人事異動の時期になると、「辞令って、この文面で合っているのかな」と手が止まることがあります。
異動、転勤、出向、昇格、給与改定、昇給。どれも同じ辞令に見えますが、実際に作ってみると、入れるべき項目が少しずつ違います。とくに月末や4月1日付の発令前は、所属名や発令日を確認するだけでも意外と時間を取られます。
このページでは、異動・転勤・出向・給与・昇給などで使える辞令テンプレートを、Word・Excel形式でまとめています。本人に交付する文書はWord、金額や複数項目を整理したい辞令はExcel、というように使い分けると作業が少し楽です。
| 用途 | テンプレート | 形式 |
|---|---|---|
| 部署異動・配属変更 | 異動辞令、配属決定通知 | Word・Excel |
| 勤務地の変更 | 転勤辞令 | Word |
| 出向・転籍・復職 | 出向辞令、転籍辞令、復職辞令 | Word・Excel |
| 給与・昇給 | 給与辞令、昇給辞令 | Word・Excel |
| 役職変更 | 昇格決定通知、降格辞令 | Word・Excel |
| 採用・待機・懲戒 | 採用辞令、待機辞令、懲戒処分通知 | Word |
辞令テンプレート一覧
Word・Excel形式で使える辞令テンプレートをまとめています。異動や配属のような基本的な辞令から、出向、給与改定、昇給、昇格、懲戒処分まで、実務で使う場面を想定した書式です。
Word版は、本人に印刷して渡す辞令に向いています。Excel版は、金額や所属名を表で確認したいとき、または複数人分を社内で管理したいときに使いやすいです。
異動辞令テンプレート（Word・Excel）
部署異動や配置転換を本人に伝えるための辞令です。営業部から管理部へ異動する、支店から本社へ配属が変わる、といった場面で使います。
異動辞令でよくあるミスは、発令日と勤務開始日を混ぜてしまうことです。4月1日付の発令なのに、実際の着任日が4月3日というケースもあります。社内の運用に合わせて、どちらを書くのか先に確認しておくと後で直さずに済みます。
Excel版は、異動者が複数いるときの社内確認用にも使いやすいです。本人交付用はWord、一覧確認はExcel、という分け方にすると人事担当者側の作業が少し軽くなります。
異動辞令テンプレート（縦書き）
縦書きの異動辞令テンプレートです。役員や管理職向けの辞令など、少しかしこまった見た目にしたいときに使います。
縦書きは見た目がきれいですが、数字や日付の表記で迷いやすいです。令和表記にするのか、西暦にするのか、会社の過去の辞令とそろえておくと違和感が出にくいです。
転勤辞令テンプレート
勤務地の変更を本人に伝えるための辞令です。支社、営業所、店舗など、勤務場所が変わるときに使います。
転勤辞令は、異動辞令よりも本人の生活に影響が出やすい文書です。勤務地、勤務開始日、所属先の名称は、印刷前にもう一度見た方がいいです。ここを間違えると、本人だけでなく受け入れ先の部署にも確認が回ります。
解雇通知の辞令テンプレート
即日解雇を通知する場合の辞令テンプレートです。解雇予告をしない場合は、原則として30日分以上の平均賃金を支払う扱いになるため、実際に使う前に就業規則、解雇理由、支払内容を確認してください。
ここで迷いやすいのが、解雇理由の書き方です。「勤務態度不良のため」だけだと、あとから説明を求められたときに弱くなります。就業規則の条文番号、対象となる行為、判断した日付を残しておくと、人事側も説明しやすいです。
解雇や懲戒は、会社ごとの事情で文面が大きく変わります。少しでも判断に迷う場合は、社労士や弁護士などに確認したうえで調整してください。
よって、貴殿を〇年〇月〇日付で懲戒解雇することを通知します。
なお、解雇予告に代えて、30日分の平均賃金〇〇円を、貴殿の給与振込口座へ送金します。
解雇予告通知の辞令テンプレート
解雇予告を行う場合の辞令テンプレートです。即日解雇ではなく、一定期間後に解雇する旨を通知する文面です。
解雇予告通知では、解雇予定日と通知日がずれるため、日付の確認でつまずきやすいです。カレンダーを見ながら、予告期間が足りているかを確認してから発行した方が安心です。
なお、本通知は労働基準法第20条の定めによる解雇の予告通知といたします。
懲戒処分通知テンプレート
就業規則に基づいて懲戒処分を通知する場合の辞令テンプレートです。降格、出勤停止、減給など、処分内容に合わせて文面を調整します。
懲戒処分通知では、「何をしたのか」と「どの処分なのか」を分けて書くと読みやすいです。理由と処分内容が同じ行に詰まっていると、あとから見返したときに分かりにくくなります。
１．懲戒理由 〇月〇日、〇〇によって会社に損害を与えたため
２．処分内容 降格 開発部課長から開発部主任に降格する
転籍辞令テンプレート
別会社へ転籍する場合の辞令テンプレートです。現在の職務を解き、転籍先へ移ることを通知する文面です。
