすいので、派遣会社の担当者へ使用目的を伝えて確認するとよいでしょう。

派遣契約が終わっている場合や、登録だけで就業していない場合は、発行できる書類が変わることもあります。「在職証明書が難しい場合、就業証明書など別の書類で対応できますか」と聞いてみると話が進むことがあります。

正社員が依頼する場合

正社員の場合は、人事・総務へ依頼する流れが多いです。

ただし、給与額、勤務時間、役職、業務内容などをどこまで書くかは、提出先や会社のルールで変わります。テンプレートをそのまま使うより、提出先から求められている項目に合わせて、不要な欄を削ったり、備考欄を追加したりしたほうが実務では使いやすいです。

在職証明書と就労証明書・勤務証明書の違い

在職証明書、就労証明書、勤務証明書は、名前が似ています。どれも「働いていること」や「働いていたこと」を示す書類ですが、よく使われる場面が少し違います。

提出先が「在職証明書」と言っているなら、まずはその名称で会社へ依頼します。退職後の場合は、会社から「退職証明書」や「職歴証明書」として案内されることもあります。そのときは、提出先にその書類でよいか確認してから進めるとやり直しを減らせます。

退職証明書については、以下のページでテンプレートを紹介しています。

会社が在職証明書を発行してくれない場合

在職証明書は、会社の任意対応になることがあります。そのため、会社のルールや退職後の経過年数によっては、すぐに発行してもらえないこともあります。

まずは、提出先に「在職証明書以外で代わりになる書類があるか」を確認します。退職後であれば、退職証明書、職歴証明書、在籍期間証明書などで足りる場合もあります。

自分で在職証明書を作って提出するのは避けたほうがよいです。ただし、会社から「下書きを作って送ってください」と言われることはあります。その場合は、分かる範囲だけ記入し、最後は会社側で内容を確認してもらいます。

在職証明書テンプレート（Excel）

Excelで編集できる在職証明書テンプレートです。雇用期間、勤務形態、仕事内容などを入力して使えます。

Excel版は、項目の追加や削除をしやすいので、提出先から「勤務時間も入れてください」「所属部署を入れてください」と言われたときに調整しやすいです。

雇用期間や勤務形態を記載できる在職証明書

fa-arrow-circle-rightエクセル版 ダウンロード （.xlsx／約11 KB）

役職や仕事内容を記入できる在職証明書

fa-arrow-circle-rightエクセル版 ダウンロード （.xlsx／約10 KB）

在職証明書テンプレート（Word）

Wordで編集できる在職証明書テンプレートです。文章の見た目を整えやすいので、取引先や転職先へ提出する書類をきれいに仕上げたいときに向いています。

再就職や保育園提出にも使える在職証明書

fa-arrow-circle-rightワード版 ダウンロード （.docx／約13 KB）

正社員用の勤務証明に使える在職証明書

fa-arrow-circle-rightワード版 ダウンロード （.docx／約13 KB）

提出先の指定書式にも合わせやすい在職証明書

fa-arrow-circle-rightワード版 ダウンロード （.docx／約13 KB）

アルバイト・パートの在籍証明書テンプレート

fa-arrow-circle-rightワード版 ダウンロード （.docx／約13 KB）

在職証明書とは

在職証明書は、その会社で働いていること、または過去に在籍していたことを会社側が証明する書類です。

法律で決まった全国共通の様式があるわけではないため、会社によって「在籍証明書」「勤務証明書」「就労証明書」など、呼び方が変わることがあります。記載項目も、提出先によって少しずつ違います。

よく書かれる項目は次のとおりです。

提出先から指定がある場合は、会社のテンプレートに合わせるより、指定された項目を優先して調整します。ここを先に確認しておくと、作り直しになりにくいです。

在職証明書はいつ使う？

在職証明書は、次のような場面で使われます。

保育園の申請では、在職証明書ではなく就労証明書の指定様式が用意されていることもあります。名前だけで判断せず、提出先の案内を見てから会社へ依頼すると安心です。

在職証明書の有効期限

在職証明書そのものに、全国共通の有効期限が決まっているわけではありません。

ただし、提出先が「発行から3か月以内」などの条件を付けていることがあります。住宅ローン、ビザ申請、自治体手続きなどでは、発行日が古いと受け付けてもらえない場合があります。

テンプレートを使うときは、発行日を空欄のままにせず、会社側で発行日を入れてもらいます。

フォーマットの例

在職証明書のフォーマット例です。「在職証明書」というタイトルの下に、在職期間、勤務形態、役職、職種などを記載します。最後に発行日、会社名、代表者名、会社印を入れる形がよく使われます。

在職証明書に関するQ&A

最後に、在職証明書でよく聞かれる内容をまとめました。細かいところで迷ったら、ここから確認してみてください。