発注書は、商品やサービスを申し込むときに使う文書ですが、注文書との違いや書き方などは意外にわかりませんよね。
今回は、そんな発注書の書き方や注意点、ビジネスで使用できるテンプレートを紹介します。
発注書とは
発注書は、注文書と同じように発注する側が、商品やサービスを注文するという申し込みをするための書類です。
発注は、口頭で行っても契約が成立しますが、発注書を発行した方が確実に取引できる上に、下請法では発注書の発行が義務付けられているため、できるだけ発注書を発行した方がいいでしょう。
発注書の役割
発注書の役割としては以下のようなものがあります。
発注や納品のミスを防ぐ
受注者に安心を与える
下請法での義務
発注の履歴を残す
発注書を残すことで、いつどの発注をしたか履歴が残るので以前の発注を振り返ることができます。
発注や納品のミスを防ぐ
口頭での契約では、数量や品番などが間違って伝えられる可能性もあるため、文書にすることで発注内容のミスを防ぐことができます。
受注者に安心を与える
商品やサービスの提供先であれば、発注書を発行してもらうことで確実に注文がされたという証になるため安心できます。
下請法での義務
公正取引委員会が規定している親事業者であれば、発注書を作成する義務があります。
発注書の書き方
発注書には決まった書き方やフォーマットはありませんが、後からトラブルにならないように最低限書いた方がよい項目はあります。発注書を作成する場合には、最低限必要な項目は記載するようにしましょう。
発注書に必要な項目
発注書には以下の項目を記載しておくといいでしょう。
発行日
発注者
商品名
数量
単価
消費税
合計金額
発行日
発注書を発行した日付
発注者
発注を行う会社名、住所、電話やFAX等の連絡先
商品名
発注を行う商品名、部番など。
数量
発注する商品の数量
単価
発注する商品の単価
消費税
発注する商品の金額にかかる消費税
合計金額
消費税と商品金額の合計額
この他、納期や取引条件などを記載するという会社も多いです。
発注書と注文書の違い
発注書と注文書の違いは、基本的にはありません。
どちらも、商品やサービスを注文するための書類です。ただし、企業によっては金額や商品の内容によって注文書と発注書を分けているという場合もあります。
加工の有無
発注する商品が、原材料や加工前の部品といった場合には発注書、すでに完成された商品の場合は注文書を使うという会社もあります。
商品の金額
会社で決めた金額までは注文書、それ以上の高額の場合は発注書という金額で書類を使い分けるという会社もあります。それぞれの会社での取り決めなので、分ける金額はいくらが妥当か、高額は発注書、注文書どちらという区分も特にありません。
発注書のテンプレート
発注書と注文書のエクセルエクセルテンプレート集です。発注書と注文書は、レイアウトや項目はほぼ同じなので、「発注」と「注文」も部分をそれぞれ変更することで注文書、発注書として使用することもできます。
まとめ
発注書は、取引の申し込みを行うための文書です。口頭でも申し込みはできますが、発注書を発行することで取引の履歴を残したり、発注や納品のミスを防ぐという役割があります。
そのため、商品を発注する際には、できるだけ発注書を発行する方が確実に取引ができます。
会社や取引先に規定の発注書がない場合は、テンプレートを活用してオリジナルの発注書を作成してください。