転籍は出向と違い、雇用関係そのものが変わるケースがあります。辞令だけで進めるのではなく、本人同意や別書面の有無も含めて社内ルールを確認してください。
出向辞令テンプレート（Word・Excel）
別会社やグループ会社へ出向を命じる場合の辞令テンプレートです。現在の所属をいったん解き、出向先の会社名や所属を記載します。
出向辞令でよく迷うのは、出向元の所属をどこまで残すかです。人事台帳では出向元の部署を残すのに、辞令では出向先だけを書く会社もあります。テンプレートを使うときは、自社の人事管理上の表記に合わせて直してください。
Excel版は、出向者の氏名、出向先、期間を一覧で確認したいときに向いています。年度替わりに複数名の出向をまとめて処理する場合は、Wordだけで管理するより楽です。
復職辞令テンプレート
出向の任を解き、自社へ復職させる場合の辞令テンプレートです。出向先から戻る日、自社での所属先、役職を記載します。
復職辞令は、配属先の部署名を古い名称のまま入れてしまうことがあります。組織改編後の部署名に変わっていないか、発行前に人事台帳と照らし合わせてください。
給与辞令テンプレート（Word・Excel）
基本給や手当の支給額を通知する辞令テンプレートです。給与改定、手当変更、役職手当の追加などで使います。
給与辞令は、文章よりも金額の確認に神経を使います。基本給、役職手当、職務手当、通勤手当などを並べる場合、Excel版の方が確認しやすいです。上長に確認してもらうときも、表になっている方が数字を追いやすいですね。
本人に正式交付する場合はWord版、社内確認や金額整理にはExcel版、という使い分けがおすすめです。
基本給 ：〇〇〇〇円
〇〇手当：〇〇〇〇円
〇〇手当：〇〇〇〇円
降格辞令テンプレート
役職を下げる場合の辞令テンプレートです。部長から課長へ、課長から主任へ、など役職変更を通知するときに使います。
降格辞令は、単なる配置転換よりも受け取る側の印象が重くなります。文面を短くしすぎると、理由が見えずに不満が残ることもあります。懲戒処分にあたる降格なのか、人事評価や組織変更による役職変更なのかで、書き方を分けてください。
昇格決定通知書テンプレート（Word・Excel）
役職が上がる場合に使う辞令テンプレートです。昇格決定通知書という名称ですが、社内の運用に合わせて「辞令書」に変更しても使えます。
昇格辞令では、新しい役職名を間違えないようにしてください。「課長代理」と「課長補佐」のように、会社ごとに似た名称があるときは特に確認した方がいいです。Excel版は、昇格対象者を一覧で整理したいときに向いています。
昇給辞令テンプレート（Word・Excel）
基本給や手当が増える場合の辞令テンプレートです。給与辞令と似ていますが、昇給に対する通知として使いやすい文面にしています。
昇給辞令は、検索でも「昇給辞令 テンプレート エクセル」と探されやすい書類です。実務でも、金額が入る辞令はExcelの方が扱いやすい場面があります。基本給と手当を分けて入れると、本人に説明するときも話が早いです。
ただ、Excelは印刷時に右端が切れやすいです。ダウンロード後に金額を入れたら、印刷プレビューで1ページに収まっているか確認してください。ここで何度か直すこと、わりとあります。
基本給 ：〇〇〇〇円
〇〇手当：〇〇〇〇円
〇〇手当：〇〇〇〇円
〇〇手当：〇〇〇〇円
今後も更なる精進を期待します。
配属決定通知テンプレート（Word・Excel）
新入社員や中途入社者の配属先を通知するためのテンプレートです。採用後に所属部署が決まったとき、研修後に正式配属を伝えるときなどに使います。
配属決定通知は、新人本人だけでなく、受け入れ先の部署にも関係する書類です。部署名、課名、勤務開始日をそろえておくと、総務・人事・現場の認識違いが起きにくいです。
Excel版は、複数人の配属をまとめて整理したいときに使えます。新卒配属の時期など、人数が多いときはExcelで確認してからWordで個別発行する流れが楽でした。
採用辞令テンプレート
採用が決定したことを通知する辞令テンプレートです。試用期間がある場合は、その期間もあわせて記載します。
採用辞令は、内定通知書や労働条件通知書とは役割が違います。給与、勤務時間、休日などの条件を細かく書く書類ではなく、「社員として採用し、どこに配属するか」を伝える文書として使うのが自然です。
待機辞令テンプレート
一定期間の待機を命じる場合の辞令テンプレートです。自宅待機、処分前の待機、業務命令による待機など、会社側の指示として文書に残したいときに使います。
待機命令は、理由や期間をあいまいにすると本人が不安になります。いつからいつまでなのか、賃金の扱いはどうなるのか、社内連絡の方法はどうするのか。テンプレートを使う場合も、そのあたりは会社のルールに合わせて追記してください。
待機期間中は、労働基準法に規定する賃金の60％を支給する。
Word版とExcel版の使い分け
