確認書は、電話で受けた注文や口頭で受けた依頼などを文書で確認することで「言った」「言わない」というトラブルを避ける目的で作成するビジネス書類です。
ビジネス文書における確認書は、社外に向けて送付するものなので丁寧な挨拶文やマナーを守る必要があります。
今回は無料でダウンロードできる確認書テンプレートを紹介します。
確認書テンプレート
確認書のワードテンプレートを紹介します。各画像の下部にダウンロードページへのボタンがあるので該当ページの下部でダウンロードしてください。
注文の確認
取引先から電話で注文を受けた時に、内容に違いがないか確認するために作成する確認書です。通常は注文書などを発行しますが、相手先などの関係から電話注文を受けたときには確認のために作成する場合があります。
取引条件の確認
取引の打診を受けて、取り扱いを決定したのちに取引条件に相違がないか確認するための確認書です。丁寧に挨拶と返答のお願いを書き、納期や納入場所、納入方法、支払い方法などの条件を確認します。
支払条件の確認
注文を受けた後に、支払い条件を確認する目的の確認書です。商品名や単価、納期、支払い条件などを文書で確認します。
納期の確認
注文を受けた際に納期を確認するための確認書です。支払い条件の確認書と記書きは同じですが、挨拶文や内容が納期を確認する旨の文章になっています。
確認書とは
確認書は、注文した商品の詳細や、契約、依頼事項の日時や条件を相手に確かめる際に送付するビジネス文書です。
確認書で確認される事項は、商品の注文、注文の取り消し、商品発送、着荷、納期、支払条件、数量などです。特に電話や口頭で約束をした際には、なるべく早く確認書を送付して相手と約束を確実なものにする必要があります。
確認書の書式
ビジネス文書における確認書には、正式な書式はありませんが、以下のような書式が使われることが一般的です。
- 宛先
- 送付日
- 送付者
- 挨拶文
- 確認内容
これらの事項を確認する事項に合わせて確認書を作成します。以下にて一般的な確認書の例文とテンプレートを紹介しますので状況に合わせて修正してください。
確認書作成のポイント
確認書の作成時のポイントを理解することで、より効果的な確認書を作成することができます。
確認事項の明確化
確認書を作成する上で最も重要なのは、確認する内容を具体的にリストアップすることです。
見積内容
納期
支払い条件
責任分担
その他、双方が合意しておくべき事項
曖昧な表現は避け、誤解のないように記載しましょう。
記載内容の正確性
記載内容は、事実に基づいた正確な内容を記載します。
数字の誤り
計算間違い
がないように注意が必要です。
記入方法と署名・捺印
確認書は、双方が内容を確認の上、署名・捺印する必要があります。必要に応じて、日付や担当者名を記入しましょう。
保存方法
確認書は、原本を安全に保管する必要があります。電子データの場合は、バックアップを取ることも忘れずに行いましょう。
まとめ：確認書でスムーズな業務を
確認書は、自分と取引先との認識を一致させ、トラブルを未然に防ぐための重要な文書です。事前に確認書を作成しておくことで、以下のメリットを得られます。
- トラブル防止
- 業務効率化
- スムーズな業務フローの実現
確認書作成のポイント
- 確認事項を明確にする
- 正確な内容を記載する
- 署名・捺印する
- 安全に保管する
確認書は、少しの手間で大きなメリットを得られます。上記のポイントを参考に、目的に合った確認書を作成し、スムーズな業務フローを実現しましょう。
