人事部にいると、「辞令ってどう書けばいいんですか？」と聞かれることが意外と多いです。
異動、転勤、昇格、解雇——種類によって書き方も変わるし、法令との兼ね合いも出てくる。この記事では、すぐ使えるWordの辞令テンプレートをまとめながら、実務での使い方も一緒に紹介していきます。
私自身も人事部での実務経験を通じて、辞令の発行や書き方の相談を受ける機会が多くありました。その経験から、よく使われる辞令の種類や記載ポイントを整理しました。
辞令テンプレート一覧
Word・Excel形式で使える辞令テンプレートをまとめています。異動や転勤などの基本書式から、解雇通知や昇格・降格など特殊なケースまで幅広くカバーしています。
異動辞令(縦書き・横書き)
転勤の辞令
転勤を伝えるための辞令書です。余計な前置きは書かなくていい。「〇月〇日付で大阪支社勤務を命ずる」——それだけで十分です。
解雇通知の辞令
即日解雇のケースで使える辞令書です。労働基準法20条にもとづき、解雇予告の代わりに30日分の平均賃金を支払う前提で文章を作っています。
ここで現場でよくある失敗を一つ。解雇理由の書き方が曖昧だと、後から「不当解雇だ」と訴えられたとき会社側が一気に不利になります。「就業規則〇条〇号に違反した」と条文番号まで落とし込むのが実務上の鉄則です。
よって、貴殿を〇年〇月〇日付で懲戒解雇することを通知します。
なお、労働基準法に従って、解雇予告に代えて30日分の平均賃金〇〇円を、本日、貴殿の給与振込口座に送金致します。
解雇予告通知の辞令
解雇予告通知の辞令の書式テンプレートです。こちらは、予告なので30日後に解雇するという文章になっています。
サンプルの例文は、飲酒ひき逃げという重大な不祥事が理由ですが、別の事例であっても解雇の理由は明記してください。
なお、本通知は労働基準法第20条の定めによる解雇の予告通知といたします。
懲戒処分通知
就業規則に基づいて懲戒処分を行う場合の辞令です。損害の理由は「会社に損害を与えた」となっており、処分内容は課長から主任への降格ですが、実際の処分内容に変更して発行してください。
１．懲戒理由 〇月〇日 ○○によって会社に損害を与えたため
２．処分の内容 降格 開発部課長から開発部主任に降格する
転籍の辞令
転籍の辞令書です、発令者は人事部長や代表取締役など会社によって変更してください。
出向の辞令
別の会社への出向を命じる場合の辞令書です、現在所属している会社の任を解き、別の会社へ出向するという内容を記載します。
復職の辞令
出向の任を解き、自社へ復職させる場合の辞令書です。
給与辞令
基本給や手当を決定して通知する場合の辞令書です。実際に支給する額を列挙します。
基本給 ：〇〇〇〇円
〇〇手当：〇〇〇〇円
〇〇手当：〇〇〇〇円
降格の辞令
役職を下げる場合の辞令書です。サンプルでは、部長から課長へと降格する場合の例文が入っています。
昇格決定通知書
役職が上がり、昇格する場合の辞令書です。タイトルは昇格決定通知書になっていますが、辞令書でもかまいません。
昇給辞令
基本給や手当が増える場合の辞令書です。給与辞令に似ていますが、昇給に対して一言添えてあることなどが違います。
基本給 ：〇〇〇〇円
〇〇手当：〇〇〇〇円
〇〇手当：〇〇〇〇円
〇〇手当：〇〇〇〇円
今後も更なる精進を期待します。
配属決定通知
配属が決定したことを通知する辞令書です。
採用の辞令
採用が決定したことに対する辞令書です。例文では、試用期間〇ヶ月があることも通知しています。
待機の辞令
懲罰などで労働者に待機をさせる場合の辞令書です。労働基準法で60％以上の賃金を支払うことも明記しています。
待機期間中は、労働基準法に規定する賃金の６０％を支給する。
辞令とは
辞令とは、会社が従業員に人事上の決定を伝える文書のこと。異動・昇格・解雇など、その内容はさまざまです。
法的な拘束力があるわけではありません。ただ、会社としての正式な意思表示なので、従業員が「嫌だから」という理由だけで拒否するのは、基本的には通らない話です。
辞令の書き方と基本構成
辞令には定められた書式はありませんが、一般的には以下の項目を含めます。
- 発行日
- 発令者（代表取締役や人事部長など）
- 受命者（従業員名・役職）
- 辞令内容（異動・昇格・解雇など）
- 署名
発行日の記載例
・2025年4月1日
・令和7年4月1日
発令者の記載例
・代表取締役社長 山田太郎
・人事部長 佐藤花子
辞令内容の記載例
・〇〇部への配属を命じます。
・〇〇課長を部長に昇格させます。
・〇〇年〇〇月〇〇日付で解雇します。
辞令を作成する際の注意点
- 誤字脱字は必ずチェックする
名前の漢字が一字違うだけで、受け取った本人はかなり嫌な気持ちになります。発行前に最低2人の目を通すのが現場での習慣です。 - 就業規則と労働基準法、両方を確認する
「うちの規則ではこうなっている」だけでは不十分なこともあります。法律と規則のどちらに沿って書くか、迷ったら先に確認を。 - 降格・解雇のときは、理由の説明を省かない
「命令だから」で済ませると、後から問題になりやすい。特に降格は、なぜその処分なのかを文書に残しておくと、双方にとって後々楽になります。 - グレーなケースは専門家に聞く
法務部でも弁護士でも、ちょっと確認するだけで防げるトラブルは多いです。
よくある質問（FAQ)
まとめ
辞令書は、人事の現場で日常的に使われる文書です。
法律上の定めはゆるやかですが、会社の正式な意思決定を伝えるものなので、それなりの重みがあります。
テンプレートはあくまで出発点。自社の就業規則や組織の呼称に合わせて、少し手を加えてから使ってください。何度か発行しているうちに、自分たちの会社らしい書き方が見えてきます。
■ 最終更新日