辞令は、本人に正式に交付するならWord版が扱いやすいです。日付、宛名、発令者名、本文の配置を整えやすく、印刷したときの見た目も安定します。
一方で、給与辞令や昇給辞令のように金額を扱う書類は、Excel版の方が確認しやすい場面があります。基本給、手当、改定後の金額を表で見られるので、給与担当者や上長の確認にも回しやすいです。
実務では、最初からどちらか一方に決めなくても大丈夫です。社内確認はExcel、本人交付はWord。こう分けると、月末の給与改定や年度初めの人事発令でも作業が詰まりにくくなります。
辞令とは
辞令とは、会社が従業員に対して人事上の決定を伝える文書です。異動、転勤、出向、昇格、降格、採用、待機、解雇など、会社の人事発令を本人へ知らせるときに使います。
辞令だけで何でも一方的に決められる、というものではありません。雇用契約、就業規則、労働条件、過去の運用なども関係します。とくに降格、解雇、転籍のように本人への影響が大きい内容は、辞令を出す前の確認が欠かせません。
社内では、辞令を出すことで「会社として正式に発令した」という記録にもなります。口頭だけで済ませるより、文書として残しておいた方が、後日の確認が楽です。
辞令の書き方と基本構成
辞令の書式は会社によって違いますが、一般的には次の項目を入れます。
- 発行日
- 宛名または受命者名
- 現在の所属・役職
- 発令内容
- 発令日または適用日
- 発令者名
- 会社名
発行日の記載例
・2026年4月1日
・令和8年4月1日
和暦と西暦は、会社の過去の辞令とそろえると見た目が整います。混在していると、あとで台帳に転記するときに少し面倒です。
発令者の記載例
・代表取締役社長 山田太郎
・人事部長 佐藤花子
発令者は、代表取締役にする会社もあれば、人事部長名で出す会社もあります。ここは会社ごとの運用に合わせてください。
辞令内容の記載例
・〇〇部〇〇課勤務を命ずる。
・〇〇年〇〇月〇〇日付をもって大阪支社勤務を命ずる。
・〇〇年〇〇月度から、給与を以下のとおり支給する。
・〇〇部部長への昇格を命ずる。
辞令文は長く書きすぎない方が読みやすいです。理由や経緯を詳しく説明するより、「いつ、誰に、何を命じるか」が一目で分かる形にすると扱いやすいです。
辞令を作成するときに迷いやすいところ
発令日と交付日が違う
辞令でよくあるのが、発令日と実際に渡す日が違うケースです。
たとえば、4月1日付の異動辞令を3月25日に交付することがあります。この場合、発行日と発令日をどう書くかで迷います。社内で決まった形式があるなら、それに合わせるのが一番早いです。決まっていない場合は、本文中に「〇年〇月〇日付をもって」と入れて、適用日が分かるようにしておくと読み違いが減ります。
部署名や役職名が古いままになる
組織変更の時期は、部署名のミスが出やすいです。
「営業推進部」が「営業企画部」に変わったのに、古い名称のまま辞令を作ってしまう。これ、現場ではわりとあります。辞令を作る前に、最新の組織図や人事発令一覧を横に置いておくと安心です。
給与・昇給の金額を見落とす
給与辞令や昇給辞令は、文面よりも数字の確認に時間を使った方がいいです。
基本給、手当、支給開始月のどれか一つでもずれると、給与計算側に影響が出ます。Excel版で下書きし、上長確認後にWord版で本人交付する流れにすると、数字の見落としを減らしやすいです。
解雇や懲戒の理由があいまいになる
解雇通知や懲戒処分通知では、理由の書き方を省きすぎないようにしてください。
「会社の秩序を乱したため」だけでは、あとから説明するときに弱くなります。就業規則の条文、対象行為、処分内容を分けて書くと、文書として確認しやすくなります。迷う場合は、社内だけで判断せず、専門家に確認した方が安全です。
辞令テンプレートを使うときの流れ
- 用途に合うテンプレートを選ぶ
- 発令日、氏名、所属、役職を差し替える
- Word版またはExcel版で文面を整える
- 就業規則や社内ルールと照らし合わせる
- 上長または人事責任者が確認する
- 印刷して本人へ交付する、または社内保管する
テンプレートを開いてすぐ印刷するより、いったん自社の表記に合わせて直す方が仕上がりが自然です。会社名、部署名、役職名、発令者名。このあたりを整えるだけで、かなり社内文書らしくなります。
よくある質問（FAQ）
まとめ
辞令は、会社の人事発令を本人に伝えるための文書です。
異動や配属のように比較的シンプルなものもあれば、給与、昇給、出向、降格、解雇のように確認する項目が多いものもあります。テンプレートを使うと、文面をゼロから考える手間は減りますが、発令日や所属名、金額、就業規則との整合は必ず見てください。
今回追加したExcel版は、異動、出向、給与、昇格、昇給、配属決定のように、社内確認や一覧管理がしやすい辞令に向いています。本人に渡す文書はWord、確認や整理はExcel。そう分けると、人事発令の時期でも少し落ち着いて作業できるはずです。
■ 最終更新日
