FAX送付状 PDF作成ツール

FAX送付状PDF作成ツールの項目について

FAX送付状PDFツールの各フォームに入力する項目を説明します。

• タイトル
FAX送信状だとわかるタイトルにします。初期値では「FAX送信状」にしてありますが、状況に応じて送信内容の概略をつけたり「FAX送付のお知らせ」などとしてもいいでしょう。
• 送信先
FAXを送信する相手先の情報を入力します。法人であれば、会社名、部署名、役職名、氏名を、個人であれば氏名を入力します。敬称略も、フォームに入力してください。会社名や部署名宛は「御中」、個人名の後なら「様」を入力します。
• 発信者
FAXの送信元を入力します。法人の場合は、会社名、住所、TELやFAX、メールなど必要な項目を、個人の場合は、住所、氏名、電話番号などを入力します。
• 送信日
FAXを送信した年月日を入力します。初期値では、本日の日付が自動的に入力されますが、一度保存した後は保存した日の日付になっているので注意してください。
• 担当者
FAXを送信した担当者の氏名を入力します。会社としての送信で、担当者がいない場合は空欄にしておきます。
• 合計枚数
FAX送信状を含めた送信する書類の枚数を入力します。枚数を入力しておくことで未送信の書類があった場合にすぐわかります。
• 本文
日頃から頻繁にやりとりしている場合は、儀礼的な挨拶はしなくともかまいませんが、用件だけでは乱暴な印象を与えるので、簡単な挨拶だけでも冒頭に書いておきます。初めての相手や得意先などには、丁寧な挨拶文が必要です。
• 別記
通常は、送信した書類の概要や枚数を別記として書きます。他に注意点などがある場合にもここに記入するといいでしょう。

FAX送信のポイント

FAXは、簡単に送れて送信した記録にも保持できます。最近でメールでのやり取りが多いですが、業界や業種によってはまだまだFAXを重宝する会社もあります。

また、手書きのメモなどパソコンで加工するのに手間がかかる書類などはFAXを使うと手早く送ることができます。

郵送の方がいい場合

FAXは便利ですが、どうしても郵送の文書よりも軽い印象があります。そのため、状況によっては相手に良い印象をもたれないという場合もあります。

そのため、FAXを送信する前に、FAXでいいのか、郵送で送るべきなのかを考慮する必要があります。

FAXが適しているのは、実務レベルでのやりとりです。余計な挨拶や想いが不要なので必要な情報さえFAXで送信できれば誰も困りません。一方で、お詫びや礼状といった気持ちが重要な文書はFAXでは相手が不快に感じるでしょう。

そのような場合は、郵送で文書を送付した方がより丁寧な印象を与えられます。

営業や大量の場合は配慮を

FAX送信は、手軽に送信でいますが、相手先のFAX用紙を使用するので、大量の書類を送る場合には配慮が必要です。 また、相手を特定せず送信できるので営業案件にも使用されますが、こちらも相手のリソースを使うという点で嫌がられることが多いので注意してください。

FAX送付状 PDF作成ツールの使い方

• パソコン、スマホでかんたんにA4サイズのFAX送付状のPDF文書を作成、ダウンロードできます。
• フォームに必要なデータを入力して「上記の内容で作成」ボタンを押すことでオリジナルのPDFを作成できます。
• あらかじめサンプルが入力されているので、一部を修正してオリジナルのPDFを作成できます。
• 作成されたFAX送付状のPDFは、ブラウザに表示されます。パソコンやスマホでダウンロード、印刷できます。
• 複数ページには対応していないので、１枚で収まるようにしてください。
• 入力したデータは保存されません。サーバー側で入力データを見ることもできませんので安心して使用できます。

ツール使用上の注意点

• ツールの使用には、ユーザー登録やアンケートなどは必要ありません。無料で使用することができます。
• Chrome、Edge、Safariで動作確認をしています。
• 入力したデータはサーバーに保持しないので安心して使用できます。心配な場合は、FAX送付状エクセルテンプレートを利用してください。
• データは、各利用者のブラウザにクッキーで保存されます。削除したい場合は、「入力した内容を残す」のチェックをはずして、もう一度PDFを作成してください。
• 当ツールの使用によって発生した損害について一切の補償をいたしません。
• ツールの不具合や要望については、お問い合わせフォームからお願いいたします。お返事はお約束できませんが、今後の参考にさせていただきます。
• 今後、上記の注意点は予告なく変更することがあります。

PDFダウンロード、印刷のやり方

• パソコンでのダウンロード、印刷のやり方
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