ビジネスシーンにおいて、感謝の気持ちを伝える上で欠かせないのがお礼状です。この記事では、ビジネスにおけるお礼状について、さまざまなシーンに応じたテンプレート例、お礼状の書き方やマナーまで解説します。
お礼状を通じて、ビジネスパートナーや顧客との関係をより深める一助としてください。
お礼状ビジネステンプレート
ビジネスでよく使われるお礼状のテンプレートです。テンプレートに記載されている例文は、すべて縦書きタイプで作成しています。
お中元のお礼状
お中元をもらったときに送付するお礼状テンプレートです。お中元は夏（初夏～8月15日）にいただくので、時候の挨拶は７月のものにしてあります。
お歳暮のお礼状
会社にお歳暮をいただいたときのお礼状のサンプルテンプレートです。お歳暮は12月にいただくので時候の挨拶は12月のものにしてあります。
支店開設祝いへのお礼状
会社で新支店を開設した際に、お祝いをいただいたことに対するお礼状です。ご祝詞と来店いただいたことへのお礼と、今後の支援のお願いなどを記載しています。
お見舞いへのお礼状
病気や怪我で入院した際にお見舞いをいただいたお礼状のテンプレートです。お見舞いへのお礼に加えて、退院日、いつから出社できるのかなども併せて記載すると丁寧です。
栄転のお祝いへのお礼状
栄転する際にお祝いをいただいたときに送付するお礼状のテンプレートです。お祝いへのお礼や転任の日付、新任地での意気込みなどを記載します。
お礼状とは
お礼状は、感謝の気持ちを手紙や文書などの形にして伝えるためのものです。お礼状を送ることによって、受け取り手に対する敬意と感謝を表現し、人間関係を深めることができます。
お礼状を送る意味
関係の維持・強化：相手に対する敬意を示し、長期的な関係を築く。
印象の向上：丁寧な対応で相手に良い印象を与え、信頼関係を強化。
ビジネスシーンでの重要性
ビジネスの世界では、お礼状が特に重要な役割を果たします。
プロフェッショナリズムの体現
ビジネスマナーとしての基本を守り、プロとしての立場を示す。
良好なビジネス関係の構築
取引先や顧客との良好な関係を保ち、持続的なビジネスを促進。
信頼感の創出
細やかな気配りを通じて、相手に信頼感を与える。
お礼状作成の書き方
お礼状を送るタイミングとしては、ビジネスで取引先や関係者からお客様を紹介してもらったり、贈り物をいただいたりといったときにお礼状として感謝の気持ちを伝えます。
お礼状は、単なる挨拶文ではなく、相手に心からの感謝が伝わるように書くのがポイントです。
お礼状の基本フォーマット
お礼状の基本フォーマットは、前文、主文、末文の3部分から成り立ちます。
お礼状の構成
前文
挨拶：「拝啓」などの挨拶で始める。
時候の挨拶：季節に応じた挨拶を記載。
相手の繁栄や健康を祈る言葉。
主文
お礼の理由：具体的な理由や状況を述べる。
感謝の表現：心からの感謝を伝える言葉を使用。
末文
未来への期待：今後の関係維持や発展への期待を示す。
締めの言葉：「敬具」などで締めくくる。
お礼状のマナー
お礼状を出すときには、いくつかのマナーがあります。以下の点を意識して、知らないうちに失礼なお礼状にならないように注意してください。
- すぐに送付する
- 心を込めて書く
- 結果は問題にしない
お礼状は、何かをしてもらったらすぐに書いて送付します。あまりにも遅い送付は相手から良い印象を持たれません。また、相手との関係性などから、郵送、はがき、メールなど最適なツールを考慮します。
誰にでも通用する同じような内容では、感謝の気持ちがうまく伝わりません。何に感謝してるのか、どう思ったかなど自分の言葉で謝意を伝えると相手に喜んでもらえる礼状になります。
新規の見込み客や、仕入れの新規取引先を紹介してもらったが、条件的に合わなかったなど紹介された案件が成功しなかったとしてもお礼状は書くべきです。結果も正直書いた方が誠意が伝わり、また紹介しようと思われるでしょう。
まとめ
ビジネスにおいて、お礼状を送付する場合はお祝いをいただいてから間をおかずすぐに行うのがマナーです。
お礼状の文面としては、お礼にくわえて、贈答品のお礼、来店への感謝など具体的な内容も必要です。状況に合わせて文面を工夫するといいでしょう。
